Le bon de commande est un document utile à transmettre au client lorsque vous concluez une vente. Bien qu’il ne soit pas obligatoire, il permet de détailler le contenu de la commande et de rassurer vos clients.
Le bon de commande est fréquemment émis par les vendeurs pour sécuriser les ventes. Vous devez indiquer certaines informations et intégrer les conditions générales de vente sur vos BDC pour qu’ils soient conformes et complets. Alors comment bien remplir un bon de commande ?
Dans cet article, vous trouverez toutes les informations à intégrer sur vos bons de commande pour finaliser vos transactions.
Qu’est-ce qu’un bon de commande ?
Le bon de commande a une valeur d’engagement entre le client et l’acheteur. Il permet d’indiquer que l’acheteur s’engage à fournir les produits ou les services inclus sur le document, tandis que le vendeur s’engage à payer la commande. Le bon de commande permet de justifier l’existence du contrat de vente.
Lorsque le bon de commande est signé avec la mention “lu et approuvé” ou “bon pour accord” par le client, le vendeur peut alors envoyer sa facture. Le BDC est donc un document qui définit et valide les modalités d’une prestation de vente entre un vendeur et un acheteur que ce soit en B to B ou en B to C. Le bon de commande permet de communiquer au client toutes les informations pré-contractuelles avant de valider la vente.
Est-il obligatoire de créer un bon de commande ?
Le bon de commande n’est pas un document obligatoire. Une vente peut être conclue lorsque l’acheteur et le vendeur se sont mis d’accord sur le produit et son prix.
Tout comme le bon de livraison, il s’agit d’un document facultatif mais très utile pour sécuriser les accords de vente. Si l’activité de votre entreprise consiste à vendre des matières premières, il est fortement recommandé de créer des bons de commande à fournir à vos clients.
Le bon de commande permet d’éviter des contestations ultérieures de la part du client et de matérialiser la commande. Il s’agit d’un engagement juridique et financier pour les deux partis. Le BDC n’est donc pas obligatoire mais conseillé pour des raisons de traçabilité.
Comment faire un bon de commande ?
Le bon de commande doit inclure des informations spécifiques pour être conforme. La réalisation d’un bon de commande est assez proche de celle d’un devis. Vous pouvez émettre un devis en tant que proposition commerciale et le bon de commande confirme l’engagement contractuel réciproque entre acheteur et vendeur. On parle alors de contrat synallagmatique.
Voici ce que vous devez indiquer sur le document :
- L’identité de votre entreprise, le numéro de SIREN, la forme juridique, l’adresse du siège social, le numéro d’identification ou RCS.
- L’identité du client avec numéro de SIREN, forme juridique de l’entreprise et nom et prénom.
- Le numéro de la commande et sa date d’édition.
- Le descriptif détaillé du contenu de la commande incluant l’identification des produits, leur prix unitaire hors taxes, le taux de TVA et la quantité.
- Le montant total de la commande HT et TTC.
- Les conditions de livraison comme la date et les frais de port éventuels.
- Les conditions de règlement avec le moyen de paiement utilisé par le client, les acomptes ou les délais de règlement.
Selon certains cas ou secteurs d’activité, d’autres mentions obligatoires peuvent être demandées sur les bons de commande.
Une société en liquidation doit obligatoirement l’indiquer sur le bon de commande.
Si vous vendez à des clients particuliers, vous devez ajouter le délai de rétractation dont dispose le client et les conditions. Cela peut également s’appliquer lors de transactions entre professionnels, vous devrez alors préciser les modalités d’application des délais de rétractation.
Votre bon de commande n’est valable que s’il est compréhensible et lisible. Vous pouvez également inclure les conditions générales de vente sur le bon de commande.
Les conditions générales de vente
Si votre entreprise applique des conditions générales de vente, il est alors recommandé de les inclure sur le bon de commande. Cela permet au client d’en prendre connaissance et de ne pas avoir de mauvaises surprises par la suite.
Voici deux façons possibles d’indiquer les conditions générales de vente :
- Inclure les CGV au bon de commande en laissant un espace pour la signature du client. Le document prend alors la valeur d’un contrat.
- Transmettre le bon de commande et les CGV sur deux documents séparés au client. Dans ce cas, pensez à inclure une case à cocher par le client pour indiquer qu’il a pris connaissance des conditions générales de vente et qu’il les accepte.
Si les CGV sont indiqués au verso du document, il est nécessaire de faire signer chaque page par l’acheteur. Lorsque le document est signé, le client s’engage à payer la commande et l’acheteur s’engage à fournir la marchandise commandée.
Acceptation du bon de commande par le client
Pour que votre bon de commande soit validé, le client doit l’accepter en le signant. Il est important de savoir que l’acheteur qui signe le bon de commande pour le compte d’une entreprise doit être habilité à passer des commandes au nom de la société. Si vous intégrez les conditions générales de vente au document, le client s’engage à les accepter en signant le bon de commande.
Pour valider le document, vous pouvez demander au client :
- Une signature manuscrite
- Le cachet de l’entreprise
- La date de signature
- Le nom et la fonction du signataire
- La mention manuscrite “bon pour accord” ou “lu et approuvé”.
Un bon de commande signé équivaut à un contrat. Le vendeur s’engage alors à livrer la commande et l’acheteur à effectuer le règlement.
Si vous envoyez vos bon de commande en version dématérialisée, vous pouvez utiliser un système de renvoi avec une case à cocher par le client. Par cet acte, il stipule qu’il a bien pris connaissance des CGV et qu’il les accepte.
Conclusion
Le bon de commande permet donc de sécuriser vos ventes et d’éviter des contestations ultérieures de la part du client. Le BDC matérialise la vente et équivaut à un contrat lorsqu’il est signé. Suivez ces conseils pour créer vos bons de commande et conclure des ventes.
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