Vous êtes entrepreneur et votre société prend de l’ampleur ? C’est le moment d’embaucher un premier salarié. Suivez nos conseils pour réussir votre création d’emploi.
Laissez-vous guider pour savoir si votre entreprise est prête à recruter du personnel. Ensuite, publiez votre offre puis découvrez les formalités obligatoires pour les employeurs lors d’une prise de poste.
Êtes-vous prêt à embaucher votre premier salarié ?
Le recrutement d’un collaborateur nécessite plusieurs étapes préalables. Avant d’embaucher un premier salarié, parcourez notre check-list.
Faites le point sur vos ressources
Embaucher un premier salarié est un levier pour accroître votre activité et générer des bénéfices sur la durée. Malheureusement, à court terme, le recrutement coûte cher aux petites et moyennes entreprises.
Avant de publier une offre d’emploi, calculez le coût mensuel et annuel du contrat en CDI ou en CDD. Vous pouvez effectuer une simulation de ce montant sur le site de votre agence Pôle emploi. Ce service permet de visualiser la somme versée au personnel avant le prélèvement des cotisations sociales.
Il existe aussi des aides publiques à l’embauche. Ces dispositifs vous donnent droit à des aides financières, sous certaines conditions, si vous recrutez un demandeur d’emploi.
Vérifiez vos locaux
Impossible d’embaucher un premier salarié si vous n’avez pas la place de l’accueillir. Le droit du travail ne vous impose pas d’obligation en matière de superficie. Assurez-vous toutefois que vous disposez d’au moins 10 m² par personne recrutée.
La loi demande aux employeurs de veiller à la sécurité et à l’hygiène au sein de leur entreprise. Vous devez protéger la santé physique de votre personnel, garantir son confort et prévenir les risques professionnels.
Avant le recrutement de votre salarié, commandez le matériel nécessaire à son travail. Par exemple, pour un emploi administratif, achetez au moins un bureau, un ordinateur et une chaise ergonomique.
Prévoyez une charge de travail suffisante
En tant qu’entrepreneur, vous avez l’habitude d’effectuer un travail important. Difficile d’évaluer la quantité de tâches à attendre lorsque vous embauchez votre premier salarié !
S’il s’agit d’un contrat à plein temps, vous devez faire travailler votre personnel 35 heures par semaine. Autrement, l’embauche ne sera pas rentable pour votre entreprise.
Vous n’avez besoin que d’un salarié à temps partiel ? Calculez soigneusement la durée de son travail. Si vous sous-estimez celle-ci, vous payerez des heures supplémentaires à votre employé.
Comment trouver la perle rare ?
Maintenant que vous êtes prêt à embaucher un premier salarié, place au recrutement. Voici les grandes étapes de la publication de l’offre d’emploi à la rédaction du contrat de travail.
Rédigez une annonce attrayante, mais réaliste
Le but d’une offre d’emploi est d’attirer le meilleur profil dans votre entreprise. Préparez une description de poste séduisante, mais qui n’induit personne en erreur.
Par exemple, si vous souhaitez embaucher votre premier salarié pour faire face à un accroissement d’activité, dites-le dans votre annonce. Précisez vos attentes en termes de rythme de travail et de résultat.
Faites la liste, dans votre offre d’emploi :
- de la formation requise,
- des compétences préalables,
- et du niveau d’expérience exigé.
N’oubliez pas d’indiquer les horaires de travail, le type de contrat (CDD ou CDI) et l’emplacement de votre entreprise.
Diffusez l’annonce d’offre d’emploi
Il existe des dizaines de sites où les employeurs peuvent diffuser leurs offres d’emploi.
Outre les plateformes de recrutement généralistes, ciblez celles spécialisées dans votre secteur d’activité. Certains sites publient uniquement des offres d’emploi concernant la culture, le tourisme ou l’industrie.
Pour embaucher un premier salarié, vous pouvez aussi passer par l’Apec (Association pour l’emploi des cadres) ou le service de recrutement de Pôle emploi.
Enfin, décrivez le poste recherché sur les réseaux sociaux. De nombreux chercheurs d’emploi utilisent LinkedIn pour trouver un travail en CDD ou en CDI.
Réalisez des entretiens
Lorsqu’un candidat vous intéresse pour un poste dans votre entreprise, rencontrez-le rapidement. L’entretien d’embauche permet d’obtenir des informations sur sa formation et son aptitude à effectuer le travail demandé.
Le contenu de l’entretien d’embauche est encadré par le Code du travail. Celui-ci proscrit les questions trop personnelles, sans rapport avec l’emploi présenté dans l’offre.
Vous souhaitez contacter les précédents employeurs des candidats pour confirmer des informations ? En tant que recruteur, vous avez le droit de le faire. Par souci de transparence, informez-en votre futur salarié au préalable.
Négociez et rédigez une promesse d’embauche
Si vous désirez embaucher un premier salarié déjà courtisé par d’autres entreprises, faites-lui signer une promesse d’embauche. Cette démarche officialise votre intention de le recruter. En échange, il s’engage à travailler pour vous.
Vous avez l’obligation de faire figurer dans votre promesse d’embauche la description du travail, la date de prise de poste et le salaire. Dans le cas d’un CDD, précisez la durée du contrat.
La rédaction d’une promesse d’embauche est une formalité facultative. Elle ne dispense pas l’employeur d’écrire un contrat de travail ni une DPAE (déclaration préalable à l’embauche).
Préparez le contrat de travail
Autre étape clé pour officialiser l’embauche d’un premier salarié : établir un contrat de travail.
Ce document stipule s’il s’agit d’un CDI (contrat à durée indéterminée) ou d’un CDD (contrat à durée déterminée). Il précise aussi :
- quel travail est attendu du salarié,
- sa position hiérarchique,
- et sa rémunération.
Votre entreprise a l’obligation de respecter les engagements pris dans ses contrats. Les conditions de travail du personnel sont néanmoins modifiables avec des avenants. Tout comme un contrat de travail, un avenant doit être signé par vous et votre salarié.
Les obligations légales pour embaucher un salarié
En tant qu’employeur, vous avez des obligations réglementaires vis-à-vis de votre personnel. Découvrez les formalités au moment d’embaucher votre premier salarié en CDD ou en CDI.
Déclaration préalable à l’embauche
La principale démarche est de compléter une déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Les employeurs ont l’obligation de remplir ce document au moins 8 jours avant l’embauche d’un membre du personnel.
La réception de la DPAE par l’Urssaf déclenche :
- l’inscription de votre entreprise à la sécurité sociale ainsi qu’à l’assurance chômage,
- l’immatriculation du personnel à la CPAM (caisse primaire d’assurance maladie),
- la demande d’un examen médical d’embauche.
La DPAE remplace l’ancienne déclaration unique d’embauche (DUE) pour les entreprises.
Devoir d’information auprès du salarié
Un employeur a l’obligation d’informer son personnel sur ses droits. Quelques informations sont à afficher au sein de votre entreprise dès l’embauche de son premier salarié. C’est le cas des :
- coordonnées de l’inspection du travail,
- numéros des services d’urgence,
- et des consignes de sécurité.
D’autres informations obligatoires peuvent être diffusées par mail, par courrier ou sur un intranet. Sont concernés :
- la convention collective applicable à votre entreprise,
- les textes de loi relatifs au harcèlement au travail,
- la date et la durée des congés payés.
Si vous modifiez l’aménagement du temps de travail dans votre entreprise, vous devez en informer votre salarié via votre panneau d’affichage.
Mutuelle d’entreprise
L’adhésion à une mutuelle d’entreprise fait partie des démarches obligatoires lors d’une création de poste. Certaines mutuelles proposent des offres adaptées aux TPE et PME. Elles s’occupent des démarches administratives et de la gestion des contrats.
La plupart des CDD sont dispensés d’adhérer à une complémentaire santé. Informez-vous auprès de la DILA (direction de l’information légale et administrative) pour savoir si vos nouveaux salariés sont obligés d’être couverts.
En plus de la complémentaire santé obligatoire, vous pouvez proposer à votre personnel un contrat de prévoyance. Ce service facultatif lui offre des garanties en cas d’invalidité ou d’incapacité de travail.
Déclaration sociale nominative
Chaque mois à partir de l’embauche de son premier salarié, votre entreprise remplit une DSN (déclaration sociale nominative). Cette formalité obligatoire permet de transmettre des informations à l’Urssaf, Pôle emploi, l’Assurance Maladie ainsi qu’au régime d’assurance retraite.
L’envoi de la déclaration sociale nominative se fait en ligne. Vous pouvez effectuer cette démarche vous-même ou la déléguer à votre expert-comptable.
Il existe des logiciels de paie qui traduisent automatiquement les données des bulletins de paie en informations pour la déclaration sociale nominative. Pensez-y pour simplifier la gestion de la paie dans votre entreprise !
Affiliation aux organismes sociaux
La DPAE (déclaration préalable à l’embauche) remplace plusieurs formalités qui étaient auparavant distinctes pour les employeurs. Désormais, quand une entreprise désire embaucher son premier salarié, elle n’a plus à l’affilier séparément à la Sécurité sociale, à l’Urssaf puis à une caisse d’assurance retraite.
Complétez votre DPAE au plus tard 8 jours avant l’embauche, c’est-à-dire avant la prise de poste. Votre employé sera protégé par le régime général de sécurité sociale en cas de maladie, d’invalidité, de maternité ou d’accident du travail.
L’envoi de la DPAE déclenche aussi le rattachement de votre personnel à une Carsat. Ce service public s’occupe de la gestion des droits à la retraite pour les salariés du secteur privé.
La gestion au quotidien avec un salarié
Ça y est, vous avez réussi à embaucher un premier salarié. Après la prise de poste, il vous reste à organiser le travail de votre personnel, sa rémunération et sa formation.
Organiser son planning de travail
Pour assurer la santé et la sécurité des salariés, le droit encadre l’aménagement du temps de travail. Par exemple, une pause d’au moins 20 minutes consécutives est obligatoire pour chaque période de 6 heures.
La durée légale d’un contrat à temps complet est de 35 heures hebdomadaires. Les heures supplémentaires doivent être majorées entre 25 et 50 % (selon leur nombre), ou rétribuées par un temps de repos compensateur (RCR).
Si vous venez d’embaucher votre premier salarié, définissez clairement son emploi du temps. Fournissez-lui le maximum d’informations afin qu’il respecte la durée de travail prévue dans son contrat.
Assurer sa formation
Il existe deux types de formations :
- les formations obligatoires pour le personnel,
- et les modules facultatifs.
Les premières sont rémunérées et organisées par les employeurs pendant les heures de travail. Il s’agit des formations permettant aux employés de s’adapter à leur poste, ses outils et ses procédures. Votre entreprise est tenue de les mettre en œuvre lorsqu’elle embauche son premier salarié.
Les secondes formations concernent la reconversion professionnelle. Par exemple, un salarié en vacances a le droit d’utiliser son compte personnel de formation. S’il souhaite le faire durant ses horaires de travail, il doit demander l’accord préalable de son employeur.
Gérer la paie du nouveau salarié
Pensez à demander un RIB au moment d’embaucher votre premier salarié, pour faciliter la gestion de sa paie. Son montant est précisé dans le contrat, puis recalculé en fonction des heures supplémentaires effectuées.
Vous devez remettre une fiche de paie au personnel de votre entreprise, qu’il soit en CDI ou en CDD. Sur ce document figure obligatoirement :
- l’identification de l’employeur,
- celle de l’employé,
- son salaire brut,
- et à partir de juillet 2023, son revenu net après déduction des cotisations sociales.
En cas d’erreur dans une fiche de paie, l’employeur a le droit de réclamer le trop-perçu au salarié.
Organiser l’entretien annuel d’évaluation
Le Code du travail autorise les entreprises à organiser des entretiens d’évaluation du personnel chaque année. Optionnels, ils servent à faire le point sur les aptitudes professionnelles et les performances des salariés.
Certaines conventions collectives rendent les entretiens annuels obligatoires. Consultez celle de votre secteur d’activité pour savoir si votre entreprise est concernée.
Attention à ne pas confondre :
- l’entretien annuel d’évaluation facultatif,
- et l’entretien professionnel obligatoire, qui a lieu tous les 2 ans.
Ce dernier concerne l’évolution professionnelle et la formation du personnel. À cette occasion, l’employeur informe le salarié des dispositifs de formation et des aides disponibles.
Les erreurs à éviter lors de votre première embauche
Pour terminer, voyons quels sont les 3 pièges à éviter quand vous voulez embaucher un premier salarié.
Premièrement, évitez les offres d’emploi floues ou incomplètes. Vous perdrez du temps à donner des informations complémentaires aux candidats.
Ensuite, si vous trouvez le salarié idéal, n’attendez pas pour le recruter. Faites-lui signer une promesse d’embauche avant qu’un autre employeur ne lui propose du travail.
Enfin, ne prenez pas de retard avec les formalités administratives. Complétez votre DPAE avant l’embauche puis, chaque mois, envoyez à l’Urssaf la déclaration sociale nominative (DSN) de votre salarié.
Notre astuce pour embaucher votre premier salarié
Grâce à notre article, vous savez comment embaucher votre premier salarié dans les règles de l’art. À votre clavier pour rédiger votre offre d’emploi puis sélectionner le meilleur profil !
Toutes ces formalités administratives vous font perdre du temps ? Essayez notre solution de facturation gratuite. Elle simplifie votre vie d’entrepreneur en éditant rapidement vos devis et factures.
