Il existe de nombreux acteurs qui joueront un rôle important dans la gestion de la facture électronique. Parmi eux, nous pouvons citer l’Opérateur de Dématérialisation (OD). Cette plateforme privée, qui agit comme intermédiaire dans l’émission, la réception et la gestion des factures électroniques, facilite la transition vers l’e-invoicing.
Découvrons ensemble ce qu’est un Opérateur de Dématérialisation, ses fonctionnalités, ainsi que son fonctionnement avec le Portail Public de Facturation et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires.
Qu’est-ce qu’un Opérateur de Dématérialisation ?
Acteur clé dans le processus de facturation électronique, l’Opérateur de Dématérialisation (OD) est un service privé servant d’intermédiaire entre votre entreprise et le Portail Public de Facturation (PPF) et/ou la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
Son rôle principal est de faciliter l’émission, l’envoi et la réception de factures dématérialisées conformément aux réglementations en vigueur.
Plus précisément, l’Opérateur de Dématérialisation fluidifie la transmission et la gestion des e-factures en extrayant les données commerciales et fiscales nécessaires à l’État. Pour ce faire, la plateforme les transmet ou en les récupère via le PPF ou la PDP, et les place à disposition des parties concernées.
Dans le processus de facturation électronique, l’OD se positionne en amont du PPF ou du PDP émetteurs et en aval du PPF ou PDP destinataire.
OD et PDP, quelles sont les principales différences ?
Les différences entre un Opérateur de Dématérialisation (OD) et une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) concernent essentiellement leur rôle dans la chaîne de facturation et leur homologation auprès de l’État.
Les différences dans le rôle et le fonctionnement
L’Opérateur de Dématérialisation est un prestataire privé qui offre des services d’émission et de réception de factures électroniques.
Comme nous l’avons dit précédemment, son rôle principal est de servir d’intermédiaire entre une entreprise et le Portail Public de Facturation (PPF) ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
La Plateforme de Dématérialisation Partenaire est également un prestataire privé, mais son rôle diffère de celui d’un OD.
Les PDP offrent un service complémentaire à celui du PPF. Elles transmettent directement les factures aux destinataires, ainsi que toutes les données de reporting électronique (e-reporting) au PPF.
Contrairement aux PDP qui seront des services payants, certains OD pourront proposer leurs services gratuitement.
Les différences de statut et de certification
Un Opérateur de Dématérialisation n’est pas immatriculé par l’État. Il n’est donc pas officiellement reconnu par l’administration fiscale en tant que prestataire de dématérialisation de factures.
À l’inverse, une Plateforme de Dématérialisation est dite « Partenaire », car elle a obtenu une certification auprès de l’administration fiscale, pour pouvoir envoyer des factures directement aux destinataires et transmettre les informations d’e-invoicing et d’e-reporting à l’État.
Le rôle de l’OD
Pour comprendre le rôle d’un Opérateur de Dématérialisation, il est important d’avoir le « schéma Y », concernant la transmission de factures et de données, bien en tête !
L’Opérateur de Dématérialisation aide ses clients (des entreprises assujetties à la TVA), en amont et/ou en aval des relations avec la Plateforme de Dématérialisation Partenaire ou du Portail Public de Facturation, à respecter les nouvelles obligations réglementaires dans le cadre de la dématérialisation des factures.
À cet effet, il s’interface forcément avec le PPF et la PDP. Comment ?
L’OD, interface avec le PPF
Comment l’Opérateur de Dématérialisation joue le rôle d’intermédiaire avec le PPF ? Lorsque l’entreprise émettrice crée une facture, l’OD convertit le document dans un format accepté par l’administration fiscale (CII, UBL, Factur-X…). Puis l’opérateur se raccorde au PPF, via un EDI ou une API, afin de transmettre la facture.
Une fois que la facture est déposée sur le Portail Public de Facturation, le destinataire accède au document. Il peut voir son statut directement sur le site officiel, ou alors observer les changements dans son propre OD s’il utilise aussi ce service intermédiaire.
L’OD, interface avec une PDP
Tout comme l’OD est capable de communiquer avec le PPF, il s’interface également avec une PDP. L’opérateur est en mesure d’émettre des factures clients ou fournisseurs vers une Plateforme de Dématérialisation Partenaire, mais aussi de les recevoir et de les gérer.
Suite à la transmission vers la PDP, cette dernière extrait les données demandées par l’administration, pour les déposer sur le Portail Public de Facturation.
Prenons un exemple concret afin que le fonctionnement entre OD, PDP et PFF soit plus clair !
En tant qu’entreprise, vous passez commande chez un fournisseur. Il va créer sa facture, avant de la transmettre à son OD. Son OD va alors traiter la facture et dispose ensuite de 2 solutions :
- L’envoyer au PDP, si votre fournisseur en utilise une, pour qu’elle puisse extraire les données requises par les services fiscaux. La PDP va ensuite les déposer automatiquement sur le PPF.
- La publier directement dans le PPF s’il n’utilise pas de PDP.
De votre côté, votre OD récupérera les informations de facturation dont vous avez besoin, depuis le PDP du fournisseur ou le PPF.
Pensez à consulter l’annuaire !
Vous avez besoin de savoir si votre client utilise directement le Portail Public de Facturation ou s’il passe par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire ?
Consultez l’annuaire qui sera disponible gratuitement sur le PPF, lors de l’entrée en vigueur de la loi sur la facturation électronique. Vous obtiendrez les informations essentielles sur l’acheteur (comme l’adresse, l’email, le SIRET…), ainsi que la plateforme de dématérialisation utilisée.
Comment choisir son OD ?
Choisir un OD plutôt que de passer directement par le PPF ou par une PDP est parfois plus avantageux, notamment pour les sociétés qui ont de nombreuses factures à traiter ou qui souhaitent bénéficier d’un accompagnement dans l’optimisation de leur cycle de facturation.
Avant de sélectionner votre prestataire de dématérialisation, posez-vous ces questions :
- Mon entreprise a-t-elle d’autres besoins en dématérialisation ? (signature électronique, gestion de document, dématérialisation de la paie, etc.)
- L’opérateur choisi a-t-il de l’expérience et une réputation solide ?
- Quelles sont les garanties offertes par l’OD en termes de cybersécurité et protection des données ?
- L’opérateur de dématérialisation est-il à jour concernant les normes qui entreront en vigueur avec la loi sur la facturation électronique ?
- Quel budget l’entreprise doit prévoir pour les services de l’OD ?
- L’opérateur sélectionné se synchronise-t-il avec les outils et API utilisés par mon entreprise ?
Facture.net, votre OD pour préparer l’avenir
Vous utilisez Facture.net pour votre facturation ? Nous ajustons les fonctionnalités de notre outil pour devenir Opérateur de Dématérialisation :
- Factures au format Factur-X
- Archivage des factures
- E-reporting
- Connexion au PPF via API
Si l’outil vous convient, restez connecté, vous serez rapidement informé des nouveautés déployées au sein de notre solution en ligne. Le côté pratique, c’est que vous n’aurez pas à changer de logiciel de facturation pour répondre aux normes sur l’e-invoicing.
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