Réaliser un audit interne vous aide à atteindre vos objectifs en évaluant de manière méthodique les processus opérationnels et stratégiques de votre entreprise, et constitue donc un levier de performance. Vous pouvez réaliser un audit interne pour :
- Améliorer la qualité de votre travail et de vos prestations,
- Connaître les faiblesses de la société,
- Identifier les points forts de la société.
Qu’est-ce qu’un audit interne ?
L’audit interne est une évaluation systématique réalisée par un personnel formé en interne. Il vise à améliorer les performances de l’entreprise en identifiant les risques qui pourraient freiner l’atteinte de ses objectifs.
Dans de nombreux cas, il permet également d’obtenir des certifications ISO, gages de qualité et de sécurité pour vos clients.
Pour mener un audit interne, il est essentiel de suivre un processus structuré et objectif, basé sur une méthodologie définie. Ce type d’audit peut être réalisé de manière progressive, selon vos besoins et vos ressources, et n’impose pas d’évaluer tous les services en une seule fois.
Pourquoi réaliser un audit interne ?
L’objectif principal d’un audit interne est de vérifier la conformité à certains critères référentiels normatifs. L’audit vous permet alors d’évaluer si les moyens que vous mettez en place dans votre entreprise pour atteindre cette conformité sont efficaces.
Une fois l’audit effectué, vous saurez quoi améliorer et vous connaîtrez les points forts sur lesquels capitaliser.
Voici les principaux objectifs d’un audit interne :
- Vérifier la conformité au référentiel normatif ou privé et identifier ce qui n’est pas conforme
- Vérifier l’efficacité du système interne de l’entreprise
- Détecter ce que vous pouvez améliorer
- Miser sur les points forts de votre société
Le choix des auditeurs
La réussite d’un audit interne repose en grande partie sur le choix des auditeurs. Ceux-ci doivent être des collaborateurs de l’entreprise, capables d’adopter une vision globale et objective de son fonctionnement. Ils doivent également maîtriser les procédures et méthodes spécifiques à l’audit.
Pour mener un audit efficace, les auditeurs doivent avoir un accès complet aux informations pertinentes de l’entreprise :
- Les normes du système de management,
- Les processus internes de l’entreprise,
- Le cahier des charges des produits et services.
Un bon auditeur doit faire preuve d’impartialité, de professionnalisme et d’une stricte confidentialité dans le traitement des données collectées. Il est impératif qu’il n’ait aucun lien direct avec l’activité auditée, afin d’éviter tout conflit d’intérêts ou influence indue.
Dans certains cas, pour garantir une objectivité maximale, les entreprises choisissent de faire appel à un cabinet spécialisé pour réaliser un audit externe. Cette solution permet de bénéficier d’un regard neutre et expert sur les performances et processus de l’organisation.
Bien préparer un audit interne
La préparation de l’audit est une étape essentielle qui permet de garantir la qualité et l’efficacité des analyses. Elle consiste à définir les éléments à examiner, à identifier les activités concernées, ainsi qu’à planifier la durée et la fréquence des entretiens.
Préparation des entretiens
- Définir les objectifs de l’entretien : Identifiez clairement ce que vous souhaitez obtenir comme informations.
- Déterminer les sujets à aborder : Organisez les thèmes de discussion pour couvrir tous les points nécessaires.
- Identifier les audités : Sélectionnez les personnes les plus pertinentes pour chaque activité auditée.
- Collecter des informations préalables : Réunissez toutes les données sur l’activité et l’interlocuteur concernés.
- Préparer une liste de questions structurées : Classez-les par thèmes en suivant la méthode QQOQCP (Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Pourquoi).
- Élaborer un plan d’entretien : Structurez votre échange pour qu’il soit fluide et exhaustif.
- Organiser les rendez-vous : Planifiez les entretiens avec les parties prenantes pour éviter tout retard ou conflit d’emploi du temps.
Utilisation du référentiel d’audit
L’auditeur doit également identifier les processus utilisés dans l’entreprise en s’appuyant sur :
- Le référentiel d’audit : Ce document permet de recenser les objectifs de chaque processus, les risques associés et les contrôles mis en place pour les prévenir.
- Les rapports précédents : Utilisez les résultats des audits antérieurs pour repérer les évolutions et les points à surveiller.
Un référentiel bien établi garantit une évaluation structurée et approfondie, tout en facilitant la détection des écarts et des opportunités d’amélioration.
Réaliser l’audit interne
La première étape consiste à organiser une réunion d’ouverture. Celle-ci permet de présenter le plan d’audit, de désigner les auditeurs et de rappeler les objectifs de l’audit aux parties concernées.
Ensuite, l’auditeur peut entamer les entretiens individuels, en s’appuyant sur le questionnaire élaboré selon la méthode du QQOQCP. Pendant ces entretiens, il est également important d’observer l’interlocuteur dans son environnement de travail quotidien.
Déroulement de l’entretien
- Établir une relation de confiance : Créez un climat favorable en exposant clairement les objectifs de l’entretien et les thèmes qui seront abordés.
- Poser des questions variées : Utilisez des questions ouvertes, fermées ou à choix multiples, en fonction des informations recherchées.
- Faire preuve d’écoute active : Reformulez les questions si nécessaire pour clarifier les réponses et assurez-vous d’obtenir des informations complètes et précises.
Rapport des constats
L’auditeur doit être capable d’identifier et de signaler :
- Les non-conformités majeures : Décrire leur impact potentiel si des actions correctives ne sont pas mises en place.
- Les points positifs : Valoriser les bonnes pratiques, les points forts des processus actuels et les opportunités d’amélioration pour renforcer la performance de l’entreprise.
Ce retour équilibré entre éléments à corriger et aspects réussis contribue à une analyse constructive et à une mise en œuvre efficace des recommandations.
Réaliser un compte-rendu de l’audit
Une fois les entretiens terminés, l’auditeur doit synthétiser les informations collectées et rédiger un compte-rendu détaillé. Ce rapport sera ensuite intégré dans le dossier de mission de l’audit interne.
Ensuite, un plan d’action sera élaboré en collaboration avec les dirigeants de l’entreprise. Ce plan définira les actions correctives et les tâches à accomplir pour remédier aux non-conformités et améliorer les processus.
Les 5 C à retenir lors de la rédaction du compte-rendu :
- Criteria (référentiel) : Ce qui devrait être fait, selon les normes et objectifs de l’audit.
- Condition : Ce qui est effectivement en place, ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
- Causes : Les raisons pour lesquelles les éléments attendus ne sont pas en place.
- Conséquences : Les impacts potentiels des non-conformités identifiées.
- Corrective action plans : Les actions correctives proposées ainsi que les recommandations pour améliorer les processus et éviter la répétition des erreurs.
Le rapport d’audit doit se conclure sur une note positive, en soulignant les points forts et en motivant les personnes auditées. Cela permettra de les inciter à améliorer leurs processus de travail, en mettant en avant les opportunités d’amélioration et les avantages d’un changement.
Mise en place et évaluation des actions correctives
Après la réalisation de l’audit, il est essentiel de mettre en place les actions correctives en fonction des résultats obtenus, en tenant compte des ressources nécessaires et des délais d’adaptation. L’évaluation de leur efficacité à travers des indicateurs clairs, comme les retours clients et internes, permet de mesurer les progrès réalisés.
Ainsi, bien que l’audit interne soit un processus exigeant, il demeure une étape cruciale pour l’amélioration continue de la qualité et de la performance de l’entreprise.
