Facture électronique
:
le guide complet
Qu’est-ce que la loi sur la facture électronique ? Qui est concerné ? Quand votre entreprise doit-elle se préparer ? Comment adapter ses outils et processus à l’e-invoicing ? Toutes les réponses se trouvent dans ce guide complet sur la facturation électronique !
La facture électronique, qu'est-ce que c'est ?
La facturation électronique arrive en France ! Bien plus qu’une simple dématérialisation, cette nouvelle norme vise à faciliter le suivi des factures. Si elle a pour vocation d’améliorer la lutte contre la fraude fiscale, sa mise en œuvre présente aussi de nombreux atouts pour les entreprises.
La définition de la facture électronique
Par définition, une facture électronique est entièrement dématérialisée de sa création à sa réception. L’envoi s’effectue via des moyens numériques et notamment via une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration ou directement via le Portail Public de Facturation. Même l’archivage et l’intégration de la facture dans votre comptabilité se font numériquement.
Les factures transmises par voie électronique seront conformes uniquement si l'authenticité de l’émetteur, l'intégrité des informations contenues et leur lisibilité sont garanties.
Facture électronique ≠ facture dématérialisée
Vous pensez peut-être que vous êtes déjà passé à la facturation électronique, puisque vous envoyez vos documents par email en format PDF. Mais ce n’est pas le cas ! La loi est claire sur le sujet : les documents doivent être émis dans des formats sécurisés, afin que le contenu ne soit ni altérable ni modifiable pendant tout le processus, de l’envoi à l’archivage.
Facturation électronique : que dit la loi ?
C’est l’article 153 de la loi de finances pour 2020 qui définit l’obligation d’utiliser la facturation électronique (ou e-invoicing) entre entreprises, clients, fournisseurs et prestataires assujettis à la TVA.
L'article 195 de la loi de finances pour 2021 a ensuite autorisé le gouvernement à prendre des mesures visant à :
- Généraliser l’e-invoicing dans les transactions entre assujettis à la TVA.
- Établir un dispositif complémentaire pour la transmission des factures internationales ou avec des non-assujettis, à l'administration fiscale.
Au-delà de la facture électronique : l’archivage et l’e-reporting
La loi sur la facturation électronique définit deux autres obligations pour les entreprises.
Archivage
L’obligation d’archiver les factures électroniques, dans leur format original, dans un coffre-fort numérique sécurisé.
E-reporting
La transmission d’un e-reporting à l’administration fiscale, contenant des informations inhérentes aux opérations commerciales réalisées avec des particuliers (échanges BtoC) ou avec des opérateurs étrangers (professionnels, entreprises ou particuliers).
Qui est concerné par la facture électronique ?
D’après l'ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021, les acteurs concernés par la facturation électronique sont les entreprises établies en France, soumises à la TVA, effectuant des opérations d'achats et de ventes de biens et/ou prestations de services sur le territoire national..
Toutes les entreprises établies en France sont concernées, qu’elles travaillent avec des particuliers, professionnels ou organisations et quelle que soit leur taille. Elles doivent, dès à présent, se préparer à cette réforme pour éviter les sanctions.
Les sociétés qui commercent avec des opérateurs situés à l’étranger doivent se soumettre à l’e-reporting.
Le calendrier de mise en œuvre de la facture électronique REPORTÉ
Tout d’abord, il faut comprendre que le passage à la facturation électronique va s’opérer en deux temps :
- L’obligation de réception des factures au format électronique : pour toutes les entreprises à partir de juillet 2024.
- L’obligation d’émission des factures électroniques : mise en place progressive en fonction de la taille de votre entreprise (de juillet 2024 à janvier 2026).
À ces dates, les entreprises devront aussi être capables d’archiver ces documents dans un système de comptabilité ou de gestion commerciale comprenant un coffre-fort numérique sécurisé.
Obligation de réception des factures au format électronique
Pour toutes les entreprises
Toutes les entreprises soumises à la TVA en France, quelle que soit leur taille.
Obligation d’émission des factures électroniques
Pour les grandes entreprises
Entreprises de plus de 5 000 salariés et dont le chiffre d'affaires est supérieur ou égal à 1,5 milliard d’euros.
Pour les Entreprises de Taille Intermédiaire (ETI)
Entreprises de moins de 5 000 salariés, avec un chiffre d’affaires compris entre 50 millions et 1,5 milliard d’euros ou un bilan compris entre 43 millions et 2 milliards d'euros.
Pour les TPE et PME
Entreprise employant entre 10 et 250 salariés, avec un chiffre d'affaires inférieur à 50 millions d'euros ou un bilan inférieur à 43 millions d'euros.
Pour les micro-entreprises
Entreprises de moins de 10 salariés, avec un chiffre d'affaires ou un bilan annuel inférieurs à 2 millions d'euros.
Les avantages de la facture électronique
D’après le Ministère de l’Économie et des Finances, la loi sur la facturation électronique va faire gagner 4.5 milliards d’euros aux entreprises. Un chiffre qui vous paraît disproportionné ? Pourtant, cela s’explique par des raisons très claires.
Les avantages pour les entreprises
Baisse des charges administratives
Grâce à une gestion 100% numérique, pouvant être automatisée, les charges administratives baisseront et les entreprises gagneront du temps !
Amélioration de la productivité
Le gain de temps généré par la facturation électronique permettra aux services comptables de s’atteler à des missions à plus forte valeur ajoutée, augmentant la compétitivité des entreprises françaises.
Une meilleure trésorerie
Les factures électroniques permettront de diminuer les délais de paiement, renforçant la trésorerie des entreprises et les opportunités de placement.
Les avantages pour le gouvernement
Lutte contre la fraude
La facture électronique permettra de mieux lutter contre la fraude à la TVA. D’ailleurs, à terme, l’État prévoit un préremplissage des déclarations de TVA.
Prévisions macro-économiques
Grâce au Portail Public de Facturation, l'État pourra anticiper plus facilement les ralentissements et accélérations des mouvements macro-économiques.
Suivi en temps réel
Avec les données transitant par le Portail Public de Facturation, l'État aura connaissance, en temps réel, de l’activité des entreprises françaises.
Les acteurs de la facturation électronique
Pour émettre les factures et les transmettre à l’administration fiscale, chaque entreprise sera tenue de passer par une plateforme de dématérialisation publique (PPF) ou partenaire (DPD). Les sociétés auront aussi la possibilité de se faire accompagner par un opérateur de dématérialisation (OD) pour gérer leur flux de facturation.
Quelles sont les différences entre ces acteurs ? Comment choisir la solution adaptée à votre entreprise ? On décrypte.
Le Portail Public de Facturation (PPF)
Acteur incontournable de la loi sur la facture électronique, le Portail Public de Facturation (PPF) centralise les données de facturation à destination de l’administration fiscale. Si vous utilisez déjà Chorus Pro, sachez que cette plateforme fonctionnera sur le même principe. Les entreprises devront y déposer leurs factures B2B, facilitant ainsi leur gestion et leur suivi.
Par ailleurs, le PPF offrira un annuaire permettant, entre autres, l’inscription des différentes entreprises et de leur(s) plateforme(s) de dématérialisation. Un outil utile pour retrouver rapidement des informations de facturation sur vos clients, fournisseurs et partenaires.
Disponible dès juillet 2024, le Portail Public de Facturation s’adressera aux grands groupes, ETI, TPE, PME et microentreprises qui vendent leurs produits ou services aux professionnels et à d’autres entreprises.
La Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)
Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) propose des solutions techniques de dématérialisation des flux de facturation. Ses services, qui couvrent aussi bien l’émission que la réception de factures numériques, prendront également en charge les workflows P2P (Procure-to-Pay) et O2C (Order-to-Cash).
Les entreprises privées, qui souscrivent à une PDP, auront l’autorisation d’échanger directement des flux de données de facturation entre elles.
Pour être un partenaire officiel de l’administration fiscale, la plateforme de dématérialisation devra obtenir une certification et s’enregistrer auprès des autorités compétentes. À ce jour, aucune plateforme n’a obtenu de certification. La liste des PDP officielle sortira au deuxième semestre 2023.
Pour obtenir l’autorisation de devenir une PDP, les prestataires de services pourront s’enregistrer auprès de la DGFIP et effectuer certains audits. La certification est ensuite valable durant 3 ans renouvelables.
L’Opérateur de Dématérialisation (OD)
Un Opérateur de dématérialisation (OD) est une entreprise privée qui propose le même type de services qu’un PDP. Cependant, il n’est pas tenu d’obtenir une homologation de l’État pour fonctionner.
Ainsi, une organisation utilisant un OD ne peut échanger directement des données de facturation avec une autre. Elle devra forcément passer par le Portail Public de Facturation, car seules les plateformes de dématérialisation agréées et le PPF ont le droit de transmettre des factures à l’administration fiscale.
Facture.net, prêt pour la facture électronique !
Vous utilisez Facture.net pour votre facturation ? Sachez que notre outil a déjà mis en place de nouvelles fonctionnalités pour répondre présent à ce nouveau défi de la facturation électronique !
Factur-X
Créez vos factures dans un format approuvé officiellement par la DGFiP
E-reporting
Envoyez vos données commerciales et comptables automatiquement au Portail Public de Facturation
Archivage
Conservez vos factures électroniques pendant la durée légale obligatoire de 10 ans sur votre compte Facture.net.
API vers le PPF
Transmettez vos factures électronique automatiquement vers le Portail Public de Facturation
Quels formats pour les factures électroniques ?
Même si elles sont numériques et dématérialisées, les factures réalisées sous Excel, Word ou en format PDF, envoyées par email à vos clients, ne s’adaptent pas aux normes de la facturation électronique.
La DGFiP distingue trois types de formats officiels (CII, UBL et Factur-X) des autres formats pouvant être autorisés lors des échanges entre plateformes PDP.
Le Portail Public de Facturation et les plateformes de dématérialisation partenaires de l’État sont tenues de réceptionner les factures dans ces formats, uniquement.
Cependant, une période transitoire est prévue pour les entreprises émettant des factures en format PDF simple. Jusqu’au 1er janvier 2028, elles pourront les déposer sur le PPF ou les PDP afin de les convertir en CII, UBL ou Factur-X.
Formats officiels
Selon la DGFiP, les trois types de formats officiels sont :
- Cross Industry Invoice (CII)
- Universal Business Language (UBL)
- Factur-X : un format mixte composé d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF. C'est actuellement le format plus répandu et le plus utilisé.
De nouvelles mentions obligatoires sur les factures électroniques
Facture papier, PDF ou aux normes de la loi sur la facturation électronique, certaines mentions obligatoires restent ! Cependant, la nouvelle loi sur l’e-invoicing comporte des précisions au sujet de certains cas particuliers. Tour d’horizon sur les informations légales des factures dématérialisées…
Les mentions obligatoires d'une facture électronique
Généralités
- Date de la facture
- Numéro de facture
- Date de la vente ou de la prestation de service
-
NewCatégorie de l'opération : livraison de biens, prestations de services ou opérations mixtes
- Numéro du bon de commande (si préalablement émis par l'acheteur)
Votre entreprise
- Raison sociale (ou nom et prénom pour les entrepreneurs individuels)
- Adresse du siège social
- Adresse de facturation (si différente du siège social)
- SIREN
- Forme juridique
- Numéro RCS
- Capital social
- Ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants)
- Numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (pour les artisans)
L’identité du client
- Nom et prénom (pour un particulier)
- Dénomination sociale (pour une entreprise)
-
NewNuméro SIREN (pour une entreprise)
- Adresse du client (sauf opposition pour un particulier)
- Adresse de facturation
-
NewAdresse de livraison (si différente de l'adresse de facturation)
Les biens ou services vendus
- Intitulé du produit ou service
- Nature de la prestation
- Marque
- Références
- Matériaux fournis (pour les prestations)
- Main d'œvre (pour les prestations)
- Quantité
- Prix unitaire hors TVA (ou taux horaire hors TVA)
- Taux de TVA
- Éventuels rabais et remises
- La durée de garantie minimale de 2 ans (sur les biens soumis à cette garantie)
Les données de paiement
- Somme totale à payer HT
- Somme totale à payer TTC
- Délai du paiement
- Conditions d’escompte (si paiement anticipé)
- Pénalités encourues en cas de retard de paiement
-
NewPaiement de TVA d'après les débits (si choisi par le prestataire)
Les mentions particulières d’une facture
La loi sur la facturation électronique impose de nouvelles mentions obligatoires lors de cas particuliers, listés ci-dessous :
-
Si l’entreprise émettrice fait partie d’un centre de gestion ou d’une
association
Mention “Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté” -
Si l’entreprise ou le client bénéficie d’un régime de franchise de
TVA (par exemple, les micro-entrepreneurs)
Mention “TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts” -
Les artisans soumis à l’obligation de souscription d’une assurance
professionnelle
Nom et coordonnées de l’assureur -
Si c’est le client qui déclare la TVA
Mentions “Auto-liquidation” et “Montant hors taxe”
💡 La loi sur la facture électronique prévoit des pénalités si les informations légales sont incomplètes. Pour chaque mention manquante ou inexacte, vous risquez une amende fiscale de 15 €.
Le statut des factures électroniques
L’un des atouts majeurs de la loi sur l’e-invoicing, pour les entreprises, est de faciliter le suivi des factures, depuis leur création à leur paiement. En effet, cette nouvelle norme impose la mise à jour des statuts des factures afin de suivre leur cycle en temps réel. Ce qui permet aux entreprises de vérifier d’éventuels rejets ou annulations, de bénéficier du préremplissage de la déclaration de TVA, mais aussi de garder une comptabilité saine.
La DGFiP a spécifié une dizaine de statuts pour labelliser les étapes de vie d'une facture électronique. Certains sont obligatoires, d'autres sont facultatifs, définis comme « libres » et « recommandés ». Par ailleurs, certains statuts se mettent à jour automatiquement, alors que d’autres doivent être apposés par le client ou le fournisseur.
Les statuts obligatoires
Les statuts obligatoires sont suivis et transmis à l'administration fiscale. Ils aident également les entreprises, clients et fournisseurs, à connaître l’état d’une facture en temps réel.
Peu importe la plateforme sélectionnée pour la gestion de vos factures, vous aurez accès à ces statuts suite à leur dépôt sur le PPF ou le PDP.
-
Déposée
Statut mis à jour automatiquement lors du dépôt d’une facture ou d’un avoir de facturation sur le PPF ou le PDP. -
Refusée
Mise à jour manuelle quand la facture est rejetée par son destinataire. -
Encaissée
Statut apposé manuellement quand le fournisseur a reçu le règlement de la facture ou que l’acheteur a perçu son avoir. -
Rejetée
Si la facture n’est pas téléchargée dans un format conforme, s’il manque des informations ou pour toutes autres raisons techniques, la plateforme peut rejeter le document.
Les statuts recommandés
Les statuts recommandés apportent des informations complémentaires, utiles au service comptabilité des entreprises, ainsi qu’aux prestataires de recouvrement et de mandat de paiement.
Il est conseillé des les utiliser si vous gérez un grand flux de factures et/ou que vous souhaitez optimiser votre trésorerie en relançant rapidement les impayés.
-
Mise à disposition
Transmission automatiquement lorsque la facture est déposée sur le PPF ou PDP. -
Prise en charge
Action manuelle de l’acheteur pour signifier qu’il accepte la facture. -
Approuvée
Quand l’acheteur indique que la facture est réglée. -
Approuvée partiellement
Ce statut, mis à jour par l’acheteur, signifie que seule une partie de la facture est payée. Le restant dû peut faire l’objet d’un avoir, par exemple. -
Paiement transmis
Action manuelle qui valide la réception du règlement.
Les statuts libres
Les statuts libres ajoutent des détails au cycle de facturation. Ces statuts aident à réduire les délais de paiement en faisant remonter des anomalies plus rapidement.
Ils sont aussi un moyen de vérifier, en quelques secondes, le règlement d’une facture. Plus besoin de se connecter à sa banque et de rechercher un paiement parmi les multiples flux de trésorerie.
-
Émise
Statut automatique, lorsque la facture est prise en charge par le PPF ou PDP, puis transmis à l’acheteur. -
Reçue
Statut automatique pour signifier la réception de la facture, mais pas sa transmission à l’acheteur. -
En litige
Action manuelle de l’acheteur qui signifie un désaccord ou un différend concernant le paiement. -
Suspendue
Action manuelle de l’acheteur en cas d’anomalie ou d’informations manquantes. -
Complétée
Lorsque le fournisseur corrige les erreurs ou fournit les pièces manquantes qui ont mené à la suspension.
Comment se préparer concrètement à la facture électronique ?
Peu importe la taille de votre entreprise, dès le 1er juillet 2024, vous devez pouvoir réceptionner et traiter les factures électroniques. Même si vous faites partie des TPE qui n’auront une obligation d’émission qu’en 2026, mieux vaut anticiper ce changement majeur dans le traitement de votre facturation.
Voici 3 étapes clés pour anticiper l’e-invoicing et être prêt à l’heure !
Faites le point sur vos outils
En premier lieu, il est conseillé d’évaluer le niveau de maturité de votre entreprise en matière de dématérialisation de l’envoi ou de la réception des factures. C’est aussi l’occasion de faire le point sur vos outils existants. Ainsi, posez-vous la question suivante :
- Avez-vous déjà mis en place une solution de dématérialisation des factures clients et/ou fournisseurs ?
Si ce n'est pas le cas, nous vous recommandons de rechercher rapidement un outil adapté à votre taille, à vos besoins et à votre organisation. Vérifiez bien que le logiciel sélectionné met tout en œuvre pour être conforme aux nouvelles obligations liées à la facturation électronique.
Cartographiez vos clients et fournisseurs
Une autre étape clé pour se préparer à la facturation électronique consiste à réaliser une cartographie complète de toutes les parties prenantes (clients et/ou fournisseurs) des flux de factures. En d’autres termes, vous devez répondre aux questions suivantes :
- Combien de clients et de fournisseurs avez-vous ?
- Quel est leur niveau de maturité en matière de facturation électronique ?
- En fonction de leur taille, quand vos fournisseurs seront-ils tenus d'émettre des factures au format électronique ?
- Combien de factures envoyez-vous et recevez-vous par an ?
- Quels sont les formats de factures électroniques et les canaux d'envoi (factures papier, PDF, EDI, etc.) utilisés par vos clients ou fournisseurs ? Et dans quelle proportion ?
Sensibilisez vos équipes sur les changements liés à l’e-invoicing
Le passage à la facturation électronique va impliquer de nombreux départements (comptabilité, finance, commercial, juridique, logistique...). Par ailleurs, sa mise en place risque de prendre plusieurs semaines.
- Vos équipes ont-elles les compétences, les connaissances et le temps nécessaires pour mener à bien cette transformation qui touchera l'ensemble de votre entreprise à partir de 2024 ?
Il est essentiel d'anticiper les besoins en termes de formation, de recrutement et d'accompagnement au changement pour responsabiliser vos équipes afin qu’elles soient opérationnelles au 1er juillet 2024.