Toute entreprise se doit de garder une trace des opérations comptables effectuées quotidiennement. Le journal comptable, permet de retracer tous les crédits et débits de la société et contient des écritures dans l’ordre chronologique des mouvements financiers. Chaque opération se doit d’être accompagnée d’un justificatif (factures, pièces de banque, note, etc.).
Le journal comptable est un document obligatoire pour la majorité des entreprises et il est régit par des contraintes légales. Cela signifie qu’il est nécessaire de respecter un certain nombre de règles tant pour sa tenue que pour sa mise en forme. Quelles sont-elles ? Nous vous disons tout.
Journal comptable : définition
Le journal comptable se présente sous forme d’un tableau à deux colonnes. Son but est de garder une trace de toutes les opérations comptables de l’entreprise tant au crédit qu’au débit. Si vos lectures vous amènent à rencontrer des termes tels que « journal général » ou « livre journal », sachez qu’il s’agit exactement de la même chose.
Pour le tenir, il convient d’enregistrer de manière chronologique toutes les écritures comptables. Elles peuvent être reportées dans différents journaux .
Livre comptable et grand livre : quelles différences ?
Ces deux éléments comptables sont obligatoires. Cependant, ils diffèrent l’un de l’autre à plusieurs points de vue.
- Le livre comptable : recense tous les éléments qui affectent le patrimoine.
- Le grand livre : recense les mêmes éléments, en les rattachant à leur compte respectif. On y retrouve le détail, pour chaque écriture, de l’impact sur le compte rattaché.
Votre entreprise doit-elle tenir un journal comptable ?
Ce journal est une obligation légale de comptabilité. Il est donc nécessaire pour toutes les structures, à l’exception des micro entreprises.
Le livre journal est obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à :
- L’impôt sur les sociétés
- Le régime réel d’imposition
- La déclaration contrôlée
- Le régime simplifié
Quelles règles doivent être observées ?
1. Conservation
Tout livre comptable doit être conservé pendant dix ans. Qu’il s’agisse d’un format papier ou numérique. De plus en plus de livres journaux sont à présent dématérialisés grâce aux logiciels de comptabilité agréés.
2. Nombre de journaux
Il est possible de ne tenir qu’un seul journal comptable. Néanmoins, il est plus courant d’en posséder plusieurs, pour des raisons évidentes de praticité et d’identification des mouvements. En attribuant un journal à un type de débit et crédit (par exemple : vente, achat, etc.), il est beaucoup plus simple de distinguer les différents types de dépenses.
3. Tenue du journal
Il est primordial que les écritures apparaissent dans l’ordre chronologique et soient ventilées jour après jour. Il n’existe pas d’enregistrement comptable d’une écriture qui courrait sur plusieurs jours.
Il est également interdit de laisser un blanc ou de raturer, gommer etc. Une écriture dans le livre est par définition indélébile. Il existe néanmoins la possibilité d’émettre une écriture de régularisation ou de correction.
Enfin, les sommes doivent être indiquées dans la monnaie nationale du pays où se situe le siège social de l’entreprise.
Quels éléments doivent obligatoirement figurer ?
- La date pour chaque opération enregistrée
- Le libellé de l’écriture comptable
- Le montant de l’opération comptabilisée
- Le compte concerné par la ligne
Comment intégrer la TVA au journal comptable ?
En tant qu’assujetti à TVA (taxe sur la valeur ajoutée), chacune de vos opérations de vente et d’achat vient impacter un compte. Ce compte est celui de la classe 4456 du plan comptable général (PCG) lorsque la TVA est déductible, ou 4457 lorsqu’elle est collectée.
Logiciels de comptabilité : quels avantages ?
Le bénéfice à retirer d’un logiciel comptable tient à trois aspects clés :
- La possibilité d’écriture multiples. Si par exemple, votre service communication enregistre une dépense, cela vient directement s’écrire dans vos comptes et évite de refaire une saisie comptable.
- La synchronisation : certains logiciels permettent de se synchroniser avec les comptes en banque de l’entreprise. Vous pouvez ainsi suivre les mouvements en temps réel.
- L’édition des documents obligatoires en automatique. Les documents à fournir lors de la clôture de l’exercice comptable sont générés automatiquement, vous épargnant une grande perte de temps.
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