Que ce soit en raison d’un manque de fonctionnalités, des coûts trop élevés, ou encore des difficultés d’utilisation, de nombreuses raisons peuvent pousser une entreprise à envisager un changement de logiciel de facturation.
Quelle que soit la raison, il est essentiel de procéder avec méthode pour éviter les erreurs comptables et la perte de documents importants.
Choisir le bon moment pour changer de logiciel de facturation
Si votre logiciel de facturation actuel ne répond plus à vos besoins, il est peut-être temps de le changer. Cependant, ce changement doit être soigneusement planifié, car il peut être délicat et impacter votre gestion quotidienne. Vous devez également impliquer vos équipes et prévoir suffisamment de temps pour que le changement de logiciel de facturation se passe bien.
Idéalement, le mieux serait de faire ce changement de logiciel lors de la clôture des comptes, ou au moins d’éviter les périodes de forte activité.
- Période de clôture des comptes : effectuer le changement à la fin d’un exercice comptable permet de maintenir toutes les factures d’un même exercice sur le même logiciel, simplifiant ainsi le suivi. De plus, cela vous permet de repartir sur de nouvelles bases, notamment en ajustant la numérotation des factures si nécessaire.
- Périodes calmes : choisir une période plus calme permet de consacrer le temps et l’attention nécessaires à un changement de logiciel réussi.
Si vous êtes obligés de le faire à un autre moment, pensez à bien organiser la transition et à assurer un suivi entre les factures du précédent logiciel et les nouvelles. S’il est préférable de garder le même format de numérotation de vos factures lors d’un changement de logiciel au cours de l’exercice comptable pour éviter toute confusion, sachez que vous avez tout de même le droit de changer de numérotation puisque le changement de logiciel est une justification valable.
Choisir le logiciel de facturation adapté à votre entreprise
Avant de choisir un nouveau logiciel de facturation, évaluez les besoins spécifiques de votre entreprise. Pensez à impliquer vos équipes, notamment les personnes qui utilisent le logiciel de facturation au quotidien, pour identifier les fonctionnalités dont vous avez besoin et évaluer les options qui s’offrent à vous.
- Avez-vous besoin d’un logiciel de facturation qui fait aussi CRM ?
- Combien d’utilisateurs vont utiliser le logiciel ?
- Avez-vous besoin de personnaliser vos documents ?
- Quel budget pouvez-vous allouer à cette nouvelle solution ?
- Le logiciel permet-il l’import de vos données ?
- Le logiciel est-il conforme aux réglementations fiscales et comptables ?
- Le logiciel offre-t-il des options de paiement en ligne ?
- …
Pour faciliter la transition vers un nouveau logiciel, privilégiez ceux qui permettent une importation des données de votre ancien système. Cela vous fera gagner du temps et réduira le risque d’erreurs.
Un bon exemple de logiciel de facturation est Facture.net, qui est non seulement gratuit, mais qui propose aussi des fonctionnalités de CRM. Il permet d’importer facilement vos articles et vos clients, ce qui représente un gain de temps considérable. Sa simplicité d’utilisation en fait une option idéale pour les TPE, PME, et micro-entreprises.
Avant de vous engager, il est également judicieux de tester les logiciels de facturation, surtout ceux qui proposent des périodes d’essai gratuites. Cela vous permettra de vous familiariser avec l’interface et d’évaluer les fonctionnalités en conditions réelles.
Si vous travaillez avec un expert-comptable, n’oubliez pas de l’informer de votre intention de changer de logiciel de facturation. Il sera notamment en mesure de vous aider à trouver la solution la plus adaptée à vos besoins.
Les différentes étapes pour changer de logiciel de facturation
Une fois que vous avez clairement défini vos besoins et choisi un nouveau logiciel de facturation, il est temps de procéder au changement. En suivant quelques étapes clés, vous pouvez éviter les erreurs et la perte de documents. Comme ce processus implique des documents comptables, il est essentiel de lui porter une attention particulière.
Planifier efficacement la transition
La planification est la première étape d’un changement de logiciel de facturation réussi. Fixez des échéances et établissez un calendrier clair pour le processus. La communication avec votre équipe sera la clef de votre changement de logiciel, afin que chacun soit au courant des étapes à venir et des actions à mener.
Sauvegarder les données comptables sur votre ancien logiciel
Avant de procéder à la migration vers le nouveau logiciel, sauvegardez toutes vos données comptables dans votre ancien système. Vous devez vous assurer que toutes les factures, devis, informations sur les clients, et les détails de vos produits ou services sont bien enregistrés. La plupart des logiciels offrent des options d’exportation de données, ce qui facilite cette étape.
Vous devez conserver tous vos documents comptables, comme les factures et les devis, de préférence sous format PDF. En effet, il est nécessaire de garder vos factures pendant 10 ans.
Conserver les informations relatives à vos clients est particulièrement important, surtout si vous utilisez des fonctionnalités de gestion de la relation client (CRM). Vous devez également garder un œil sur l’état des paiements de vos factures pour ne pas perdre de vue celles qui sont encore en attente.
Le transfert de données pendant un changement de logiciel de facturation permet aussi de supprimer tous les documents inutiles, de corriger certaines informations ou encore de mettre à jour les fiches clients et produits.
Former votre équipe à l’utilisation du nouveau logiciel
Former votre équipe à l’utilisation du nouveau logiciel est une étape essentielle pour garantir un changement de logiciel de facturation réussi. Il est important que chaque membre de votre équipe puisse avoir le temps de comprendre comment utiliser le nouveau système et d’être à l’aise avec ses fonctionnalités.
Mettre en place le nouveau logiciel
Dès que votre équipe est prête, vous pouvez passer à la mise en place de votre nouveau logiciel de facturation. Occupez-vous du transfert des données vers le logiciel, notamment grâce à la fonction d’import. Après le transfert, vérifiez que toutes les données ont été correctement importées en effectuant une comparaison avec vos sauvegardes.
Vous pouvez alors configurer le nouveau logiciel pour qu’il réponde aux besoins spécifiques de votre entreprise. Sur Facture.net, vous pouvez notamment personnaliser le thème de vos documents, indiquer vos préférences pour la numérotation, ajouter vos comptes bancaires, configurer le paiement en ligne…
Pensez à bien tester le fonctionnement du logiciel pour vous assurer que tout est opérationnel et résoudre les problèmes potentiels avant de l’utiliser pleinement.
Facture.net, votre outil de facturation 100% gratuit
Facture.net constitue un choix idéal pour simplifier votre processus de facturation et améliorer votre gestion client, gratuitement. Ce logiciel vous permet de créer des factures et des devis conformes à la législation française, y compris la loi Anti-Fraude TVA, ce qui garantit la sécurité et la fiabilité de vos opérations comptables. Avec Facture.net, vous pouvez également gérer vos clients de manière efficace grâce à ses fonctionnalités de CRM.
Facture.net offre la possibilité d’importer facilement vos données, ce qui simplifie la transition depuis votre ancien logiciel et réduit le risque d’erreurs. L’interface conviviale et les nombreuses options de personnalisation permettent d’adapter l’outil aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Facture.net vous aide à vous concentrer sur l’essentiel : la croissance de votre entreprise !
