Lorsque l’on dirige une entreprise ou que l’on est indépendant, la facturation est une étape obligatoire.
S’il est possible de créer et d’éditer ses factures “manuellement”, à l’aide d’un logiciel de traitement de texte ou d’un tableur par exemple, cette méthode présente un certain nombre de défauts qui peuvent vous pousser à commettre des erreurs de facturation.
Découvrons ensemble les 10 erreurs bêtes de facturation les plus souvent rencontrées, ainsi que les façons de les éviter grâce à un logiciel de facturation comme Facture.net !
1) Les factures non sauvegardées
Le stockage de données importantes sur un disque dur ou une clé USB est loin d’être la meilleure solution pour les conserver. Personne n’est à l’abri d’un pépin informatique : si votre ordinateur décide subitement de rendre l’âme, c’est toutes les données sauvegardées sur votre disque dur qui sont menacées. Ennuyeux, sachant que vos factures doivent légalement être conservées pendant au moins 10 ans.
Pour vous éviter cette erreur dans la gestion de votre facturation, préférez un stockage de vos factures en ligne avec un outil de facturation. Vous pouvez en plus y accéder de n’importe quel ordinateur, à n’importe quel moment, en ligne.
2) Les numéros de facture non mis à jour
Pour être en parfaite conformité, vos factures doivent être identifiées par un numéro unique et classées selon un ordre chronologique.
Lorsque vous éditez vos factures à la main, que ce soit sur papier ou sur un document informatique, vous prenez le risque de donner le même numéro à deux factures différentes, ou de manquer une étape dans la chronologie. Elles deviennent alors caduques. Cette erreur de facturation peut vous coûter une amende en cas de contrôle par l’administration.
En utilisant un outil de facturation en ligne, la numérotation de vos factures est générée de manière automatique. Vous n’avez plus besoin de vous en occuper : vous êtes certain que le classement est conforme.
3) Les erreurs de calcul
En rédigeant une facture à la va-vite, vous pourriez commettre de petites erreurs de calcul qui nuiraient à votre facturation.
Prix de la prestation, calcul de la TVA, montant total de la marchandise… Les calculs de facturation en entreprise accumulent souvent plusieurs données à prendre en compte. Si vous faites vos calculs à la main, en plus de vous demander du temps, cette procédure augmente vos risques d’erreur de facturation.
Par exemple :
- Vous pouvez sous-estimer (ou surestimer) le montant des prestations ou produits vendus ;
- Vous pouvez vous tromper dans le calcul de la TVA.
Avec un logiciel de facturation, il n’y a plus aucun risque : vous n’avez qu’à renseigner les prix unitaires HT et les quantités, le reste est calculé automatiquement.
4) Les coordonnées client introuvables
Ça fait longtemps que vous n’avez pas facturé ce client ? Vous avez beau avoir fouillé partout, impossible de mettre la main sur les coordonnées de ce client qui n’avait pas passé commande chez vous depuis un certain temps. Vous ne retrouvez plus la dernière facture avec ses coordonnées ?
Cela tombe mal : le nom et l’adresse font partie des mentions obligatoires sur une facture, vous ne pouvez pas vous en passer et il peut être difficile de déranger votre client pour ce type de demande.
Avec un logiciel combinant CRM (Gestion de la relation Client) et factures, vous gardez une trace de tous vos contacts et pouvez accéder en un clic à leurs coordonnées. En créant vos factures en ligne, l’outil garde en mémoire toutes vos factures et les données qui y sont mentionnées. Ne cherchez plus vos anciens clients, ils sont tous sauvegardés en ligne, ce qui vous permet également de travailler sur votre facturation lorsque vous êtes en déplacement pour gagner du temps.
5) La date de la facture erronée
Une seule règle à retenir : la facture doit comporter la date de son jour d’émission. Si vous utilisez une facturation informatique sous tableur, par exemple, vous pourriez oublier de changer la date. Votre document n’est alors plus valable à cause de cette erreur de facturation.
Ne pensez plus à toutes ces données à mettre à jour chaque fois que vous éditez une facture. La facturation avec un outil en ligne vous permet de générer automatiquement la date du jour.
À lire aussi : Facturation différée : qu’est-ce que c’est ?
6) Le délai de paiement non précisé
Il est essentiel d’indiquer un délai de paiement et des pénalités de retard dans vos factures (du moins, celles qui sont adressées à des professionnels). C’est notamment un très bon moyen d’éviter les retards de paiement.
Une solution de facturation vous permet de renseigner ces informations très simplement et de ne pas passer à côté.
7) Le mauvais taux de TVA
Entre les différents taux applicables, les seuils pour bénéficier de la franchise en base de TVA, l’erreur de facturation n’est pas loin ! En sachant qu’une TVA facturée à tort est due par celui qui a émis la facture, sans que cela vienne déduire la facture de votre client, cette erreur de facturation peut vous coûter cher.
En éditant votre facture avec un outil en ligne, le taux se calcule automatiquement et met à jour les montants. Vous n’avez rien à gérer, encore une fois.
8) L’affichage d’un ancien RIB pour le paiement
Vous avez changé de banque, mais vous avez oublié de mettre à jour le RIB qui figure sur votre facture. Vos clients continuent alors de virer le montant des prestations ou de la marchandise sur votre ancien compte. S’il est encore ouvert, vous évitez le drame. Si votre compte est fermé, il vous faudra alors contacter votre client et lui demander de refaire son virement, une fois qu’il aura récupéré les fonds. Selon le degré de compréhension de votre client, cela peut entacher votre relation avec lui.
Avec un outil de facturation en ligne, vous mettez à jour une bonne fois pour toutes vos données, qui seront ensuite mises à jour pour toutes les factures à venir.
9) L’envoi d’une facture au mauvais client
La facture est prête, toutes les mentions obligatoires y sont présentes, il ne reste plus qu’à l’envoyer ! Quelque temps plus tard, votre client vous contacte pour vous demander à quoi correspond la facture reçue. Vous vous êtes trompé de client !
Pour être en parfaite conformité et régler cette erreur de facturation, vous devrez alors éditer un avoir sur la facture à ce client et émettre une nouvelle facture pour le bon client. Avec une facturation en ligne, cette procédure se fait facilement et tient les compteurs à jour.
10) La perte d’une ancienne facture
Vous étiez pourtant persuadé d’avoir tout archivé, numéroté correctement toutes vos factures, mais rien à faire : la facture que vous cherchez est introuvable ! Que ce soit dans le cadre d’un contrôle par l’administration ou d’une simple recherche d’informations, ce n’est jamais bon signe de perdre une facture.
En éditant vos factures en ligne, l’outil archive automatiquement toutes vos factures. Vous évitez facilement cette erreur de facturation.
Comment éviter les erreurs de facturation ?
Utilisez un outil de facturation en ligne
Les erreurs de facturation vous coûtent du temps, mais aussi de l’argent. Avec toutes les données à prendre en compte, c’est souvent difficile de les éviter. Pour limiter les risques, il vaut mieux ne pas prévoir de les faire à la main. Même si vous avez des difficultés avec l’outil informatique, utiliser un logiciel de facturation vous permettra de considérablement restreindre les erreurs de facturation. Sauvegarde automatique, mise à jour de vos données, recherche dans vos anciennes factures, tout est facilité en utilisant un ordinateur pour facturer plutôt que la feuille et le stylo.
Ne faites pas de copier-coller
Chaque facture doit être unique. Pour éviter les erreurs de facturation, vous devez restreindre votre usage du copier-coller. Réservez-le pour le nom de vos prestations ou de vos produits vendus. Pour le reste, faites confiance à votre logiciel de facturation en ligne ou remplissez les mentions à la main.
Pourquoi utiliser un logiciel de facturation en ligne ?
Des documents accessibles de n’importe quel appareil
Utiliser un logiciel de facturation en ligne vous permet d’accéder à votre compte, peu importe l’heure ou l’endroit d’où vous vous connectez. Vous travaillez sur plusieurs appareils ? Passez de votre ordinateur, à votre laptop ou votre tablette, votre outil de facturation vous suit !
Un suivi de facturation facilité
Un outil de facturation en ligne, comme Facture.net, ce n’est pas seulement la possibilité d’éditer vos factures. Vous pouvez également créer vos devis et suivre toute la facturation pour chaque prestation en mettant à jour leur statut. Vous avez fait une erreur ? Vous pouvez facilement créer un avoir pour votre client. Vous avez également la possibilité d’enregistrer les acomptes. Toute votre comptabilité à portée de mains.
Un logiciel de facturation qui fait office de CRM
Quand vous commencez à avoir quelques clients, il peut être difficile de tenir un registre à jour et de faire un suivi personnalisé. Pour vous épauler dans cette démarche, la facturation en ligne avec Facture.net propose aussi un outil CRM. Vous avez votre fichier clients avec tout l’historique des activités le concernant. Votre suivi est facilité.
Des statistiques sur votre comptabilité
Il peut être fastidieux d’établir des statistiques sur une période donnée. Avec un outil de facturation en ligne, ils sont générés automatiquement. Vous avez une vue rapide et simple sur votre chiffre d’affaires, les devis générés et signés, etc. Vous pourrez prendre des décisions éclairées pour votre stratégie d’entreprise.
Une comptabilité simplifiée grâce à la facturation en ligne
Les erreurs de facturation ne sont pas inévitables. Pour vous accompagner dans votre comptabilité, la solution de facturation gratuite Facture.net vous donne accès à tous les outils de facturation et de suivi dont vous aurez besoin.
Utiliser un logiciel de facturation et CRM vous permet donc d’éviter de nombreuses erreurs bêtes qui pourraient vous coûter du temps et de l’argent. Et quand il existe des solutions complètes et 100 % gratuites comme Facture.net, il n’y a aucune raison de se priver !
