Avec la loi sur la facturation électronique à venir, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir des factures dématérialisées, selon certains standards.
Au cœur de cette réforme se trouvent trois formats de facture électronique majeurs : Factur-X, CII (Cross-Industry Invoice) et UBL (Universal Business Language).
Ces normes, bien que toutes basées sur le langage XML, ont des caractéristiques distinctes et des domaines d’application particuliers qui les rendent uniques.
Dans cet article, nous allons explorer les caractéristiques et avantages de chacun de ces formats dédiés à la facturation électronique !
Les différents types de facture électronique
Une facture électronique, selon l’article 153 de la loi de finances pour 2020, doit répondre à des standards spécifiques. Afin de permettre le traitement automatique des données de facturation, d’assurer l’authenticité des documents et de sécuriser les transactions, les factures dématérialisées doivent obéir à des normes formatées.
Il est important de comprendre qu’une facture électronique n’est pas un simple PDF. Elle doit disposer d’un format structuré, accepté par la DGFiP (Direction générale des Finances publiques).
En France, trois formats ont été retenus pour la facturation électronique :
- Le format Cross Industry Invoice (CII) : homologuée par l’administration fiscale, cette norme contient des données structurées permettant un traitement électronique et automatique. Elle est utilisée dans tous les secteurs industriels (d’où son nom !).
- Le standard Universal Business Language (UBL) : ce format contient aussi des données structurées, basées sur le langage XML. S’il est compatible avec les normes françaises, il est surtout utilisé dans les pays nordiques et dans le secteur de l’e-commerce.
- Le format mixte Factur-X : largement utilisé en France et en Allemagne, cette norme hybride comprend à la fois un fichier de données structurées (pour être lu par les outils de facturation et les plateformes de dématérialisation) et un fichier PDF (pour faciliter la lecture « humaine »). Ce format a été développé pour assurer une transition plus aisée vers la dématérialisation des factures.
Voyons, en détail, les spécificités, utilisations et avantages de chaque format de facture électronique.
Factur-X
Format de facture électronique conjointement développé par la France et l’Allemagne, Factur-X (aussi écrit Facture-X parfois) existe depuis 2017. Ce standard est une mise en œuvre de la Norme Sémantique Européenne EN 16931, un modèle structuré de facture électronique comportant plus de 165 champs de données.
Cette norme a été conçue pour aider à la transition numérique et accélérer la dématérialisation des factures.
Les caractéristiques du format Factur-X
Le format Factur-X se base sur la fusion de deux standards existants : la norme française ZUGFeRD et la norme allemande XRechnung. Souvent décrite comme une facture “mixte” ou “hybride”, Facture-X se distingue par sa double lisibilité. Ce format de facture électronique peut-être décrypté par le Portail Public de Facturation, ainsi que par les plateformes et opérateurs de dématérialisation, tout en s’affichant clairement auprès du destinataire.
En d’autres termes : Factur-X dispose d’une structure XML pour que les systèmes d’information puissent effectuer des intégrations et des traitements automatiques, mais aussi de données lisibles en format PDF.
Les avantages du format Factur-X
Pourquoi choisir la norme Factur-X pour votre entreprise ? Ce format de facture électronique offre plusieurs bénéfices significatifs :
- Un traitement facilité des informations comptables : les données structurées sont facilement exploitables par les logiciels de facturation et les plateformes de dématérialisation.
- Un format populaire en France : Factur-X est pressenti comme le principal format d’échange de facturation électronique sur le territoire français. L’adopter, c’est s’assurer d’être sur la même longueur d’onde que vos fournisseurs et clients basés en France.
- Une nature hybride qui facilite sa compréhension : ce format peut être compris à la fois par l’homme et par la machine sans recourir à des outils de lecture automatique de documents (LAD), ce qui facilite la transition des entreprises vers l’e-invoicing.
- La sécurisation des transactions : Factur-X offre un niveau de sécurité accru pour les transactions, en réduisant les risques de fraude et en garantissant l’intégrité des données facturées.
- Une facilité d’intégration : ce standard franco-allemand s’intègre dans la plupart des systèmes de facturation existants.
- Un échange standard avec l’Allemagne : si votre entreprise travaille avec des clients allemands, il y a de fortes chances qu’ils utilisent aussi la norme Factur-X pour leur facturation. Opter pour ce format va donc fluidifier les opérations commerciales avec eux.
- Une diminution du risque d’erreurs : le format spécifique de Factur-X contient un fichier au format PDF, utile pour relire le document avant de l’envoyer ou de le traiter. Une lisibilité qui aide à réduire le risque d’erreur en assurant l’exactitude et la validité des informations de facturation.
Facture.net adopte le format Factur-X
Dans sa stratégie de transition numérique et d’optimisation de ses services, Facture.net a décidé d’adopter le format Factur-X une fois qu’il deviendra un opérateur de dématérialisation ! Reconnu par le Portail Public de Facturation et pressenti comme principal format d’échange de facture à venir, il était logique (pour nous) d’opter, en priorité, pour ce standard mixte.
Cross Industry Invoice (CII)
La facture intersectorielle, connue sous le nom de Cross Industry Invoice (CII), s’appuie sur une spécification technique développée par l’UN/CEFACT et la contribution de diverses organisations commerciales.
Ce format, conforme à la réforme de la loi sur la facturation électronique, contient plus de 2 000 données, qui peuvent être restreintes ou adaptées en fonction des exigences spécifiques de l’entreprise ou du secteur.
Les caractéristiques du format CII
La spécificité principale de la norme CII demeure son universalité. Ce format de facture électronique est conçu pour être utilisé dans le commerce inter-industriel. Ce standard est donc pertinent pour les entreprises dont les opérations commerciales traversent les frontières et les secteurs d’activités.
Comme nous l’avons énoncé précédemment, la norme CII comprend plus de 2 000 éléments, ce qui offre une grande flexibilité et diversité dans les informations que la facture peut contenir. Certaines sociétés se servent du modèle de données CII pour élaborer leur propre syntaxe, comme par exemple la Facture ISO 20022, conçue pour le secteur financier.
Les avantages du format CII
Dans le contexte de l’adoption croissante de l’e-invoicing, que ce soit en France ou à l’international, le format de facturation électronique Cross Industry Invoice (CII) offre plusieurs avantages aux entreprises :
- La conformité réglementaire : tout comme Factur-X, le format CII est approuvé par l’administration fiscale pour la facturation électronique en France.
- Des données structurées : grâce à sa structure XML, le standard CII facilite le traitement automatique et électronique des factures, réduisant ainsi les erreurs liées aux processus manuels. Il est, bien entendu, pris en charge par le Portail Public de Facturation et les plateformes de dématérialisation.
- Une adaptabilité à l’échelle européenne : le format CII est plébiscité dans de nombreux pays de l’Europe. Les entreprises dont l’activité se situe principalement sur ce continent pourront adopter cette norme pour s’aligner avec leurs clients, partenaires et fournisseurs européens.
- Un grand potentiel de personnalisation : grâce à son modèle de données complet, intégrant des milliers d’éléments possibles, les entreprises ont la possibilité de créer des factures électroniques ultra-personnalisées en fonction de leurs activités et de leurs besoins comptables. Au-delà des mentions obligatoires, elles peuvent inclure, de manière automatisée, des conditions de vente, des informations additionnelles demandées par les clients, des offres spéciales…
- La préservation de l’intégrité comptable et juridique : sa structure sauvegarde et assure l’authenticité des données échangées. Ce format de facture électronique possède donc des garanties comptables et juridiques pour l’expéditeur et le destinataire.
Universal Business Language (UBL)
Norme internationale développée par l’Organisation for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS), le format UBL (Universal Business Language) sera également acceptée par l’administration fiscale française.
Cette norme a été créée dans le but de définir une bibliothèque ouverte et gratuite de documents commerciaux XML normalisés, notamment pour l’approvisionnement et le transport.
Les caractéristiques du format UBL
Répandu auprès des petites et moyennes entreprises, notamment celles du secteur e-commerce, le standard UBL est reconnu au niveau international. Par son caractère universel, ce format de facture électronique fluidifie l’interopérabilité entre différents systèmes et entreprises, simplifiant ainsi les échanges commerciaux internationaux.
Tout comme Factur-X et CII, le format UBL s’appuie sur le langage XML et contribue à la normalisation des données comptables, à l’aube de la loi sur la facturation électronique. Il réduit considérablement le risque d’erreurs et de divergences lors du traitement des factures, optimisant ainsi les flux de travail automatisé.
Si le format UBL connaît déjà un grand succès outre-Atlantique, il est de plus en plus prisé par les gouvernements européens. Par exemple, en avril 2019, les Pays-Bas ont rendu obligatoire la facturation électronique pour tous les fournisseurs de l’État, adoptant une norme internationale basée sur UBL, appelée UBL-OHNL.
Les avantages du format UBL
Comme les deux autres standards présentés dans cet article, l’Universal Business Language présente des avantages certains :
- La conformité réglementaire : le format UBL répond aux exigences réglementaires en matière de facturation électronique. Il est accepté par les administrations publiques dans de nombreux pays, dont la France. La gestion des factures au format UBL sera donc possible au travers du Portail Public de Facturation.
- L’harmonisation des échanges internationaux : reconnu et utilisé dans le monde entier, ce standard s’adresse principalement aux industries internationales qui veulent faciliter les opérations commerciales avec des entreprises étrangères. À cet effet, le format UBL simplifie la communication interculturelle et contribue à renforcer les relations commerciales internationales.
- Une réduction des erreurs et des coûts : grâce à une structure commune et normalisée des données, le format UBL assure la cohérence et la précision des informations transmises via facture dématérialisée. Cette standardisation réduit considérablement les erreurs et les oublis dans le traitement comptable, ce qui optimise l’efficacité des échanges commerciaux et une réduction des coûts liés à la gestion de la facturation.
- Un traitement automatisé : l’utilisation de la norme UBL permet aux plateformes et opérateurs de dématérialisation d’interpréter automatiquement les informations contenues dans les factures. Les entreprises peuvent ainsi créer des flux de travail automatisés, qui réduisent les interventions manuelles et accélèrent le cycle de facturation.
Les données transmises par la facture électronique
Une facture électronique peut contenir de très nombreuses mentions et données, en fonction de vos besoins, de votre activité et de la volonté de vos partenaires, clients ou fournisseurs. Néanmoins, la réforme sur l’e-invoicing a pour objectif, entre autres, de réduire la fraude à la TVA.
Lorsque vous choisirez votre format de facture électronique, les informations seront transmises de manière automatisée à l’administration fiscale. Parmi les mentions qui doivent impérativement être complètes et correctes, pour répondre aux normes de la loi sur la facturation électronique, vous retrouvez :
- Les informations sur le vendeur : raison sociale, adresse de l’entreprise, SIRET.
- Les informations sur l’acheteur : nom du client, adresse de facturation et adresse de livraison (si différente).
- Les numéros d’identification fiscale : numéro de TVA intracommunautaire et Siren des assujettis.
- La nature, la description précise, la quantité et le prix unitaire des produits ou services vendus.
- Le montant hors taxes, le montant de la TVA et le montant total de la facture.
- Les informations de facture : date d’émission et numéro de facture unique.
- Les conditions de paiement et la mention d’un éventuel escompte.
- Les remises, rabais ou ristournes éventuels.
Notre astuce pour choisir le format de ses factures électroniques
Factur-X, Cross Industry Invoice (CII) ou Universal Business Language (UBL) ? Le choix du format de facture électronique adapté à votre entreprise dépend d’un certain nombre de critères.
Les micro-entreprises, TPE et PME qui travaillent uniquement avec le marché français ont tout intérêt à adopter la norme Factur-X, essentiellement utilisée en France et en Allemagne. Par ailleurs, il s’agit du standard qui combine le mieux facilité d’utilisation et efficacité du traitement des données.
Par contre, si vous collaborez avec des partenaires étrangers, les formats CII et UBL s’avèrent plus adaptés. Le CII fluidifiera vos échanges B2B, tandis que l’UBL est particulièrement recommandé si vous gérez un e-commerce international.
Dans tous les cas, la norme choisie doit être en mesure de fournir une solution optimale, efficace et conforme à la réglementation fiscale, tout en permettant une intégration transparente avec vos systèmes d’information et logiciels de gestion comptables existants.
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