Les notes de frais. Souvent incontournables lorsque l’on engage des dépenses dans le cadre de son activité professionnelle, elles peuvent vite devenir angoissantes. Des papiers partout, des justificatifs perdus et les dépenses qui s’accumulent…
Pour éviter la banqueroute et aborder la gestion des notes de frais plus sereinement, nous avons réunis pour vous quelques règles à suivre et astuces afin de vous faciliter la vie.
Note de frais : pour quel type de dépenses ?
Pour commencer, vous devez connaître les types de frais qu’une entreprise peut prendre en charge. Cela vous évitera des mauvaises surprises. Les notes de frais étant surveillées de près par l’URSAFF, les dépenses couvertes par les sociétés sont encadrées. Vous pourrez donc faire des notes de frais pour :
- La restauration (repas d’affaires)
- Les frais de logement (hôtel, hébergement, etc). Dans le cadre d’un déplacement professionnel ou si le salarié se trouve à plus de 50 km de son domicile ou à plus d’1h30 en transports en commun.
- Les déplacements (carburant, péage, stationnement, transport en commun, etc)
- L’utilisation d’outils issus des nouvelles technologies
- Les fournitures de bureau ou de consommables divers
Les conditions de remboursement d’une note de frais
Pour obtenir le remboursement de ces dépenses, les frais engagés doivent être :
- Strictement professionnels
- Il ne peut y avoir d’équivoque afin de ne pas les considérer comme un avantage en nature.
- Accompagnés de justificatifs ou factures
Les champs obligatoires
Pour que la note de frais soit valide, elle doit obligatoirement contenir les champs suivants :
- Le numéro de la note de frais
- La date ou période concernée
- Le nom du collaborateur
- Son service
- Le motif des frais engagés
- Le lieu
- La nature (repas d’affaires, véhicule, billet de train, d’avion, hôtel, etc.)
- Le montant HT et TTC
- La description des frais
Comment faire une note de frais ?
Établir une note de frais est un processus toujours identique. Le collaborateur avance le montant des dépenses, puis il rédige sa note de frais en prenant soin de mentionner tous les champs évoqués précédemment. Il fournit également les justificatifs de ses dépenses.
Dans le cas où vous auriez perdu un justificatif, il vous restera une solution : la déclaration sur l’honneur. Cette méthode reste néanmoins à utiliser avec parcimonie, pour ne pas vous attirer les foudres du service comptable.
Pour créer une note de frais, vous pouvez utiliser :
1. Un support papier
Souvent employée dans les petites structures qui n’ont pas besoin de traiter beaucoup de notes de frais. Elles ont malgré tout des inconvénients. En premier lieu, l’aspect manuscrit peut entraîner des pertes ou oublis. Il se peut aussi que les difficultés de relecture ralentissent le processus. Sans compter que le papier prend de la place et que cela suppose de disposer de solutions de stockage conséquentes.
2. Traitement de texte ou tableur
Il est possible de créer un modèle sur traitement de texte ou tableur que les collaborateurs n’ont plus qu’à remplir. Les notes peuvent ensuite être imprimées mais le problème du papier se pose à nouveau.
Un tableau Excel peut permettre un stockage numérique mais il sera impossible de joindre les justificatifs, ce qui peut vite être contraignant.
3. Les logiciels de gestion de notes de frais
Plusieurs solutions existent pour permettre aux comptable de disposer de logiciels de gestion de notes de frais agiles et complets. Pour les structures de moyenne ou grande taille, cela peut s’avérer indispensable.
La procédure de remboursement des notes de frais
Une fois que le salarié fournit ses notes de frais, le responsable de service valide les dépenses. C’est ensuite le comptable qui intervient afin de contrôler les justificatifs puis le service financier procède au remboursement.
Les notes de frais peuvent être prises en charge de deux manières :
- Remboursement sur le montant réel des dépenses : ce qui signifie que l’entreprise rembourse la somme exacte avancée par le collaborateur.
- Remboursement au forfait : cela peut notamment s’appliquer si le salarié effectue des achats récurrents. Il est alors automatiquement remboursé à hauteur d’un montant fixe, selon un barème fourni par l’URSAFF
Pour finir, notons qu’il n’existe pas de délai légal précis pour fournir les justificatifs des dépenses par le salarié, à son employeur. L’entreprise a le droit néanmoins d’en fixer un, en interne. Côté employeur, l’entreprise se doit de rembourser les notes de frais dans un délai dit « raisonnable ».
Et pour les freelances ? Retrouvez notre article dédié pour bien gérer vos frais déductibles.
