Les imprévus font partie de la vie d’une entreprise, et il arrive parfois qu’un client ne paye pas à temps.
Quelle qu’en soit la raison, il est important de réagir rapidement et de bien gérer la relance des factures impayées.
Voici justement nos conseils pour se sortir de cette situation et recouvrer vos créances.
1) Soyez préparé aux factures impayées
Évidemment, vous préféreriez que ce type de situation ne se produise jamais ; pourtant mieux vaut anticiper et se préparer au pire en matière de factures impayées.
D’abord, assurez-vous que vous connaissez bien votre client : comprenez par là que vous devez posséder ses coordonnées et avoir un ou plusieurs contacts au sein de l’entreprise que vous pouvez joindre facilement, que ce soit par téléphone ou par email.
Ensuite, organisez-vous de façon à avoir facilement accès à tous les documents qui pourraient vous être utiles au cas où ce genre de problème surviendrait, notamment des éléments affirmant qu’une transaction a eu lieu ou justifiant de l’échéance de paiement.
N’égarez donc pas vos devis signés, vos bons de commandes ou de livraison, et encore moins vos factures (qui doivent indiquer la date d’échéance de paiement). Pour cela, utiliser un bon CRM est indispensable.
2) Le mail pour une première relance
Une fois l’échéance dépassée d’un jour, inutile d’en venir immédiatement aux grands moyens (de surcroît s’il s’agit d’un client de longue date en qui vous avez confiance).
Ce retard de paiement pourrait n’être qu’un simple oubli que votre client s’empresserait de corriger si vous lui adressez poliment un petit rappel.
Commencez donc par envoyer un email à votre (ou vos) contact(s) dans l’entreprise, avec en objet “facture en retard” ou “facture impayée” (ce qui ne manquera pas de les faire réagir).
Rappelez-lui poliment quelle est la facture concernée (n’hésitez pas à lui envoyer en pièce jointe) et le délai de règlement prévu.
Il y a des chances pour que ces quelques lignes suffisent à rétablir la situation.
3) La relance téléphonique
Deux cas de figure peuvent vous pousser à décrocher votre téléphone pour avoir une conversation directe avec votre débiteur :
- Votre email reste sans réponse après quelques temps ;
- Vous avez reçu une réponse positive, mais il n’y a toujours aucune trace de votre client dans votre compte en banque.
Dans une telle situation, la relance téléphonique est une bonne option :
- D’une part parce qu’elle force le client à vous répondre, une fois que vous l’avez au bout du fil (il ne peut pas se murer dans le silence comme avec les mails) ;
- D’autre part parce que cela permet d’échanger plus naturellement et éventuellement d’en apprendre plus sur la situation de l’entreprise.
Vous apprendrez alors très certainement les raisons du retard :
- Un simple oubli et votre email de relance est passé inaperçu ;
- Ou bien des raisons plus graves : notamment des difficultés financières.
En cas de problèmes financiers, essayez dans un premier temps de trouver un arrangement à l’amiable.
Vous pouvez par exemple proposer d’échelonner le paiement sur plusieurs mois afin d’alléger les charges qui pèsent sur le client tout en vous assurant de récupérer au moins une partie de la somme à court terme.
4) Les lettres de relance
Si vos tentatives d’emails et de coups de téléphone restent infructueuses, ou si un accord amiable n’a pu être trouvé, il va falloir utiliser des méthodes plus “officielles”.
Relancez le client à l’aide d’une lettre recommandée avec accusé de réception, qui vous assurera que le courrier a bien été remis à la direction.
Si vous restez toujours sans réponse, vous pouvez doubler ce message par une lettre d’avertissement dans laquelle vous annoncez la mise en place future d’une action en justice – n’employez pas pour autant un ton menaçant.
5) La mise en demeure
La mise en demeure de payer est le dernier recours pour recouvrer vos créances.
Pour pouvoir entamer cette action, il vous faut notifier votre débiteur par courrier en respectant certaines obligations, notamment :
- Faire un résumé de la première lettre de relance et du contexte ;
- Exiger le paiement ;
- Indiquer le dernier délai de paiement (généralement, 8 jours à compter de la réception du courrier) ;
- Mentionner l’expression “mise en demeure” dans le corps de la lettre.
Si au bout du dernier délai fixé, votre client n’a toujours pas régler ses dettes, vous devrez alors lancer une procédure judiciaire avec l’aide d’un huissier, d’un organisme de recouvrement ou d’un avocat.
Avec ces quelques conseils, vous serez mieux préparé pour gérer vos factures impayés et obtenir le règlement de vos créances client.
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