Si vous émettez régulièrement des factures et souhaitez simplifier la gestion administrative de votre entreprise, le mandat de facturation pourrait être une solution à envisager. Ce dispositif permet d’alléger les tâches administratives en confiant la gestion de vos factures à un tiers. Mais est-ce réellement adapté à votre situation ? Découvrons ensemble ce qu’est un mandat de facturation et comment l’utiliser.
En quoi consiste un mandat de facturation ?
Un mandat de facturation est un accord entre deux entreprises : le mandant et l’entreprise mandataire. Concrètement, le mandant autorise le mandataire à émettre des factures en son nom et pour son compte. Cela signifie que l’entreprise qui effectue la prestation ou la vente ne s’occupe plus de la facturation, cette tâche est déléguée à une autre entreprise.
Ce dispositif est particulièrement utile si vous avez de nombreux clients réguliers, ce qui peut vous faire gagner du temps en automatisant la facturation récurrente, ou si vous facturez de manière forfaitaire.
Il est important de noter que le mandant reste responsable des factures émises par le mandataire. En cas de manquement aux obligations de facturation, notamment concernant les mentions obligatoires, le mandant ne peut pas rejeter la faute sur le mandataire.
Les obligations légales concernant un mandat de facturation
Le mandat de facturation doit respecter certaines conditions pour être valide. Il peut être initié par le mandant ou le mandataire, mais il doit répondre aux critères suivants :
- Accord préalable : Le mandat doit être conclu avant la réalisation de la prestation ou du partenariat concerné, et bien entendu avant l’émission des factures.
- Forme écrite : Il doit être rédigé par écrit et pouvoir être présenté à l’administration fiscale en cas de contrôle.
- Informations obligatoires : Le mandat doit préciser l’identité des deux parties, leur raison sociale, et leur numéro d’identification fiscale. Il doit également indiquer le délai pendant lequel le mandant peut contester une facture émise.
- Frais éventuels : Des frais liés à la facturation sous mandat peuvent être appliqués, à condition qu’ils soient clairement indiqués dans le contrat et qu’il soit précisé qui (mandant, mandataire ou client) les prendra en charge.
- Conservation : Le mandat doit être signé par les deux parties et conservé pendant une durée minimale de 10 ans.
Une exception existe pour les entreprises émettant moins de 10 factures par an : un mandat tacite avec validation est possible. Dans ce cas, chaque facture émise par le mandataire doit être approuvée par le mandant (via un cachet ou une signature), doit être éditée en double exemplaire, et doit comporter la mention « auto-facturation ».
Les obligations liées aux factures émises sous mandat
Les factures émises par le mandataire doivent respecter certaines obligations spécifiques :
- Mention du mandataire : La facture doit indiquer clairement le statut de mandataire, notamment en utilisant le terme « auto-facturation ».
- Double exemplaire : Elle doit être établie en double exemplaire, selon les règles fiscales habituelles. Le mandant conserve un exemplaire pour sa propre comptabilité.
- TVA : La facture est soumise à la TVA selon les règles fiscales habituelles applicables au mandant.
En général, le mandant se charge de valider les factures émises par le mandataire, mais il est essentiel que chaque facture mentionne clairement que c’est le mandataire qui l’a établie.
Les différents types de mandats de facturation
Le type de mandat de facturation dépend de la nature de la relation entre le mandant et le mandataire :
- Relation commerciale : Dans ce cas, le mandataire est le client du mandant. Le mandat de facturation permet au client d’émettre des factures pour le compte du fournisseur pour les services ou biens reçus. C’est ce qu’on appelle l’auto-facturation.
- Sous-traitance : Ici, le mandataire est un tiers, souvent un prestataire de services, comme un cabinet d’expertise comptable. Le cabinet se charge d’émettre les factures pour le compte de l’entreprise mandant, facilitant ainsi la gestion administrative.
Gagner du temps dans votre facturation
Le mandat de facturation peut être une solution efficace pour gagner du temps, surtout si vous avez une charge de travail administrative importante. Cependant, il n’est pas toujours adapté à toutes les situations, notamment en raison des coûts potentiels et de la coordination nécessaire entre les parties.
Si vous recherchez une alternative plus simple, vous pouvez utiliser un logiciel de facturation gratuit, comme Facture.net, qui vous permettrait également de gagner du temps grâce à une gestion simplifiée des devis, des factures, et des clients.
