Un salarié vous a récemment adressé une demande d’acompte sur salaire, et vous ne savez pas comment procéder ? Cet article vous guidera pour comprendre ce qu’est un acompte, en quoi il diffère d’une avance sur salaire, et quelles sont vos obligations en tant qu’employeur.
Comprendre l’acompte sur salaire
Il est essentiel de bien comprendre l’acompte sur salaire pour le gérer correctement au sein de votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un acompte sur salaire ?
Un acompte sur salaire est un paiement anticipé d’une partie de la rémunération d’un salarié pour le travail déjà accompli. C’est donc la possibilité pour un salarié de percevoir une partie de son salaire avant la date habituelle de versement.
Par exemple, un salarié pourrait demander à recevoir la moitié de son salaire le 15 du mois, plutôt qu’attendre la fin du mois pour en toucher l’intégralité. Sur le prochain bulletin de paie, la somme versée en acompte sera alors déduite du montant net à payer.
Le salarié n’a pas besoin de se justifier lorsqu’il vous formule sa demande d’acompte.
Selon le Code du Travail, le montant de l’acompte peut atteindre jusqu’à la moitié de la rémunération mensuelle, mais un accord collectif peut parfois prévoir un montant supérieur.
Ce droit est accessible à tous les salariés en CDI ou CDD, qu’ils soient à temps plein ou à temps partiel, à condition qu’ils soient payés mensuellement et qu’ils attendent le 15 du mois pour faire leur demande. Certaines catégories de travailleurs ne bénéficient pas du droit à l’acompte sur salaire : les salariés à domicile, les saisonniers, les intermittents et les salariés temporaires.
La différence entre un acompte sur salaire et une avance sur salaire
Souvent confondus, il est important de comprendre la différence entre avance et acompte sur salaire pour éviter de faire des erreurs sur les paies de vos salariés.
L’acompte sur salaire est un versement anticipé pour un travail déjà effectué.
En revanche, l’avance sur salaire est une sorte de prêt accordé par l’employeur au salarié pour une période de travail qu’il n’a pas encore réalisée. Le salarié reçoit ainsi une somme qu’il devra rembourser, généralement par une retenue sur son prochain salaire. Contrairement à l’acompte, l’avance sur salaire est à la discrétion de l’employeur.
Le calcul de l’acompte sur salaire
Calculer le montant d’un acompte sur salaire peut se faire selon deux méthodes :
- Le temps de travail déjà effectué : cela consiste à multiplier le taux horaire mensuel du salarié par le nombre d’heures travaillées jusqu’à la date de la demande. Pour obtenir le net à verser, il faut ensuite déduire les cotisations sociales, qui représentent généralement environ 25 % du montant brut de l’acompte.
- La méthode du trentième : souvent utilisée pour faire le calcul des absences, cette méthode consiste à diviser le salaire brut du mois par 30 pour obtenir une rémunération journalière. On multiplie ensuite cette somme par le nombre de jours effectivement travaillés.
Pour un salarié qui touche une rémunération variable, à vous d’estimer le plus justement possible l’acompte en fonction du travail réellement accompli jusqu’à la demande.
L’incidence de l’acompte sur le bulletin de paie
Le règlement d’un acompte sur salaire n’implique pas de bulletin de salaire supplémentaire, en revanche il a bien une incidence sur le bulletin du mois :
- Le montant de l’acompte versé est déduit du salaire net à payer du mois en cours. Par exemple, si un salarié a perçu un acompte de 500 euros et que son salaire net total est de 2 000 euros, son bulletin de paie indiquera un net à payer de 1 500 euros pour ce mois-ci.
- L’acompte ne modifie pas le salaire brut mensuel ni les cotisations sociales et fiscales dues.
- L’acompte apparaît généralement comme une ligne distincte sur la fiche de paie, indiquant le montant déduit du net à payer.
Notre conseil : utilisez un logiciel SIRH qui permet de gérer les paies et de calculer facilement les acomptes.
La demande pour un acompte sur salaire
Lorsqu’un salarié souhaite obtenir un acompte, le mieux est qu’il formule sa demande par écrit. Répondez à sa demande par écrit également, et conservez bien les échanges pour éviter tout litige potentiel.
Cette demande peut être formulée à partir du 15 du mois.
L’employeur ne peut pas refuser une demande d’acompte sur salaire
Selon le Code du travail, l’employeur est tenu d’accepter une demande d’acompte sur salaire, à condition qu’elle respecte les conditions légales. Cela signifie que le salarié peut faire sa demande à partir du 15 du mois, et que le montant demandé ne doit pas dépasser la moitié de sa rémunération pour le mois en cours. Attention, vous ne pouvez pas demander au salarié de justifier sa demande d’acompte.
Toutefois, vous avez la possibilité de refuser la demande d’acompte si elle dépasse la moitié du salaire ou si un salarié qui a déjà bénéficié d’un acompte pour le même mois formule une nouvelle demande.
Il est également important de noter qu’un refus d’acompte injustifié peut être considéré comme une faute de l’employeur si les conditions de la demande sont conformes aux dispositions légales.
Le versement de l’acompte sur salaire
Concernant le versement de l’acompte, vous pouvez choisir de le verser en espèces si la somme est inférieure à 1 500 euros. Pensez à faire signer un reçu au salarié pour preuve du paiement. Pour tout montant supérieur à ce seuil, le versement doit obligatoirement se faire par chèque ou virement bancaire.
Bien que le Code du travail ne spécifie pas de délai précis pour le traitement de la demande d’acompte et son versement, il est recommandé de respecter un délai raisonnable, généralement de 2 à 3 jours ouvrables.
