Comment mettre en place la facturation électronique avec efficacité et s’assurer que vos équipes seront opérationnelles quand elle entrera en vigueur ?
Choisir son outil de facturation, sélectionner sa plateforme de dématérialisation, former ses collaborateurs, mettre à jour les données… Voilà les étapes indispensables pour passer le cap de la facture électronique avec succès !
1. Choisir une plateforme de facturation
Pour choisir votre plateforme de facturation électronique, il est important de comprendre les deux principales options disponibles :
- passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)
- ou directement recevoir et émettre vos factures via le Portail Public de Facturation (PPF).
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
D’après la loi sur la facturation électronique, les entreprises françaises assujetties à la TVA peuvent choisir une ou plusieurs Plateformes de Dématérialisation Partenaire pour transmettre et recevoir leurs factures électroniques.
Ces solutions offrent aussi toutes les fonctionnalités nécessaires à l’e-reporting, qui consiste à transmettre des données concernant des opérations commerciales, hors périmètre de la facturation électronique, à l’administration fiscale.
Il n’existe pas encore de liste officielle des PDP validées par l’État.
Néanmoins, même si aucun prestataire n’a encore reçu de certification, nous connaissons déjà les avantages fournis par les PDP. Les PDP offrent une gamme de services étendue et adaptée aux besoins des petites, moyennes et grandes entreprises. Chaque organisation peut choisir sa PDP en fonction de ses propres critères :
- volume et typologie des factures,
- gestion des données,
- management de la relation clients/fournisseurs,
- fonctionnalités spécifiques à votre métier…
Dans le cas de besoins complexes ou importants, les entreprises peuvent opter pour plusieurs plateformes ou la coupler avec un Opérateur de Dématérialisation (OD).
Le Portail Public de Facturation (PPF)
Plateforme officielle mise en place par l’État français, le Portail Public de Facturation centralise les factures électroniques, ainsi que les données obligatoires à transmettre à la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP).
Accessible gratuitement par tous les acteurs assujettis à la TVA, il propose un socle minimal de services aux entreprises privées pour échanger leurs factures électroniques.
Son principal atout est sa gratuité.
Niveau inconvénients, notez que les fonctionnalités du PPF sont plus limitées comparées à celles des PDP. Il est impossible d’automatiser certains flux de travail et d’étiqueter, de manière personnalisée, vos factures. Le process est entièrement manuel, ce qui est peu adapté pour les entreprises traitant de nombreuses factures au quotidien (entrantes et/ou sortantes).
2. Adapter le format de vos factures
Pour correspondre à la norme définie par la loi sur la facturation électronique, le document doit être émis, transmis et reçu dans un format structuré, qui permet son traitement automatique et électronique.
Une facture imprimée puis numérisée n’est pas une facture électronique, selon la définition réglementaire.
Comment mettre en place la facturation électronique ? En respectant les normes établies et en choisissant le(s) bon(s) format(s) :
UBL (Universal Business Language)
L’UBL est un standard de facture électronique basé sur le langage XML (eXtensible Markup Language), utilisé pour structurer les échanges d’informations entre les entreprises et les organismes gouvernementaux.
Ce format offre un environnement sécurisé qui répond aux exigences de la loi sur la facturation électronique, ainsi qu’aux normes internationales. Il est donc reconnu par les autorités fiscales françaises et accepté par la plateforme Chorus Pro.
Un document UBL contient les informations de facture, y compris les coordonnées de l’émetteur et du destinataire, la description des biens ou services, les montants hors taxes, et toutes les mentions légales requises.
L’objectif principal de l’utilisation du format UBL est de permettre un traitement automatisé par l’expéditeur et le destinataire de la facture, ce qui n’est pas possible avec une facture au format PDF.
CII (Cross Industry Invoice)
La facture inter-industries (CII), aussi connue sous le nom de Cross Industry Invoice, est un standard technique utilisé pour des échanges, au niveau mondial, entre des partenaires commerciaux.
Elle a été élaborée par le CEFACT-ONU avec la contribution de nombreuses organisations professionnelles, comme GS1, EUROFER, CIDX, EDIFICE, AIAG/ODETTE/JAMA, GHX, EDS…
Le format CII comporte plus de 2 000 éléments, dont toutes les mentions obligatoires requises sur les factures dématérialisées.
Factur-X
Format de facture électronique mixte, standardisé franco-allemand, Factur-X est aligné sur la Norme Sémantique Européenne EN 16931 publiée par la Commission Européenne le 16 octobre 2017.
Ce standard se compose d’un fichier PDF pour les utilisateurs et de données XML pour un traitement automatisé. Ainsi, un document Factur-X peut être lu en format PDF par les services en charge de son traitement, tout en présentant des données structurées permettant sa lecture et son intégration automatisées dans votre plateforme de dématérialisation.
Conçu pour faciliter la lecture de la facture par tous les intervenants du processus de facturation, Factur-X répond aux besoins de lisibilité et de sécurité des entreprises. Il s’annonce comme étant le format phare de la réforme sur la loi relative à l’e-invoicing.
Votre logiciel de facturation gratuit Facture.net a adopté le format Factur-X pour se mettre aux normes de la nouvelle obligation de dématérialisation des factures.
EDIFACT
Le format EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport) est une norme internationale développée par les Nations Unies, pour l’échange de données commerciales électroniques entre entreprises.
Dans le contexte de l’e-invoicing, EDIFACT s’utilise pour automatiser l’échange de factures et d’autres documents associés. Cela permet à deux organisations de communiquer et d’échanger des données dans le même langage, via des données structurées. L’utilisation de ces informations standardisées garantit l’interopérabilité et la sécurité des flux échangés.
3. Mettre à jour les informations clients
La transition à la facturation électronique exige une bonne gestion des données client.
Assurez-vous de disposer de toutes les informations nécessaires et de garder votre base de données exempte de doublons pour faciliter le processus, surtout si vous migrez vers une Plateforme de Dématérialisation Partenaire.
Compléter les données manquantes
La loi sur la facturation électronique définit de nouvelles mentions obligatoires sur vos quittances. Ces indications supplémentaires concernent :
- Le numéro SIREN du client : auparavant facultatif, le numéro SIREN du client devra désormais apparaître sur vos factures électroniques. Le cas échéant, vous pouvez indiquer le SIRET.
- Le numéro de TVA intracommunautaire : si votre client est un professionnel ou une entreprise, domicilié en Union européenne (hors France), vous devrez noter son numéro de TVA intracommunautaire.
- L’adresse de livraison des biens : celle-ci doit être indiquée lorsqu’elle est différente de l’adresse du client.
- La catégorie de l’opération : Cette mention doit indiquer si les opérations facturées sont constituées de livraisons de biens, de prestations de services, ou bien d’un mélange des deux.
Supprimer les doublons
Dans votre base de données, les doublons peuvent conduire à des erreurs de facturation et entraver le suivi des transactions.
Avant de migrer vers une PDP ou d’adapter vos processus à l’upload sur le PFF, vous pouvez utiliser un outil de déduplication pour passer vos données en revue. Ce type de logiciel détecte et supprime automatique les enregistrements en double.
Autre conseil : au moment de la transition à la facturation électronique, mettez en place des procédures pour éviter les doublons à l’avenir.
4. Former les équipes
La réussite du passage à la facturation électronique dépend, en grande partie, de la préparation et de la sensibilisation de vos équipes. Il est donc important de planifier et d’investir dans une formation adéquate pour garantir une transition douce et efficace.
Pour mettre en place la facturation électronique avec succès, il est important de les informer sur :
- Les exigences réglementaires : vos équipes doivent comprendre les nouvelles exigences légales et réglementaires associées à la facturation électronique pour adapter les processus existants de votre entreprise.
- Les nouvelles composantes techniques : vos collaborateurs ont besoin de connaître les nouveautés techniques, organisationnelles et procédurales pour assurer l’échange, le traitement, le contrôle, la validation, le règlement et l’archivage des factures dématérialisées.
- La revalorisation de leurs missions : la transition vers la facturation électronique peut impliquer un changement significatif dans les tâches et les responsabilités de vos collaborateurs. Certaines missions peuvent disparaître, remplacées par d’autres tâches axées sur la validation des flux de données automatisés, par exemple.
Notre astuce pour parfaitement mettre en place la facturation électronique
Comment mettre en place la facturation électronique ? La réponse tient en 3 mots : anticipation, analyse et communication !
Pour réussir votre transition, n’attendez pas la date fatidique. Dès aujourd’hui, nous vous recommandons de vous renseigner sur les outils obligatoires, d’évaluer vos processus de facturation et de communiquer avec vos équipes, clients et fournisseurs, pour prendre les mesures adéquates.
Dernier conseil : testez notre solution de facturation gratuite, Facture.net, qui fera office de partenaire de dématérialisation pour faciliter votre transition à l’e-invoicing !
