La facture de situation ou d’avancement est un document comptable utilisé principalement dans les secteurs de BTP, de l’artisanat et certaines sociétés de prestation de services.
La facture de situation concerne les chantiers ou prestations réalisées sur le long terme. Ainsi, vous pouvez utiliser ce document pour échelonner les règlements en fonction de l’avancement des travaux ou de la réalisation des prestations.
Voici tout ce que vous devez savoir pour utiliser et créer une facture de situation.
- Définition de la facture de situation
- Comment calculer une facture de situation ?
- Quelle différence entre la facture de situation et un acompte ?
- Mentions obligatoires et réalisation d’une facture de situation
- La facture de clôture : qu’est-ce que c’est ?
- Pourquoi utiliser une facture de situation ?
Définition de la facture de situation
Qu’est-ce qu’une facture de situation ? Ce document comptable spécifique, appelé aussi facture d’avancement, vous sera utile si vous réalisez des prestations de services à long terme.
En effet, la facture d’avancement est utilisée pour échelonner les règlements en fonction de l’avancement des travaux et se présente sous forme de plusieurs factures.
Les factures seront réalisées périodiquement selon le contrat établi entre votre entreprise et le client. Chaque montant est calculé en fonction du pourcentage de l’avancement des travaux ou à la fin d’une prestation spécifique.
La facture de situation est soumise à certaines règles et peut varier selon les métiers.
Comment calculer une facture de situation ?
Vous pouvez calculer le montant d’une facture d’avancement de deux façons :
- Calcul de chaque prestation en fonction du montant global de la facture, selon un pourcentage.
- Calcul divisé en lots ou marchés qui correspondent à une prestation particulière.
Le calcul par lots ou marchés est particulièrement utile lorsque plusieurs prestataires de services interviennent sur un chantier ou sur un projet. Chaque sous-traitant peut alors facturer son lot en fonction de l’avancée du projet à l’entreprise donneuse d’ordre.
Dans ce cas, c’est l’entreprise donneuse d’ordre qui sera chargée de créer et donner la facture globale au client.
Sur cette facture globale devront figurer le détail de l’avancement de chacun des lots ainsi que le pourcentage d’avancement pour le projet dans sa globalité.
Quelle différence entre la facture de situation et un acompte ?
La facture de situation et l’acompte permettent tous deux de générer de la trésorerie pour commencer les prestations mais il s’agit du seul point commun. L’acompte est un règlement unique réalisé avant la livraison ou le début d’une transaction.
L’acompte permet de garantir la transaction avec le versement d’une partie du montant total de la prestation. La facture d’acompte permet d’attester ce versement et l’acompte doit apparaître sur le devis.
La facture de situation permet d’échelonner les paiements sur la durée des travaux ou de la réalisation de la prestation. La facture d’avancement est donc émise pendant la réalisation des travaux ou du projet contrairement à la facture d’acompte.
Mentions obligatoires et réalisation d’une facture de situation
Les mentions obligatoires d’une facture de situation sont les mêmes que pour une facture classique avec quelques spécificités en plus.
Vous devez mentionner les mêmes mentions obligatoires que sur une facture classique, à savoir :
- L’identité du vendeur avec nom, adresse, raison sociale, numéro de SIRET et lieu d’immatriculation ;
- Numéro d’identification TVA du vendeur et du client, la structure juridique et le montant du capital social ;
- Les coordonnées du client ;
- Le détail de la prestation avec quantité, désignation, le taux de TVA ;
- Le montant total à payer ;
- Les modalités de paiement ;
- Les pénalités de retard.
À ces mentions doivent être ajoutées des mentions spécifiques à la facture de situation :
- Le numéro de la facture d’avancement ;
- Le devis de référence ;
- La désignation des lots ou marchés si vous faites appel à des sous-traitants ;
- Le degré d’avancement des travaux ou du projet dans leur globalité ;
- Le degré d’avancement de la précédente facture de situation et le montant qu’il reste à payer ;
- Le montant de la facture d’acompte, si acompte il y a eu.
La facture de clôture : qu’est-ce que c’est ?
Une fois que toutes les factures de situation ont été créées et transmises au client, vous devez créer une facture de clôture. Il s’agit de la facture finale qui regroupe toutes les factures de situation.
Sur cette facture doivent figurer :
- Les mentions obligatoires présentes sur une facture classique ;
- La liste des factures d’acompte et de situation émises durant la prestation ;
- Le montant hors taxes ;
- Le montant de la TVA ;
- Le montant restant à payer TTC.
Si vous réalisez un projet ou des travaux à long terme, vous devrez donc créer une facture de clôture récapitulant toutes les factures d’avancement émises pendant la réalisation des travaux. La facture de clôture permet de clore le contrat et la relation entre vous et votre client à la fin de la prestation.
Pourquoi utiliser une facture de situation ?
La principale utilité d’une facture de situation ou d’avancement est de générer de la trésorerie avant la réalisation des travaux.
L’échelonnement des règlements vous permet de payer la main d’œuvre, les sous-traitants et les matériaux ou toute dépense nécessaire à la réalisation de la prestation.
En effet, la réalisation d’un projet nécessite souvent des dépenses, c’est pourquoi certains métiers nécessitent des versements d’acompte ou la réalisation de factures de situation.
Les secteurs du BTP ou des agences web, de communication ou de développement sont particulièrement concernés par les factures de situations. Les chantiers ou les projets peuvent durer plusieurs mois et nécessitent alors la création de factures de situation.
Les paiements intermédiaires permettent aux prestataires d’éviter des trous de trésorerie et d’assurer la pérennité de votre société.
La facture de situation permet aussi de faire un point régulier sur l’avancement du projet en fonction du planning établi et permet d’assurer un bon suivi de la comptabilité.
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Notre conseil pour créer une facture de situation
Pour gagner du temps dans votre facturation, pensez à utiliser un logiciel de facturation comme Facture.net.
Vous pourrez suivre l’avancement des travaux en créant vos factures de situation en ligne en quelques clics. Les factures électroniques sont rapides et simples à générer et facilitent la gestion de votre comptabilité. Vous pouvez automatiser le processus de facturation pour optimiser votre temps et vous concentrer sur la réalisation de vos projets.
Si votre entreprise réalise des projets à long terme, la facture de situation vous permettra d’échelonner les règlements, de générer de la trésorerie et de suivre de près votre comptabilité pendant la réalisation du projet.
