Dans le monde professionnel, l’octroi de véhicules de fonction est une pratique courante offrant divers avantages tant pour les employeurs que pour les salariés. Cet article explore en profondeur ce qu’il faut savoir sur le véhicule de fonction, sur sa gestion et les méthodes pour le calculer, afin de fournir une compréhension complète de cet avantage en nature.
Ce qu’il faut savoir sur le véhicule de fonction
Clarifions ensemble ce qu’est un véhicule de fonction, à qui vous pouvez l’attribuer, et ses avantages.
Qu’est-ce qu’un véhicule de fonction ?
Un véhicule de fonction est une voiture (ou tout autre type de véhicule motorisé) mise à disposition par une entreprise à l’un de ses membres, dirigeant ou employé. C’est l’entreprise qui est propriétaire (ou locataire) du véhicule en question.
Ce véhicule peut être utilisé pour des trajets personnels, en plus du trajet domicile-travail, incluant les déplacements du week-end et les vacances. Pour cette raison, le véhicule de fonction constitue un avantage en nature, ce qui signifie qu’il doit apparaître sur la fiche de paie et être déclaré.
Contrairement au véhicule de fonction, le véhicule de service (ou voiture de société) n’est pas attribué à un employé spécifique et son usage est strictement limité aux missions professionnelles.
Qui peut bénéficier de cet avantage en nature ?
En tant qu’employeur, c’est à vous de décider d’attribuer un véhicule de fonction à l’un de vos salariés. Cette attribution est souvent liée à la nature du travail (commerciaux itinérants, livreurs, techniciens…) mais cela ne relève d’aucune obligation : vous pouvez décider de faire bénéficier l’un de vos salariés d’une voiture de fonction, qu’il fasse fréquemment des déplacements professionnels ou non.
Les avantages de mettre à disposition une voiture de fonction
Mettre à disposition une voiture de fonction présente des avantages à la fois pour l’employeur et le salarié. En effet, elle peut être un outil efficace pour attirer et retenir vos employés, tout en permettant une optimisation fiscale grâce à la déductibilité de certains coûts liés au véhicule. Cela renforce également l’image de marque de votre entreprise, surtout si les véhicules portent des logos, améliorant ainsi la visibilité et la notoriété. De plus, offrir un véhicule de fonction peut favoriser un sentiment de fierté et d’appartenance chez les employés, ce qui pourrait influencer leur engagement.
Pour vos salariés, la voiture de fonction constitue un avantage en nature significatif. Elle permet une utilisation mixte, tant professionnelle que personnelle, ce qui peut simplifier leur quotidien. Les coûts directs et indirects liés au véhicule, tels que l’entretien, le carburant et l’assurance, sont souvent majoritairement pris en charge par l’employeur, offrant ainsi des économies importantes. Les employés n’ont pas besoin de gérer des notes de frais kilométriques pour les déplacements professionnels, ce qui représente un gain de temps précieux, surtout pour ceux qui se déplacent fréquemment.
Il est tout de même important de noter que cet avantage en nature est soumis à l’imposition et aux cotisations sociales, ce qui peut impacter le taux d’imposition global du salarié.
Quelle voiture de fonction choisir ?
Le choix du véhicule de fonction peut être laissé à la discrétion du salarié, ou vous pouvez lui imposer. Ce choix doit prendre en compte les besoins spécifiques du salarié, professionnels et personnels : fréquence d’utilisation, missions professionnelles, usage personnel, image de marque…
Gestion et utilisation d’un véhicule de fonction
Bien que le salarié puisse utiliser la voiture de fonction à titre personnel, celle-ci reste la propriété de l’entreprise, ce qui implique des règles spécifiques à respecter concernant son utilisation et sa gestion.
Contrats et accords relatifs au véhicule de fonction
La fourniture d’un véhicule de fonction doit être explicitement mentionnée dans le contrat de travail ou par un avenant, détaillant les conditions d’utilisation, les dépenses couvertes, et le calcul de l’avantage en nature. L’octroi d’une voiture étant contractualisé, vous ne pouvez pas décider de la retirer à votre salarié sans lui faire signer un avenant au contrat de travail. De plus, cet avantage en nature étant inscrit sur son contrat et compris dans sa rémunération globale, il pourrait vous demander une compensation sur son salaire si cet avantage lui est retiré.
Le contrat d’assurance doit être souscrit par votre entreprise, et vous devez payer les cotisations d’assurance. Concernant les frais de carburant, c’est à vous de décider comment vous souhaitez fonctionner. Souvent, le salarié prend en charge le carburant pour les usages personnels, tandis que l’employeur se charge du carburant pour les usages professionnels, mais vous pouvez très bien décider de tout prendre à votre charge.
En plus du contrat de travail, il peut être utile d’établir une charte d’utilisation qui sera signée par l’employé, précisant les règles de conduite, d’entretien, de sécurité, et les éventuelles interdictions que vous souhaitez mettre en place. Par exemple, vous pouvez indiquer si vous autorisez ou non le covoiturage à votre salarié. La loi n’empêche pas l’utilisation du véhicule de fonction pour le covoiturage, en revanche il est interdit de s’enrichir grâce à l’usage privé d’un véhicule de fonction et votre salarié est obligé d’avoir votre autorisation (il faut aussi que l’assurance du véhicule soit adaptée). C’est alors à vous d’autoriser ou non cette pratique, et vous pouvez le stipuler dans cette charte.
Si les règles ne sont pas respectées par votre salarié, vous pouvez appliquer des sanctions : avertissement, rétrogradation, suspension du contrat du travail voire même licenciement pour faute grave dans de rares cas.
Gestion des éventuelles dégradations du véhicule et infractions routières
S’il y a une infraction de commise sur un véhicule de fonction (stationnement interdit, excès de vitesse, franchissement de feu rouge…), c’est le propriétaire de la carte grise qui va recevoir l’amende et qui est tenu de dénoncer l’identité du conducteur responsable de cette infraction. Une fois le salarié identifié, celui-ci doit payer l’amende et subit l’éventuel retrait de points.
Selon l’article L121-6 du Code de la route, l’employeur est tenu de communiquer l’identité du conducteur responsable de l’infraction, et s’il ne le fait pas il s’expose à une amende de 750€.
En cas de dommages au véhicule de fonction dus à une mauvaise utilisation, négligence ou imprudence, le salarié doit vous en informer ainsi que l’assurance, et peut être tenu de contribuer aux coûts de réparation ou de remplacement. Toutefois, le salarié n’est pas responsable des dommages causés par des tiers ou des cas de force majeure.
Le véhicule de fonction étant un outil de travail, c’est votre entreprise qui est responsable de son entretien et de son bon fonctionnement. Si les dépenses sont causées par une mauvaise utilisation ou une violation des règles, vous pouvez exiger que le salarié prenne en charge tout ou partie des coûts. Cela inclut souvent les franchises d’assurance en cas d’accident responsable, les dégradations volontaires ou les manquements à l’entretien du véhicule, à condition que l’entreprise ait bien informé le salarié de ses obligations.
Lorsque l’utilisation personnelle d’une voiture de fonction génère des frais supplémentaires, il est crucial que les deux parties s’entendent sur leur prise en charge. Idéalement, ces conditions devraient être discutées et formalisées par écrit avant la mise à disposition du véhicule.
Pensez donc bien à définir clairement les conditions d’utilisation, d’entretien et de prise en charge des frais associés au véhicule de fonction selon leur nature et des circonstances dans le contrat de travail ou dans la charte d’utilisation.
Comment calculer l’avantage en nature des véhicules de fonction ?
Il existe deux méthodes afin d’évaluer l’avantage en nature d’un véhicule de fonction : au réel ou de manière forfaitaire. Sachez que vous pouvez appliquer un mode de calcul différent d’un salarié à l’autre.
Évaluation au réel de l’avantage en nature
Avec l’évaluation d’après la valeur réelle de cet avantage en nature, ce sont les dépenses vraiment engagées par l’employeur qui sont prises en compte : amortissement de la valeur d’achat du véhicule, assurances et frais d’entretien. Cette méthode nécessite de suivre le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel et privé puisqu’il faut ensuite appliquer aux frais réels le rapport entre les kilomètres parcourus à titre personnel et le total des kilomètres. Si l’employeur prend en charge le carburant, il faut alors ajouter à ce résultat les frais réels de carburant pour l’usage personnel.
Si le véhicule est loué, l’avantage en nature se calcule à partir des dépenses de location à la place de la valeur d’achat.
Évaluation forfaitaire de l’avantage en nature
L’évaluation forfaitaire consiste à appliquer un pourcentage du coût d’acquisition TTC du véhicule, qui diffère selon si le véhicule a été acheté il y a plus ou moins de 5 ans. Le calcul varie également si l’employeur prend en charge ou non les frais de carburants.
Les spécificités pour une voiture de fonction électrique
Pour les véhicules électriques, il peut y avoir un régime particulier qui s’applique afin de favoriser dans l’investissement des véhicules à faible émission de CO2. Jusqu’au 31 décembre 2024, l’avantage en nature d’un véhicule électrique est calculé :
- Sans prendre en compte les frais d’électricité.
- Après un abattement de 50% (avec une limite à 1800 euros par an).
