Délivrer un bon de livraison n’est pas une obligation, en revanche c’est une prestation de service que votre client saura apprécier. Le bon de livraison permet au client de constater ou vérifier que l’intégralité de sa commande est bien présente dans le paquet.
Le bordereau de livraison est donc un document essentiel pour garantir une bonne relation clientèle. Voici tout ce que vous devez savoir pour créer un bon de livraison complet à intégrer à vos envois de marchandise.
Bon de livraison : définition
Le bon de livraison est un document commercial délivré par le fournisseur au client. Il décrit le contenu de la livraison et peut servir de modèle pour la facture. Juridiquement, le bordereau de livraison représente une lettre commerciale.
Ce document offre un aperçu des produits commandés par votre client et lui permet de vérifier que sa commande soit complète. Ainsi, si un produit est manquant, le destinataire sera en mesure d’en informer le fournisseur.
Le bon de livraison n’est pas un document obligatoire mais il permet de rassurer le client et constitue une preuve de livraison lorsque celui-ci est délivré contre signature.
Ce document commercial se crée sous format papier ou sous format dématérialisé.
Pourquoi créer un bon de livraison ?
Ce document n’est pas obligatoire mais il est pourtant très utilisé. Le bon de livraison permet de récapituler le contenu de la commande et d’attester de la bonne réception par le destinataire. En signant le bordereau de livraison, le client reconnaît que le vendeur a bien respecté ses obligations contractuelles.
Ce document commercial permet de demander le paiement des marchandises et d’éviter les impayés.
Le bon de livraison vous sera aussi utile lors de la préparation de vos commandes et pour renforcer votre image de marque. En effet, il est conseillé d’y intégrer le logo de votre entreprise pour que le client sache instantanément qu’il s’agit de votre marque.
Bon de livraison et bon d’intervention
Le bon de livraison est utilisé pour la vente de marchandises et de biens alors que le bon d’intervention concerne les prestations de service. Ce document permet de valider la livraison de services une fois que l’intervention est faite.
Le bon d’intervention est utilisé notamment dans le cadre de travaux, de maintenance ou encore de prestations intellectuelles. La fiche d’intervention permet de fournir un justificatif et un récapitulatif d’une intervention effectuée.
Ce document inclut le détail de la commande, le descriptif de la mission, les anomalies éventuelles et le matériel utilisé.
En signant un bon d’intervention, le client déclare que le travail a bien été effectué par le prestataire.
Créer un bon de livraison
Vous connaissez à présent l’utilité d’un bon de livraison, voici comment le rédiger dans le respect des règles légales. Pour concevoir votre bon de livraison, vous pouvez vous inspirer de la présentation de vos devis ou des confirmations de commande. Le bon de livraison présente en règle générale les mêmes mentions obligatoires que les factures mais ne mentionne pas le prix des marchandises.
1. Structure du bon de livraison
Un bon de livraison est structuré de manière simple avec un numéro de commande ou de livraison en titre. Le corps du texte doit contenir la liste des marchandises réceptionnées. Le bon de livraison peut inclure un champ libre sur lequel le client doit indiquer la date de réception et l’état des produits.
Si vous envoyez vos bordereaux de livraison par email, ce qui est également de plus en plus courant, pensez à indiquer la date de livraison au client.
Celui-ci aura alors un aperçu de ce qu’il va recevoir et à quelle date, ce qui est notamment utile pour les grosses commandes.
2. Mentions obligatoires du bon de livraison
Le bon de livraison n’étant pas une obligation légale, il n’y a pas de mentions obligatoires à intégrer spécifiquement. Cependant, il est conseillé d’intégrer les informations nécessaires à l’identification de votre entreprise :
- Numéro RCS et lieu d’immatriculation de la société.
- Noms et adresses de l’entreprise et du destinataire en incluant l’adresse de facturation et l’adresse de livraison.
- Date de la commande, de l’expédition et de la livraison.
- Liste des produits avec descriptif et quantité.
- Note sur la propriété de la marchandise.
Si la commande n’est pas complète, vous pourrez indiquer la date de la prochaine livraison avec les produits concernés manquants.
Pensez à établir un modèle à l’image de votre entreprise en intégrant votre logo notamment. Il existe de nombreux modèles de bons de livraison en ligne pour vous aider à créer le vôtre. Vous pouvez aussi confier la création de votre modèle de bon de livraison à un graphiste en déposant une annonce sur Graphiste.com. Les freelances de la plateforme vous proposeront des modèles au design personnalisé avec tous vos éléments de marque.
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3. Obligation de conservation du bon de livraison
A partir du moment où vous décidez de délivrer des bons de livraison pour accompagner vos envois, vous êtes soumis à une obligation de conservation. En effet, ce document a la même valeur juridique qu’une lettre commerciale, vous devez donc le conserver pendant 6 ans alors qu’une facture doit être conservée pendant 10 ans.
La facture peut servir de bon de livraison à condition d’indiquer les prix globaux et unitaires des produits.
Le bon de livraison doit être conçu en double exemplaire :
- Un exemplaire est destiné au client et envoyé en version papier avec la marchandise ou en version dématérialisée par email.
- Le second exemplaire doit être conservé dans les archives de l’entreprise sous format papier ou digital.
Il est conseillé d’éditer les bons de livraison contre signature en trois exemplaires, le troisième sera alors conservé par le transporteur comme preuve de livraison.
Pensez à laisser un espace libre sur le bon afin que le client puisse noter d’éventuelles anomalies lors de la livraison.
Vous n’êtes cependant pas obligé de conserver votre exemplaire sous format papier. Le bon de livraison doit être avant tout lisible et peut être conservé sous format digital.
Lorsque c’est possible, n’hésitez pas à conserver vos documents commerciaux et juridiques sur vos ordinateurs, cela permet de gagner de l’espace de stockage dans vos locaux et d’accéder plus rapidement et facilement à vos données.
Vous pouvez rédiger un bon de livraison complet et conforme pour rassurer vos clients et attester de la bonne livraison de vos produits. Pensez à intégrer votre logo pour valoriser votre image de marque.
