En tant qu’entrepreneur ou artisan, vos déplacements professionnels peuvent représenter une part importante de votre activité. Que ce soit pour rencontrer vos clients, vous rendre sur des chantiers ou assister à des rendez-vous, ces trajets engendrent des coûts qui peuvent affecter la rentabilité de votre entreprise.
Pour éviter que ces frais ne pèsent sur vos finances, il est souvent nécessaire de les refacturer à vos clients. Mais comment bien les calculer et les facturer de manière claire et transparente ? C’est ce que nous allons aborder dans cet article.
Le principe des frais de déplacement
Les frais de déplacement englobent tous les coûts liés aux trajets professionnels que vous effectuez dans le cadre de votre activité. Ils peuvent inclure :
- Les frais kilométriques : calculés en fonction du nombre de kilomètres parcourus avec votre véhicule personnel.
- Les frais de stationnement et de carburant
- Les trajets en taxi ou en transports en commun lorsque vous n’utilisez pas votre propre véhicule.
- Les nuits d’hôtel si vous devez rester loin de chez vous pour effectuer votre travail.
Ces frais peuvent rapidement représenter un coût important, c’est pourquoi il est courant de les refacturer à vos clients. Cela permet de préserver la rentabilité de votre activité tout en assurant une transparence totale sur les coûts engagés.
Le calcul des frais de déplacement
Avant de procéder à la facturation, il est crucial de maîtriser le calcul des frais de déplacement. Deux méthodes principales existent :
Le forfait de déplacement fixe
Cette méthode consiste à facturer un montant fixe pour chaque déplacement, indépendamment du nombre de kilomètres parcourus ou des frais réels engagés. Le montant est déterminé en amont et reste inchangé, ce qui permet une gestion simplifiée et une prévision plus claire des coûts.
Le calcul des frais de déplacement au réel
Cette méthode vous permet de facturer exactement les frais que vous avez engagés, selon un barème prévu par l’administration fiscale.
Cela inclut les frais kilométriques, calculés en fonction du nombre de kilomètres parcourus, ainsi que les autres dépenses liées au véhicule (carburant, frais de réparation et d’entretien, assurance, dépréciation du véhicule) et dépend de la puissance fiscale du véhicule.
Cette méthode offre une plus grande précision, mais demande une gestion plus rigoureuse.
La facturation des frais de déplacement
Une fois vos frais de déplacement calculés, il est temps de les intégrer dans vos devis et factures.
Les frais de déplacement sur un devis
Il est indispensable de mentionner les frais de déplacement dès l’établissement du devis. Cela permet à votre client d’être informé du montant qu’il devra payer pour vos déplacements professionnels. Ces frais doivent apparaître sous forme de ligne spécifique, avec une estimation des coûts.
Si les frais réels s’avèrent plus élevés que prévu, vous avez la possibilité de modifier le devis par un avenant, mais il est toujours préférable d’estimer au plus juste dès le départ.
La facture pour vos frais de déplacement
Pour obtenir le remboursement de vos frais de déplacement, vous devez les intégrer dans la facture finale. La plupart du temps, ces frais sont inclus dans la facture des prestations réalisées, mais il est également possible de créer une facture séparée uniquement pour les déplacements.
Lorsque vous facturez les frais de déplacement, n’oubliez pas d’inclure la TVA, si votre entreprise y est soumise. Notez que la TVA s’applique uniquement sur les frais forfaitaires, et non sur les frais kilométriques calculés selon le barème fiscal.
Maîtriser vos frais de déplacement
La gestion des frais de déplacement peut paraître complexe, mais en adoptant une méthode de calcul adaptée et en intégrant ces frais correctement dans vos devis et factures, vous assurez la transparence avec vos clients tout en préservant la rentabilité de votre activité.
