Répondre à un appel d’offres peut être un levier stratégique pour développer le chiffre d’affaires de votre entreprise. Ce processus vous permet de vous mettre en concurrence avec d’autres entreprises pour fournir un service ou une prestation à un commanditaire public ou privé.
Dans cet article, découvrez les étapes clés pour optimiser vos chances de succès et répondre correctement à un appel d’offres.
Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?
Un appel d’offres est une procédure par laquelle une entreprise ou une organisation sollicite des propositions de plusieurs prestataires pour la réalisation d’une prestation spécifique. Les appels d’offres peuvent être publics ou privés.
- Appels d’offres publics : Ouverts à toutes les entreprises, ils sont soumis à des règles strictes, garantissant la transparence et l’égalité entre les candidats.
- Appels d’offres privés : Moins formels, ces appels sont souvent plus rapides et moins complexes à répondre.
En tant qu’entrepreneur, vous pouvez tout à fait répondre à un appel d’offres lancé par des structures publiques comme les services administratifs et les collectivités territoriales.
Il y a trois avantages à répondre à un appel d’offres d’une structure publique :
- Toutes les entreprises peuvent consulter l’appel d’offres.
- Les réponses sont traitées de façon égalitaire.
- La transparence des dossiers.
Il existe cependant des inconvénients : en l’occurrence, la procédure qui traite juridiquement et administrativement les dossiers d’appel d’offres publics est particulièrement lourde et longue.
Répondre à un appel d’offre privé relève d’une procédure plus simple. Il y a moins de formalités et vous n’avez pas besoin d’être aussi précis que pour les structures privées dans vos éléments de réponse.
Les 5 étapes à suivre pour répondre à un appel d’offres
Suivez ces étapes pour maximiser vos chances de succès et gagner du temps :
1. Faire connaître votre entreprise
Avant même de trouver un appel d’offres, assurez-vous que votre entreprise est visible. Tissez des liens avec les acteurs publics ou privés susceptibles de lancer des appels d’offres. La prospection et les relations de proximité peuvent jouer un rôle clé.
Vous ne trouverez pas d’appel public à la concurrence pour des marchés inférieurs à 25 000€. La partie relationnelle peut donc jouer un rôle important pour obtenir des marchés auprès des communes notamment.
2. Analyser l’avis d’appel public à la concurrence (AAPC)
L’AAPC est un résumé du marché et de ses exigences. Il inclut des informations cruciales telles que :
- L’objet du marché
- La localisation de la prestation
- Les critères d’attribution
- La date limite de soumission
Sélectionnez les appels d’offres pertinents en fonction de vos capacités et de vos priorités. Ne perdez pas de temps avec des offres dont les conditions ne correspondent pas à vos ressources ou à vos objectifs. La constitution d‘un dossier pour répondre à un appel d’offres demande des ressources humaines et financières mais également beaucoup de temps et d’organisation.
En sélectionnant uniquement les appels d’offres qui peuvent vous aider à développer votre entreprise, vous gagnerez du temps et de l’énergie.
Vous trouverez des appels d’offres dans les journaux d’annonces légales, dans la presse quotidienne et sur les plateformes web spécialisées.
3. Étudier le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)
Après avoir sélectionné les appels d’offres pertinents pour le développement de votre société, vous pouvez récupérer et étudier le dossier de consultation des entreprises appelé DCE.
Il s’agit du dossier transmis à chaque candidat par le pouvoir adjudicateur. Il contient tous les éléments nécessaires à la consultation des candidats à un marché :
- Le règlement de la consultation
- L’acte d’engagement et ses annexes
- Le cahier des clauses administratives particulières avec l’objet du marché
- Le cahier des clauses techniques particulières avec toutes les exigences techniques requises pour obtenir le marché
- Le contrat de maintenance
- Un questionnaire technique et fonctionnel
Le dossier de consultation est le document indispensable à étudier et à analyser afin de bien comprendre ce que l’on attend de vos services.
Il vous revient d’ajouter à votre offre des éléments techniques qui pourraient manquer dans le dossier pour la bonne réalisation de la prestation.
Le DCE inclut le cahier des charges qui est nécessaire pour répondre à un appel d’offres. Vous devrez adapter votre réponse en fonction des attentes du commanditaire.
4. Rédiger et soumettre votre offre
Vous devez réunir tous les documents nécessaires pour répondre à un appel d’offres et vous assurer que votre dossier soit complet.
Le dossier doit bien-sûr être monté en gardant bien à l’esprit les critères de présélection mentionnés dans le dossier de consultation. Vous devrez aussi respecter le plan de réponse à la lettre afin d’optimiser vos chances d’obtenir le marché.
N’hésitez pas à demander à une tierce personne de relire votre offre. C’est le meilleur moyen de vous assurer qu’elle soit conforme aux attentes du donneur d’ordre et aux exigences du DCE.
Votre offre doit être présentée sous forme d’un mémoire technique présentant les caractéristiques des travaux, les moyens et l’expérience de votre entreprise pour réaliser la prestation.
Une fois votre dossier de candidature rédigé et vérifié, vous devrez l’expédier par courrier recommandé avec accusé de réception une semaine avant la date limite de dépôt.
La présence d’un élément distinctif de votre entreprise comme un logo ou une carte de visite peut être un motif d’élimination de candidature.
5. Analyser les refus de dossier
Votre dossier de candidature a été rejeté ? Cette expérience peut vous servir pour rédiger vos prochains dossiers. Vous êtes en droit de demander la raison du rejet de votre dossier.
Le donneur d’ordre envoie alors un document détaillé qui indique la note que votre entreprise a obtenue pour chaque critère d’attribution ainsi que la note de l’entreprise qui a obtenu l’appel d’offres.
Ces éléments vous permettent d’analyser pourquoi votre candidature a été rejetée, afin de mieux répondre à votre prochain appel d’offres en rectifiant ou en ajoutant les informations nécessaires.
Répondre à un appel d’offres est un levier pour votre entreprise
Répondre à un appel d’offres est une procédure minutieuse qui demande souvent plusieurs essais avant d’aboutir favorablement. Cependant, il s’agit d’une bonne opportunité pour conquérir de nouveaux marchés !
