En tant qu’auto-entreprise ou petite entreprise, vous gérez vous-même votre comptabilité.
Quatre catégories de facturation existent, le paiement comptant à la réception de la facture en est une.
Dès le début, il est important de choisir celle que vous allez mettre en place. De plus, connaître les lois en matière de délais de paiements vous sera utile.
Ainsi, vous faisons le point sur les différentes catégories de facturation. Aussi, vous verrez comment s’assurer d’être payé dans les délais. Nous vous donnerons également un outil gratuit qui vous aidera dans votre comptabilité.
Quelles sont les différentes catégories de facturation en comptabilité ?
Le délai de paiement par défaut
Avant toute chose, sachez, qu’il existe un délai de paiement par défaut. Si aucune mention n’est annotée sur le contrat ou le devis, ce délai s’élève à 30 jours maximum. Ainsi, le client doit s’acquitter de la somme au 30e jour après la livraison ou la prestation. C’est pourquoi, mettre vos conditions sur vos devis et/ou contrats est essentiel. Sans quoi, vous pourrez attendre jusqu’à un mois, selon la loi, pour être réglé.
Les trois autres catégories de facturation et délais de paiement :
Voici les trois méthodes de facturation en vigueur :
Paiement comptant :
Si vous êtes prestataire de services, le client doit s’acquitter de sa facture le jour de la livraison ou de la réalisation de votre prestation.
Si vous vendez des produits, le client se doit de payer au maximum, le jour de la livraison.
Paiement à réception de la facture :
Si vos factures sont envoyées par voie postale : le délai est d’au moins une semaine, comptez le temps d’envoi, de réception du courrier et du paiement.
Si vos factures sont envoyées par e-mail : le délai est de quelques jours, le temps de procéder au règlement. Un client peut refuser une facturation par e-mail, il est dans son droit. Dans ce cas, vous serez dans l’obligation de lui envoyer par voie postale.
Paiement avec un délai négocié :
60 jours après l’émission de la facture
45 jours fin de mois
Ces délais dépendent de la liberté contractuelle. Par conséquent, ces clauses particulières doivent apparaître dans les conditions de vente. Cela relève obligatoirement d’un accord entre le prestataire ou vendeur et le client.
Autre possibilité :
Paiement choisie par vos soins :
Vous pouvez simplement décider du délai que vous voulez compris entre 1 et 60 jours après réception de la facture. Attention, ce délai doit être notifié sur vos devis/contrats/factures.
Quelle facturation à adopter pour votre comptabilité ?
En tant que professionnel, votre comptabilité doit être minutieuse et bien suivie, pour que votre entreprise soit pérenne.
Si vous êtes une petite entreprise ou auto-entrepreneur, c’est une gestion qui vous est propre. Ainsi, vous pouvez vous adapter à la comptabilité de vos clients. Cependant, vous pouvez aussi facturer de la même manière pour tous vos clients.
Les paiements comptants peuvent faciliter votre gestion comptable. Néanmoins, vous ne pouvez pas obliger un client à payer comptant sans que ce soit mentionné auparavant.
C’est pourquoi, lors de l’établissement de vos devis/contrats ou factures, cette mention doit être notée. Au moment où le client approuve le devis/contrat ou facture, alors il se devra de respecter ce mode de paiement.
Malgré tout, il est conseillé de demander un acompte à la signature du contrat ou du devis. Cet acompte peut être compris en 20% et 50% du solde total. En demandant une somme à la conclusion de l’accord, le client se sent engagé pécuniairement. De plus, c’est un gage de confiance qui permet une collaboration plus sûre et sereine.
A retenir : sans document contractuel, aucune obligation de paiement n’est applicable. Seul le paiement par défaut fonctionne dans ce cas, soit 30 jours maximum après facturation.
Comment facturer un paiement comptant à réception de facture ?
Il existe un moyen « d’obliger » un client à payer sa facture comptant à réception de la facture. Cette obligation doit être stipulée sur le devis transmis au client ou sur le contrat établi entre vous et lui. Ainsi, les détails de votre facturation seront clarifiés dès la signature du devis ou du contrat.
Vous pouvez aussi ajouter une clause prévoyant des intérêts de retard. Dans ce cas, les clients préfèrent régler rapidement, plutôt que d’avoir des pénalités. Soit vous choisissez d’appliquer le taux en vigueur, soit vous optez pour le pourcentage que vous voulez appliquer.
Organiser sa comptabilité
Dès les débuts de votre entreprise, l’organisation de votre comptabilité est primordial. Vous êtes au clair avec vos conditions, et aussi sur la gestion de votre trésorerie. En effet, en demandant un paiement comptant, vous évitez les « trous de trésorerie ». Les paiement pouvant aller jusqu’à 60 jours en paiement par défaut, cela peut devenir difficile à gérer. Surtout quand on est en auto-entreprise ou même une petit entreprise. C’est pourquoi, organiser sa comptabilité dès le début, permet une gestion claire, simple et pérenne. L’édition des documents comptables demande une certaine rigueur et surtout des mentions obligatoires.
Validité d’un devis : quelles mentions obligatoires ?
- Mention « devis »
- Coordonnées complètes du client : Nom prénom ou dénomination sociale, adresse siège social)
- Coordonnées complètes de votre entreprise : Nom prénom ou dénomination sociale/commerciale, adresse siège social, N°SIRET ou SIREN
- Date de l’édition
- Durée de validité
- Durée de la prestation / date de début
- Désignation de la prestation ou du produit
- Prix unitaire
- Nombre de prestations ou produits demandés
- Taux horaire
- Prix global HT ou TTC si vous êtes assujetti à la TVA
- Si vous êtes auto-entrepreneur et non assujetti à la TVA, la mention « TVA non applicable, article 293 B du Code Général des Impôts”.
- Signature du client avec la mention « lu et approuvé » ou « bon pour accord », avec la date de la signature et le lieu.
Validité d’une facture : quelles mentions obligatoires ?
- Numérotation : toutes vos factures doivent suivre une chronologie. Elles doivent donc être numérotées.
- Date d’émission : date où la facture a été éditée.
- Coordonnées complètes du client : Nom prénom ou dénomination sociale, adresse siège social)
- Coordonnées complètes de votre entreprise : Nom prénom ou dénomination sociale/commerciale, adresse siège social, N°SIRET ou SIREN
- Date de la prestation ou de la vente
- Désignation : nature de la prestation ou du produit.
- Numéro TVA : uniquement si vous êtes redevable de la TVA
- Le prix total : si réductions ou majorations, les noter. Si nous êtes assujetti à la TVA, prix HT et prix TTC.
- Mode de paiement : c’est ici que vous notez comptant, à réception de facture etc.
- Si vous êtes auto-entrepreneur et non assujetti à la TVA, la mention « TVA non applicable, article 293 B du Code Général des Impôts”.
- Taux horaire, prix unitaire de chaque prestation ou produit (sauf si devis signé avec le description en amont)
- Le taux de majoration si retard de paiement
Validité des devis et facture : Notre astuce pour une comptabilité simplifiée
Des plateformes en ligne sont dédiés à la comptabilité. Grâce à ces outils, vous pouvez suivre votre comptabilité en autonomie simplement.
Facture.net est une plateforme très utilisée par les petites entreprises et les auto-entreprises.
Pourquoi choisir facture.net ?
- Sa simplicité : en quelques minutes, vous pouvez entrer vos coordonnées, vos modes de paiement, vos mentions particulières.
- Sa gratuité : la plateforme propose une version gratuite très performante et efficace.
- Son efficacité : une fois que vous avez entré vos mentions dans les paramètres devis et factures. Ils s’intégreront automatiquement à chaque création de devis ou facture.
- Son suivi : A chaque création de devis ou facture, un numéro est généré. Le suivi est automatique. A chaque facture payée, vous la notifiez comme « payée » et elle s’ajoute à votre chiffre d’affaires mensuel.
- Sa praticité : tous vos devis et toutes vos factures sont établis avec les mêmes mentions. Tous vos clients auront les mêmes informations. Vous pouvez ajouter ponctuellement une mention complémentaire spéciale pour un client. Elle sera effective uniquement sur cette facture.
Facture.net est l’outil gratuit qui offre le plus de possibilité pour les petits entrepreneurs. Aussi efficace qu’un logiciel, elle permet un suivi simple et efficace de votre comptabilité.
Sans oublier, que la plateforme calcul automatique votre CA mensuel si vous suivez bien vos paiements de facture. Ainsi, lorsque des déclarations trimestrielles pour les auto-entrepreneurs, cela prend que quelques secondes.
Notre astuce
Quand vous êtes une petite entreprise, la comptabilité peut vous faire peur. Vos moyens financiers ne vous permettent pas un suivi par un comptable. Néanmoins, aujourd’hui, des outils existent pour vous faciliter la tâche. Surtout, ils vous permettent de suivre vos devis et factures en annotant toutes les mentions obligatoires. Notre astuce pour une comptabilité simplifiée, c’est facture.net.
Vous aurez une comptabilité fiable, et vous pourrez obliger vos clients à payer suivant vos modalités. En les inscrivant dès le départ dans vos paramètres, vous serez assurés que tous vos clients seront informés de votre fonctionnement. N’oubliez pas, de tenir à côté un cahier de comptes, il pourra vous être demandé en cas de contrôle. Pour se faire, vous aurez juste à suivre votre comptabilité sur facture.net. La comptabilité devient même agréable avec des plateformes simples et efficaces comme facture.net.
