Même si un nouveau délai concernant la réforme de la facturation électronique vient d’être accordé, il est important de réfléchir au format que votre entreprise va adopter lorsque la loi entrera en vigueur.
Aujourd’hui, nous vous proposons de voir, en détail, le format UBL (Universal Business Language), un standard conforme à la norme européenne EN 16931 sur la facturation électronique, plébiscité dans les pays scandinaves et souvent utilisé dans le secteur e-commerce.
Comment l’UBL fonctionne en tant que langage universel de communication ? Quels sont les avantages de ce standard particulier ? Comment créer des factures UBL ? On vous dit tout dans cet article !
Qu’est-ce qu’un fichier UBL ?
Le format UBL (acronyme de « Universal Business Language ») est un standard international dédié à la facturation électronique, ayant gagné en popularité ces dernières années ! La raison ? De nombreux avantages techniques et informatiques, notamment pour la vente en ligne et les entreprises internationales.
Développée par l’Organisation for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS), la norme UBL avait pour objectif de définir une bibliothèque libre de droits de documents XML standards et sans redevance, tels que les bons de commande et les factures. Ainsi, le format UBL fut initialement publié en 2004.
À l’heure actuelle, ce standard intervient surtout dans les opérations commerciales et la transmission de facture électronique entre organismes professionnels.
L’Universal Business Language (ou langage universel des affaires, en français) de l’OASIS est destiné à résoudre les problèmes d’interopérabilité et de compatibilité entre les outils commerciaux du monde entier, en définissant un format d’échange XML générique.
Néanmoins, tout comme le format CII, l’UBL n’est pas un standard gravé dans le marbre ! Les données intégrées dans un fichier UBL peuvent être restreintes ou étendues afin de répondre aux exigences de secteurs spécifiques.
En fait, le format UBL fournit :
- Une suite d’objets structurés et leurs sémantiques associées exprimées sous forme de composants de données réutilisables et de documents commerciaux communs.
- Une bibliothèque de schémas XML pour des composants de données réutilisables tels que “adresse”, “article”, “moyen de paiement”… En bref, les mentions courantes des documents commerciaux, comme les factures électroniques.
- Un ensemble de schémas XML pour les factures, bons de commande ou avis d’expédition, construits à partir des composants de la bibliothèque.
Les avantages du format UBL
Le format UBL offre des avantages importants aux entreprises, notamment la simplification du traitement des factures, la conformité aux exigences réglementaires, l’interopérabilité et l’automatisation des processus.
Ces caractéristiques en font un choix judicieux pour les organisations souhaitant un format conforme aux normes internationales et valables dans de nombreuses industries, dont le secteur de la vente en ligne.
Voici les 5 principaux atouts du format UBL pour les factures électroniques :
1) L’adhésion aux normes réglementaires
Le format UBL est conforme aux normes de facturation électronique exigées par l’article 153 de la loi de finances pour 2020. Ce standard est donc reconnu et accepté par les administrations publiques de nombreux pays, y compris la France, permettant la gestion des factures via le Portail Public de Facturation.
La plupart des opérateurs et plateformes de dématérialisation seront également en mesure de lire, traiter et assimiler les données des factures codées en Universal Business Language.
2) L’interopérabilité des transactions internationales
Le format UBL, reconnu à l’échelle mondiale, est idéal pour les multinationales cherchant à simplifier leurs transactions commerciales avec des partenaires étrangers. Largement accepté et utilisé par les organisations du monde entier, ce standard facilite l’interopérabilité entre différents systèmes et entreprises.
Cette compatibilité interculturelle contribue à renforcer les liens commerciaux avec ses clients, partenaires et fournisseurs à travers le monde entier.
3) Une gestion rapide et automatisée
L’adoption de l’Universal Business Language facilite le traitement des factures électroniques en structurant toutes les informations de facturation dans un fichier XML. Cela permet aux outils informatiques de lire rapidement le contenu de la facture, sans nécessiter de retranscription manuelle des données.
Ainsi, les erreurs de saisie sont minimisées et le processus de traitement des factures est accéléré.
4) Une sécurisation accrue des échanges comptables et commerciaux
Le format UBL garantit la sûreté, la fiabilité et l’authenticité des données transmises, apportant des assurances comptables et légales à l’émetteur et au récepteur.
Sa structure XML comprend également une signature électronique, ce qui offre un niveau de sécurité accrue et une légitimité juridique à chaque opération.
5) Une minimisation des erreurs et des dépenses
Grâce à une structure de données standardisée et uniforme, le format UBL garantit la fiabilité et l’exactitude des informations transmises par la facture dématérialisée.
Cette normalisation limite grandement les erreurs et les oublis dans le traitement comptable, optimisant ainsi l’efficacité des transactions commerciales et réduisant les coûts associés au cycle de facturation.
Comment créer une facture au format UBL ?
Pour créer une facture au format Universal Business Language, vous aurez besoin d’un logiciel de facturation qui prend en charge ce standard.
Si vous utilisez déjà une solution comptable, vérifiez sa future compatibilité avec la loi sur la facturation électronique. Le cas échéant, vous pourrez vous tourner vers un autre logiciel ou choisir un opérateur de dématérialisation comprenant un outil de facturation ou de conversion au format UBL.
Dès que vous aurez un logiciel compatible avec UBL, vous pourrez paramétrer votre modèle de facture avec les données à inclure (nom et adresse de votre entreprise, coordonnées de l’acheteur, description des biens ou services fournis, quantités, prix unitaires, montants, etc.), ainsi que les mentions exigées par votre activité et/ou vos partenaires commerciaux.
Une fois le modèle XML établi, la plupart des informations se rempliront automatiquement. Il ne vous restera plus qu’à sauvegarder la facture au format UBL pour générer un fichier XML contenant toutes les informations de manière structurée, prêt à être transmis électroniquement via la plateforme de dématérialisation choisie.
Notre astuce pour tirer profit du format UBL
Vous travaillez avec les marchés scandinaves et les Pays-Bas ? Ou vous avez l’intention de vous implanter dans ces pays prochainement ? Le format UBL se conforme aux exigences légales de la facturation électronique en France, et dans ces territoires. Il regroupe ainsi tous les avantages pour des échanges harmonisés avec vos partenaires commerciaux en dehors de vos frontières…
Afin de faciliter davantage votre transition vers l’e-invoicing, nous vous invitons à découvrir notre solution de facturation gratuite, Facture.net. Lors de l’entrée en vigueur de la réforme, notre outil deviendra opérateur de dématérialisation, pour vous aider à créer des factures électroniques aux normes, en quelques clics !
