Il existe un certain nombre de règles à connaître sur la conservation des factures au sein d’une entreprise. Si vous ne respectez pas ces règles, vous pouvez vous exposer à de lourdes sanctions. En effet, vous êtes tenus de conserver les factures des fournisseurs et des clients mais également tous les autres justificatifs comptables. Pour organiser tous ces documents, vous devez mettre en place un système d’archivage.
Mais combien de temps et de quelle façon faut-il conserver vos factures pour assurer une bonne gestion de la comptabilité de l’entreprise ?
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Combien de temps devez-vous conserver vos factures professionnelles ?
En règle générale, le Code du Commerce stipule que toutes les factures clients et fournisseurs ainsi que les justificatifs comptables doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la dernière opération comptable.
La législation fiscale, quant à elle, déclare que toutes les factures et pièces justificatives comptables doivent être conservées pendant 6 ans à partir de la date d’établissement ou de la dernière opération qui apparaît sur les registres de la société.
Il faut surtout retenir que les livres, les registres comptables et les pièces justificatives sont à conserver au moins 10 ans.
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Sous quels formats stocker vos factures ?
Il est nécessaire de conserver vos factures professionnelles en France et l’administration fiscale doit impérativement y avoir accès. Pour conserver vos factures clients et fournisseurs, il existe deux possibilités :
1. Facture sous format papier
Pour conserver tous vos justificatifs comptables, vous devrez les archiver de manière simple et organisé pour pouvoir vous y retrouver facilement. Si votre entreprise finalise de nombreuses transactions et que vous n’avez pas un système d’archivage organisé, la conservation de vos factures peut devenir très compliqué à gérer.
Vous pouvez conserver une facture papier en format électronique. Votre entreprise peut numériser les factures en format papier et les conserver sur un serveur informatique sous certaines conditions :
- La facture doit être identique à la version papier.
- Le document électronique doit être enregistré en version PDF avec signature numérique ou cachet serveur conforme au RGS (référentiel général de sécurité).
- La facture électronique doit faire apparaître tout ajout ou changement effectué sur la facture papier initiale.
Si ces conditions ne peuvent pas être respectées par l’entreprise, les documents devront être conservés sous format papier.
2. Facture sous format électronique
Il est devenu essentiel et même obligatoire en 2020 de dématérialiser les factures. La dématérialisation fiscale vous permet de mettre en place un système de facturation entièrement numérisé.
Pour conserver vos factures sous format électronique, elles doivent être stockées sur un serveur informatique en France ou dans un Etat membre de l’Union Européenne. Si celui-ci se trouve dans un pays hors Union Européenne, il devra fournir les même conditions qu’en France sur l’accès aux données. Dans ce dernier cas, vous devrez tout de même en informer l’administration fiscale.
Les entreprises ont le droit d’archiver leurs factures numériques elles-mêmes ou de demander à un tiers mandaté de s’en occuper.
Une facture en version numérique ne peut être conservée sous format papier qu’au bout d’un délai de 3 ans minimum. En attendant, le document comptable doit être conservé sur le serveur informatique. Passé ce délai, l’entreprise est libre de conserver les factures clients et fournisseurs sous les deux formats. En effet, l’administration fiscale peut vous demander la version numérique de vos documents.
La dématérialisation des factures propose plus d’avantages que la version papier : elle est moins coûteuse et plus pratique en termes d’espace et d’accessibilité.
Sanctions relatives au non-respect de l’obligation de conserver les factures
Si vous ne respectez pas l’obligation de conservation des factures durant la période exigée par le Code du Commerce ou la législation fiscale, vous vous exposez à de lourdes sanctions :
- Sanction de non conservation des factures clients : pénalités de 50% des montants facturés.
- Sanction de non-conservation des factures fournisseurs : rejet de déduction des charges ayant pour conséquence une taxation des bénéfices supplémentaires.
- Si les autres documents comptables ne sont pas conservés, vous risquez un rejet de comptabilité qui entraîne une procédure de rectification par l’administration fiscale. Le bénéfice de l’entreprise sera alors de nouveau calculé sur la période concernée par l’absence des documents.
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Il est nécessaire de conserver vos factures pendant 10 ans. Vous devez donc mettre en place un système d’archivage organisé et facilement accessible. En respectant ces règles vous évitez le risque d’être sanctionné par l’administration fiscale.
