Votre entreprise sera bientôt obligée de recevoir des factures électroniques. Progressivement, elle sera aussi soumise à l’obligation d’émission… Parmi les différents formats de facture électronique, lequel choisir ?
Aujourd’hui, nous mettons en lumière la norme Factur-X, standard franco-allemand qui apporte de nombreux bénéfices à votre entreprise.
Cap sur ce format dit « hybride » qui va faciliter votre transition vers l’e-invoicing !
Factur-X, le format phare de la facturation électronique
Le format Factur-X (parfois écrit « Facture X ») est né de la fusion de deux standards existants : ZUGFeRD et XRechnung.
En 2015, la norme franco-allemande ZUGFeRD fut développée pour faciliter les échanges de facturation, concernant des transactions domestiques et transfrontalières. Adressée aux petites et moyennes entreprises, elle est élaborée conjointement par le Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE), et le Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).
Quant au standard XRechnung, élaboré par l’Office allemand de coordination des normes informatiques (KoSIT), il s’agit de la norme officielle de facturation entre les entreprises et les organismes publics d’Allemagne.
Afin de faciliter les opérations commerciales sur son territoire, la France a donc travaillé conjointement avec l’Allemagne pour élaborer un format conforme aux exigences de la norme européenne EN16931.
De là est né le format Factur-X ! Une facture souvent qualifiée de “mixte” ou “hybride”, qui se distingue des autres normes par une double lisibilité en PDF et en XML.
Qu’est-ce qu’un fichier Factur-X ?
Implémentation de la Norme Sémantique Européenne EN 16931, un fichier Factur-X comporte plus de 165 champs de données, des calculs complexes et des règles inhérentes aux lois fiscales européennes.
Sa particularité réside dans son format mixte qui contient :
- Un document PDF avec toutes les informations nécessaires à votre service comptable : coordonnées du fournisseur ou partenaire, numéro de facture, date d’émission, montants HT et TTC, taux de TVA applicable…
- Un fichier de données structurées XML, contenant les mêmes renseignements que le PDF, analysables par les logiciels de facturation, les plateformes de dématérialisation et le Portail Public de Facturation.
Les 5 profils de données Factur-X
Pour faciliter la transition vers la facturation électronique, le standard Factur-X propose 5 profils de données qui répondent aux spécificités métier des entreprises, quelle que soit leur taille.
MINIMUM
Ce profil correspond aux données obligatoires minimales requises par Chorus Pro (qui deviendra le Portail Public de Facturation après la réforme), telles que le SIRET/SIREN du vendeur et de l’acheteur, le numéro de TVA, la devise, les montants HT, la TVA… Il est comparable à une extraction des données d’en-tête et de pied de facture par OCR et vidéocodage.
BASIC Without Line
Celui-ci inclut toutes les données du profil MINIMUM, ainsi que des mentions facultatives comme les références de livraison, le mode de paiement, le numéro de bon de commande…
BASIC
Ce profil de Facture X reporte les données BASIC WL, en plus des informations importantes que chaque ligne de facture doit contenir (détails des produits ou services vendus, nature de l’achat, prix…).
EN 16931
Ce schéma XML contient toutes les données prévues par la norme sémantique européenne EN16931, notamment les informations obligatoires des factures et les nouvelles mentions prévues par la loi sur l’e-invoicing.
EXTENDED
Ce profil correspond à l’EN16931 enrichi de données supplémentaires qui répondent aux besoins spécifiques de certaines industries ou secteurs d’activité. Par exemple : une facture comprenant de multiples lieux de livraison, ou une livraison en plusieurs fois, ou des conditions de règlement spéciales.
Les avantages de Factur-X
Le format Factur-X est déjà le standard des échanges entre les entreprises et l’Etat français. Compatible avec Chorus Pro (qui deviendra le Portail Public de Facturation), la facture X est entrée dans les mœurs. Elle s’annonce comme étant le format phare de la réforme sur l’e-invoicing !
Il faut dire que ce standard mixte présente plusieurs atouts pour les petites et moyennes entreprises œuvrant sur le marché français :
- Un format hybride : comme ce format combine à la fois un document PDF et un fichier de données XML, les responsables comptables peuvent facilement lire et traiter les informations reçues. Ils n’ont pas besoin de passer par un outil supplémentaire, ce qui est un véritable gain de temps.
- Des factures personnalisables : grâce aux 5 profils XML incorporés dans le format Factur-X et aux 165 champs de données disponibles, les entreprises peuvent éditer des factures contenant toutes les mentions obligatoires, mais aussi celles spécifiques à leur activité.
- La standardisation et la compatibilité avec les systèmes européens : Factur-X a été conjointement développé par la France et l’Allemagne dans le but de mettre en application la norme sémantique européenne EN 16931. Ceci facilite l’interopérabilité, les échanges commerciaux et la standardisation des factures électroniques entre les entreprises européennes.
- Un format populaire : étant donné que Facture X s’annonce comme le format le plus utilisé pour la facturation électronique, les logiciels comptables et les opérateurs ou plateformes de dématérialisation seront largement compatibles avec cette norme.
Comment créer une Facture X ?
La génération d’un fichier Factur-X peut être réalisée par des logiciels de facturation compatibles avec cette norme. Comment cela se déroule concrètement ?
Ces outils créent un document PDF avec toutes les informations de facturation nécessaires, puis génèrent un fichier XML contenant les mêmes données dans un format structuré. Le contenu de la facture XML varie en fonction du “profil” choisi.
Ces deux fichiers sont ensuite combinés en un seul fichier Factur-X, prêt à être traité de manière automatisée par les plateformes de dématérialisation, ou déposé directement sur le Portail Public de Facturation.
Facture.net génère vos factures au format Factur-X
En tant que futur opérateur de dématérialisation, Facture.net prévoit d’adopter le format Factur-X, offrant ainsi une solution flexible, pratique et gratuite pour les entreprises.
Cette approche vous permettra de répondre efficacement à la législation en matière de facturation électronique, tout en réduisant les coûts de fonctionnement de votre service comptable et en accélérant le cycle de traitement des factures.
Notre astuce pour éditer des Factures X
Avez-vous déjà réfléchi à votre solution de facturation lors de l’application de la réforme sur l’e-invoicing ? Le choix d’un logiciel qui supporte le format Factur-X est crucial pour les petites et moyennes entreprises en quête de facilité, qui travaillent essentiellement avec le marché français (ou allemand).
Notre conseil : essayez notre solution de facturation gratuite Facture.net dès maintenant !
