En tant qu’entrepreneur, vous êtes légalement tenu de suivre une organisation comptable spécifique.
En dehors de la micro entreprise qui comporte des obligations extrêmement simplifiées, tous les autres statuts imposent un certain nombre de documents obligatoires. Quels sont-ils ? Voici tout ce que vous devez savoir pour être en règle.
1. Le livre journal
Il indique toutes les opérations impactant le patrimoine de l’entreprise. Ces mouvements s’enregistrent quotidiennement et chronologiquement. On parle également d’écriture comptable. Chaque transaction doit être écrite en partie double, c’est à dire en suivant une logique débit/crédit.
Il faut également joindre une pièce justificative pour chaque écriture comme une facture par exemple.
Si le journal est tenu manuellement, il faudra un livre par type de dépense. Par exemple : “achats”, “banque”, “ventes”, etc.
Comment tenir le livre journal ?
Vous pouvez effectuer votre comptabilité sur un livre ou un cahier. Néanmoins, il est vivement conseillé d’opter plutôt pour un logiciel comptable :
- D’une part, cela vous encombrera moins au fil du temps.
- D’autre part, les logiciels vous permettront d’éditer automatiquement les documents nécessaires à la clôture de l’exercice comptable comme le compte de résultat par exemple.
Vous devez donc tenir une comptabilité claire et honnête, de manière chronologique. Si vous avez dû vous déplacer par exemple, vous inscrirez la date de l’achat du billet, le montant et la destination, en intégrant le justificatif.
Que le livre soit tenu via un logiciel ou manuellement, l’écriture doit être validée, et le journal ne peut comporter ni rature, ni blanc, ni trace de gomme. Cela ne doit pas être modifiable.
Dans le cas d’une erreur, il faut créer une nouvelle ligne intitulée “écriture de régularisation” ou “écriture d’annulation”.
2. Le Grand Livre
Il reprend les écritures du livre-journal en permettant de consulter le détail d’un compte.
Si par exemple vous avez un compte dédié à l’achat de vos fournitures, vous pourrez via le grand livre, consulter en détail les opérations de ce compte. Cela suppose bien sûr de bien classer chaque type de dépense au sein du livre journal.
Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, le Grand Livre sera édité automatiquement.
3. Le livre d’inventaire
Il permet de répertorier au moment de l’inventaire, l’ensemble des éléments d’actif et de passif de l’entreprise. Ces éléments sont précisés en quantité et en valeur. Il doit être assez détaillé pour justifier le contenu de chacun des postes du bilan.
On retrouve dans le livre d’inventaire :
- Les immobilisations corporelles et incorporelles
- Les stocks
- Les dettes fournisseurs
- Les immobilisations financières
- Etc.
Cette obligation ne concerne que les entreprises crées avant le 1er janvier 2016. Au delà de cette date, le livre d’inventaire n’est plus obligatoire mais reste conseillé.
Comme évoqué précédemment, il ne doit y avoir aucun blanc ni aucune rature dans le livre d’inventaire. Par ailleurs, la comptabilité doit être tenue dans la monnaie nationale.
4. Les comptes annuels
Dans le cadre de la clôture de l’exercice annuel, trois documents doivent être obligatoirement édités.
Le bilan
Il s’agit de l’état du patrimoine de l’entreprise à l’instant T. Il comporte deux parties :
- Les actifs c’est à dire la valeur positive du patrimoine (immobilisations, comptes bancaires, stock, etc.).
- Les passifs : les capitaux propres et endettements
À lire aussi : Comment créer un bilan prévisionnel en 3 étapes ? [Modèle gratuit à télécharger]
Le compte de résultat
Ce document permet de calculer les résultats de l’entreprise sur l’année écoulée en procédant comme suit : Résultat= Produit – Charges
Il permet de visualiser si l’entreprise a produit du bénéfice ou de la perte.
Les annexes
Il s’agit de tableaux et informations complémentaires qui précisent les dépenses que l’on retrouve dans le bilan et le compte de résultat. Moins connu que les autres, ce document est pourtant le plus volumineux.
Il est nécessaire de conserver tous ces documents pendant 10 ans.
Le classement des documents comptables
Enfin, nous vous recommandons d’effectuer un classement rigoureux de tous vos documents comptables.
Concernant les factures, les fiches de paie, bordereaux de charges sociales etc. ces papiers doivent être classés dans des classeurs distincts à l’intitulé clair. Ces documents seront ainsi retrouvés plus facilement et vous feront gagner un temps précieux.
À lire aussi : 6 astuces pour une gestion administrative efficace
