Une facture acquittée est un document essentiel dans le monde des affaires qui atteste du règlement complet d’une dette commerciale. Elle est émise par un fournisseur ou un vendeur à l’attention de son client une fois que ce dernier a effectué le paiement intégral de la somme due.
Cette facture acquittée est cruciale pour les transactions commerciales, car elle sert de preuve irréfutable de la bonne exécution d’une obligation financière. Facilitez la création de vos factures grâce à Facture.net.
Dans cet article, nous allons voir ce qu’est une facture acquittée et comment la réaliser.
Qu’est-ce qu’une facture acquittée ?
Une facture acquittée, également appelée facture réglée ou payée, est un document commercial émis par un fournisseur ou un vendeur pour confirmer que le paiement intégral d’une dette commerciale a été effectué par le client ou le destinataire. En d’autres termes, elle atteste que le montant dû a été réglé dans son intégralité. La facture acquittée est essentielle pour prouver que les obligations financières entre les parties ont été remplies.
Cette pièce justificative est couramment utilisée dans les transactions commerciales pour formaliser le paiement et éviter tout malentendu. Elle peut être nécessaire pour des raisons fiscales, comptables, juridiques et pour le suivi des paiements et créances. En cas de litige ou de besoin de preuve de paiement, la facture acquittée joue un rôle essentiel.
Qui doit réaliser la facture acquittée ?
La facture acquittée est généralement réalisée par le fournisseur, le prestataire ou le vendeur qui a émis la facture originale. C’est la responsabilité du fournisseur de produire la facture acquittée une fois que le paiement a été reçu du client ou du destinataire. Le fournisseur est chargé de confirmer que le montant dû a été intégralement réglé.
Voici la démarche habituelle :
- Le fournisseur envoie une facture au client, effectuée par logiciel ou non, pour indiquer le montant dû pour des biens ou des services fournis.
- Le client effectue le paiement en conformité avec les termes de paiement convenus afin d’acquitter la facture.
- Une fois le paiement reçu, le fournisseur émet une facture acquittée pour confirmer le règlement de la dette.
La facture acquittée permet de documenter le paiement et de créer une preuve formelle que le client a respecté ses obligations financières envers le fournisseur.
La facture acquittée est-elle obligatoire ou systématique ?
En France, l’émission d’une facture acquittée n’est généralement pas obligatoire pour toutes les transactions commerciales. Cependant, certaines règles et obligations s’appliquent en fonction de la nature de la transaction et du statut fiscal des parties impliquées. Voici quelques informations importantes à retenir pour la gestion de vos facturations et de votre trésorerie :
- Facturation obligatoire : En France, il existe des obligations de facturation pour les entreprises. Cela signifie que les entreprises doivent émettre des factures pour documenter les transactions commerciales. Ces factures doivent contenir certaines informations obligatoires, telles que le nom et l’adresse de l’entreprise, le numéro SIRET, la date de la facture, le montant et la description des biens ou services fournis, les taux de TVA, etc.
- Facture acquittée : Bien que la facture acquittée ne soit pas obligatoire, elle est couramment utilisée dans le contexte commercial en France pour attester du paiement intégral de la dette par le client. Elle n’est généralement pas imposée par la loi, mais elle est utile pour prouver que la dette a été acquittée.
- Règles spécifiques : Dans certaines industries ou transactions spécifiques, comme les transactions immobilières, les règles peuvent varier et l’émission d’une facture acquittée peut être plus courante. La réglementation fiscale et commerciale peut également imposer des exigences spécifiques.
Comment réaliser une facture acquittée ?
Pour réaliser une facture acquittée en tant que fournisseur ou vendeur, suivez ces étapes :
- Identification du fournisseur : Au début de la facture acquittée, indiquez clairement les coordonnées de votre entreprise, y compris le nom de l’entreprise, l’adresse, les numéros de téléphone et de fax, l’adresse e-mail, ainsi que le numéro SIRET.
- Identification du client : Incluez également les informations de votre client, notamment le nom de l’entreprise, l’adresse, les coordonnées de contact, et son numéro SIRET si applicable.
- Numéro de facture : Affectez un numéro de facture unique à la facture acquittée pour la distinguer de vos autres transactions.
- Date de la facture acquittée : Mentionnez la date à laquelle vous émettez la facture acquittée.
- Référence à la facture originale : Incluez la référence à la facture originale pour laquelle le paiement a été effectué. Cela peut être le numéro de la facture initiale, la date de la facture, ou d’autres informations d’identification.
- Date du paiement : Indiquez la date à laquelle le paiement a été reçu.
- Montant initial de la facture : Précisez le montant de la facture originale que le client a réglé.
- Montant payé : Mentionnez le montant que le client a effectivement payé.
- Mode de paiement : Incluez des détails sur le mode de paiement, comme le numéro de chèque ou de virement, le numéro de la transaction, ou toute autre information pertinente.
- Mention d’acquittement : Ajoutez une mention claire indiquant que le paiement a été intégralement reçu. Vous pouvez utiliser des termes tels que “Paiement intégral reçu” ou “Solde acquitté” pour indiquer que la dette a été réglée.
- Signature : Si la facture acquittée est imprimée et envoyée par courrier, il est courant d’y apposer une signature manuscrite pour authentifier le document.
Assurez-vous de respecter les exigences légales et fiscales en vigueur selon votre secteur d’activité et votre entreprise. La structure et le contenu de la facture acquittée peuvent varier en fonction des réglementations locales, il est donc recommandé de consulter un expert comptable ou fiscal pour vous assurer de la conformité de votre document. Une fois la facture acquittée complétée, vous pouvez l’envoyer au client ou la conserver pour vos propres dossiers comptables.
Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture acquittée ?
Voici les mentions obligatoires pour une facture acquittée en France :
- Identité du fournisseur : Les coordonnées complètes de votre entreprise, y compris le nom de l’entreprise, l’adresse, le numéro SIRET, le numéro de TVA intracommunautaire (si applicable), les numéros de téléphone et de fax, et l’adresse e-mail.
- Identité du client : Les coordonnées complètes de votre client, notamment le nom de l’entreprise, l’adresse, le numéro SIRET (si applicable), les numéros de téléphone et de fax, et l’adresse e-mail.
- Numéro de facture acquittée : Un numéro de facture unique attribué à la facture acquittée.
- Date de la facture acquittée : La date à laquelle la facture acquittée est émise.
- Référence à la facture originale : Une référence claire à la facture originale pour laquelle le paiement a été effectué. Cela peut inclure le numéro de la facture initiale, la date de la facture, ou d’autres informations d’identification.
- Date du paiement : La date à laquelle le paiement a été reçu.
- Montant initial de la facture : Le montant total de la facture originale que le client devait payer.
- Montant payé : Le montant effectivement payé par le client.
- Mode de paiement : Les détails du mode de paiement, tels que le numéro de chèque ou de virement, le numéro de la transaction, ou toute autre information pertinente.
- Mention d’acquittement : Une mention claire indiquant que le paiement a été intégralement reçu. Vous pouvez utiliser des termes tels que “Paiement intégral reçu” ou “Solde acquitté” pour indiquer que la dette a été réglée.
- Signature : Une signature manuscrite peut être ajoutée si la facture acquittée est imprimée et envoyée par courrier. Cela peut aider à authentifier le document.
Comment prouver autrement l’acquittement d’une facture ?
En plus de l’émission d’une facture acquittée, il existe plusieurs autres moyens de prouver l’acquittement d’une facture :
- Le reçu de paiement : Un reçu de paiement est un document signé par le payeur (le client) pour attester qu’il a effectué le paiement à une date précise. Il peut contenir des informations telles que le montant payé, le mode de paiement, la date, et les coordonnées du payeur.
- Les relevés bancaires : Les relevés bancaires montrent les transactions financières effectuées sur un compte bancaire. Les paiements effectués par virement bancaire ou chèque apparaîtront sur ces relevés, fournissant ainsi une preuve du paiement.
- La confirmation de virement : Lorsque le paiement est effectué par virement bancaire, la confirmation de virement de la banque du payeur peut être utilisée comme preuve du paiement. Elle contient des détails sur la transaction, tels que le montant, la date, les numéros de compte, et les coordonnées de la banque.
- Le chèque annulé : Un chèque annulé est un chèque signé par le payeur, mais qui n’a pas été remis à la banque pour encaissement. Il peut être utilisé comme preuve que le chèque a été émis pour régler la facture.
- Le contrat de paiement : Si un contrat de paiement a été signé entre les parties, il peut servir de preuve du paiement lorsqu’il stipule que le paiement a été effectué conformément aux termes du contrat.
- La communication écrite : Les e-mails, les lettres ou les messages texte dans lesquels le payeur reconnaît le paiement peuvent également servir de preuve.
- Les témoins : Si un tiers a été témoin du paiement, son témoignage écrit ou verbal peut également être utilisé comme preuve.
- La confirmation de la transaction : Les confirmations écrites de la transaction, telles que des confirmations de commande ou des accusés de réception, peuvent être utilisées pour prouver que la transaction a eu lieu et que le paiement a été effectué.
Notre astuce pour réaliser des factures acquittées
La facture acquittée est donc un élément crucial pour la gestion transparente des transactions commerciales. Elle certifie le paiement intégral d’une dette et fournit une preuve solide en cas de litige. C’est un document qui permet de se défendre devant la justice et les huissiers, en tant que créancier.
Bien que son utilisation ne soit pas toujours obligatoire, elle offre une sécurité financière essentielle pour les entreprises. Pour simplifier davantage la gestion de vos factures, n’hésitez pas à essayer notre solution de facturation gratuite, Facture.net. Vous y trouverez un outil convivial pour créer, envoyer et suivre vos factures en toute simplicité. Gagnez du temps et gérez vos finances en toute confiance.
