Dans le quotidien souvent effréné de l’entrepreneur, il arrive parfois que des ajustements soient nécessaires, même dans des aspects aussi réglementés que la numérotation des factures.
Vous vous demandez s’il est possible de modifier cette numérotation en cours d’exercice ? C’est un sujet qui suscite souvent des interrogations légitimes, surtout lorsqu’il s’agit de respecter la réglementation tout en s’adaptant aux besoins changeants de votre entreprise.
Les règles à respecter pour la numérotation des factures
Si vous vous demandez s’il est possible de modifier la numérotation de vos factures, c’est probablement parce que vous êtes conscient des règles strictes qui encadrent cette numérotation, conçues pour prévenir les risques de fraude et les fausses factures. En particulier, la numérotation de vos factures doit suivre une séquence chronologique et continue, avec un numéro unique attribué à chaque facture.
Il est important de noter que légalement, une fois que les documents comptables sont validés, vous ne pouvez ni les modifier, ni les supprimer. Cette règle vise à garantir l’intégrité et la traçabilité des transactions financières de l’entreprise. Un changement de numérotation interviendra donc toujours sur vos nouvelles factures, et non sur les anciennes.
Maîtriser la numérotation de vos factures
La numérotation des factures peut être modifiée dans certains cas, mais elle doit toujours respecter les mêmes règles pour garantir la transparence et la conformité de votre comptabilité. Apprenez comment procéder efficacement tout en respectant les réglementations en vigueur.
Changer la numérotation de mes factures en cours d’exercice
Au cours d’un même exercice, vous pouvez décider de changer la numérotation de vos factures chaque mois, en remettant à zéro votre compteur. Pour cela, vous pouvez par exemple ajouter un préfixe correspondant au mois de facturation :
- F202405-04 : la quatrième facture du mois de mai 2024
- F202406-01 : la première facture du mois de juin 2024
Vous pouvez aussi choisir de le faire annuellement, ou alors continuer avec le même compteur sur plusieurs années.
Changer de format de numérotation en cours d’exercice
Vous pouvez tout à fait modifier le format de numérotation de vos factures, à condition que vous puissiez justifier cette décision. Par exemple, un changement de logiciel de facturation constitue une justification valable.
Idéalement, il est préférable d’effectuer ce changement au début d’un nouvel exercice pour que votre suivi ne se mélange pas entre les anciennes factures et les nouvelles.
Cependant, lorsque cela n’est pas possible, vous êtes autorisé à le faire en cours d’exercice. Dans les deux cas, il est impératif de respecter les règles de numérotation et de documenter précisément ce changement afin de prouver qu’il n’y a eu aucun saut dans la séquence des numéros de facturation.
Lorsque vous optez pour un nouveau système de numérotation, vous devez l’appliquer à toutes les nouvelles factures.
Facture.net : gérez vos factures simplement avec un logiciel de facturation gratuit
Si vous utilisez un logiciel de facturation pour la première fois ou si vous migrez vers un nouveau logiciel, assurez-vous que la nouvelle numérotation respecte rigoureusement l’ordre chronologique et qu’il n’y a pas de doublons avec les anciennes factures.
Pour éviter tout risque d’erreur de numérotation, vous pouvez utiliser un logiciel de facturation en ligne conforme à la loi anti-fraude, comme Facture.net. La numérotation de vos factures sera alors automatique.
Facture.net est un outil 100% gratuit qui vous permet de créer vos devis, factures et avoirs, mais aussi de gérer vos opportunités commerciales depuis une seule et même interface.
Lors de la création de votre compte sur Facture.net, vous pouvez personnaliser le style de numérotation de vos documents (factures, devis, avoirs) selon vos préférences.
Vous pouvez également choisir les paramètres du compteur de documents, pour recommencer la numérotation ou pour suivre la numérotation que vous utilisiez avant.
