Les entreprises doivent établir des comptes tous les ans. Pour cela, vous devez fournir des documents comptables qui permettront de clôturer votre exercice comptable. Mais quels sont les documents à fournir ? Comment s’y prendre pour que la clôture comptable ne soit pas une épreuve chaque année ?
Ce travail nécessite préparation et anticipation de la part des dirigeants de l’entreprise et de tous les acteurs concernés. Voici comment préparer efficacement la clôture de l’exercice comptable de votre entreprise.
Définition de la clôture comptable
Une année fiscale représente la période durant laquelle une entreprise enregistre tous les éléments économiques qui permettent d’élaborer sa comptabilité. L’année fiscale débute en général le 1er janvier et se termine le 31 décembre. Cependant, vous n’êtes pas obligé de choisir cette date pour clôturer vos comptes. Selon votre secteur d’activité, il est possible de choisir une autre date pour réaliser votre bilan comptable.
Pour clôturer les comptes, vous devez terminer l’enregistrement de toutes les écritures comptables de l’entreprise pendant la période concernée. Il est également nécessaire de réunir toutes les pièces justificatives et les opérations qui permettent d’établir le bilan comptable.
Pour passer à un nouvel exercice comptable l’année suivante, il est nécessaire d’avoir présenté et déposé vos comptes annuels auprès de l’administration fiscale.
Les comptes annuels ne sont pas obligatoires pour les cas suivants :
- Les micro-entreprises ne sont pas tenues de réaliser une clôture comptable.
- Les personnes exerçant une activité en régime fiscal simplifié n’ont pas besoin de réaliser des annexes comptables.
Les différentes étapes de la clôture comptable
Plusieurs documents comptables intrinsèquement liés sont nécessaires pour établir les comptes annuels. Vous devez clôturer votre exercice comptable en suivant les trois étapes essentielles.
1. Le bilan comptable
Le bilan vous permet de voir les chiffres de votre entreprise. Etablir le bilan comptable vous permet donc de voir si la société est pérenne et de comprendre son cycle d’exploitation. Cette vue d’ensemble est particulièrement révélatrice et vous permettra d’optimiser au mieux la gestion financière de l’entreprise selon les résultats obtenus.
L’actif du bilan comptable comprend :
- L’inventaire
- Enregistrement des stocks de marchandises
- Les créances clients, fiscales et sociales
- La trésorerie ainsi que les comptes bancaires et autres placements
- Le calcul des impôts définitifs
Le passif du bilan comptable inclut :
- La totalité des dettes financières de l’entreprise comme les emprunts bancaires.
- Les dettes fournisseurs, sociales et fiscales.
- Les capitaux propres de la société.
Toutes ces informations sont essentielles pour établir le bilan comptable et optimiser la comptabilité de l’entreprise.
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2. Le compte de résultat
Il s’agit de l’ensemble des charges et produits de l’exercice comptable annuel. Le compte de résultat offre une vue d’ensemble sur la performance de l’entreprise pendant cette période.
Pour établir le compte de résultat, il est nécessaire de :
- Comptabiliser les recettes et dépenses associées
- Présenter à l’administration fiscale les bénéfices et pertes que l’entreprise a réalisé pendant l’année écoulée. Vous fournissez également les informations sur votre trésorerie ainsi que votre déclaration fiscale.
- Faire une synthèse des comptes aux différents actionnaires de l’entreprise.
- Comptabiliser les charges fixes et variables de la société.
Le compte de résultat est constitué de la marge commerciale, la valeur ajoutée, le résultat d’exploitation, financier, exceptionnel et du résultat net.
3. Les annexes comptables de l’entreprise
Il s’agit de l’ensemble des déclarations fiscales de l’entreprise lors de la clôture de l’exercice comptable. Vous devez télétransmettre la liasse fiscale à l’administration pour calculer les impôts dans un délai de 3 ou 4 mois.
Les annexes comptables peuvent notamment contenir les différentes méthodes comptables de l’entreprise ou le tableau des dettes et des créances avec les échéances.
Préparer la clôture de l’exercice comptable au sein de l’entreprise
Si vous souhaitez vous organiser au mieux pour prévoir la clôture comptable de l’entreprise, vous pouvez établir un planning dans lequel vous intégrez les différentes actions à mettre en place et les documents à fournir. Celui-ci doit être prévu avec les responsables financiers et les opérationnels.
Pour respecter au mieux le planning mis en place, vous pouvez faire un partenariat avec un groupe comptable. En effet, externaliser la comptabilité permet de respecter les délais de clôture mais également de passer à l’écriture comptable plus rapidement.
Si vous vous y prenez suffisamment longtemps à l’avance pour effectuer votre clôture d’exercice comptable, vous serez en mesure de rectifier les erreurs éventuelles.
Il est aussi essentiel d’impliquer les dirigeants et les experts financiers de l’entreprise dans la préparation et la réalisation de la clôture comptable de la société. Transmettre les informations sur les flux de transaction sur les comptes bancaires de l’entreprise est une étape importante. Il convient donc de sensibiliser chacun pour optimiser la préparation de la clôture comptable.
Une fois vos comptes clôturés, vous pourrez les ouvrir de nouveau à la présentation du solde de l’exercice comptable précédent. Une bonne gestion des comptes annuels vous permet de visualiser facilement tous les éléments comptables de l’entreprise.
Un tableau qui permet de contrôler les chiffres et tous les mouvements financiers de la société est indispensable. Il vous permet notamment d’avoir une vision globale de la santé financière de l’entreprise et donc d’optimiser ses performances.
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Choisir un logiciel de comptabilité adapté
Si vous ne souhaitez pas faire appel à un cabinet d’expertise comptable, de nombreux logiciels de gestion sont disponibles. En effet, les différents paramètres et fonction des logiciels de comptabilité permettent aujourd’hui de réaliser par vous-mêmes les écritures comptables de votre société. Vous pouvez alors effectuer votre clôture comptable.
Les logiciels de comptabilité sont en mesure de clôturer et ouvrir de nouveaux vos comptes. N’hésitez pas à en tester plusieurs pour choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise. Ainsi, vous pouvez générer automatiquement vos écritures comptables sans difficultés.
Toutes les entreprises concernées par la clôture de l’exercice comptable doivent déposer leurs comptes annuels au Greffe du Tribunal de commerce. Une fois la clôture comptable approuvée, vous disposez de 30 jours pour la transmettre.
