Pour lutter contre la fraude à la TVA, une loi a été mise en place en 2018. En tant qu’entrepreneur, vous devez connaître les règles strictes établies par l’administration fiscale mais devez-vous obligatoirement utiliser un logiciel de facturation ?
Certaines entreprises doivent se servir de logiciels de facturation conformes à la loi anti-fraude mais ce n’est pas obligatoire pour toutes les sociétés.
Alors comment savoir si vous êtes concerné par la loi anti-fraude et par l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation ? Nous avons réuni toutes les réponses à ce sujet dans cet article.
Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?
Un logiciel de facturation est un outil en ligne ou téléchargeable sur votre ordinateur qui permet d’effectuer la gestion commerciale et comptable de votre entreprise en quelques clics.
Vous pouvez créer et éditer des devis et des factures pour vos clients ou encore calculer la TVA.
Selon vos besoins et votre secteur d’activité, un logiciel de facturation peut proposer des fonctionnalités avancées pour automatiser vos tâches et faciliter votre comptabilité.
C’est un outil pratique et utile mais est-il obligatoire pour toutes les entreprises ?
Utiliser un logiciel de facturation est-il obligatoire ?
Cette solution numérique peut vous aider à améliorer la gestion commerciale de votre entreprise mais n’est pas obligatoire pour toutes les sociétés.
Vous devez utiliser un logiciel de facturation si vous êtes assujetti à la TVA et que vous proposez des livraisons de biens ou des prestations de service à des particuliers. Dans ce cas vous devez non seulement utiliser un logiciel de facturation mais celui-ci doit être conforme à la loi anti-fraude.
Certains logiciels ne sont pas conformes aux lois en vigueur, vous devez donc vous renseigner avant de choisir le bon outil.
Le logiciel doit absolument être reconnu par l’administration fiscale.
Il existe cependant quelques exceptions puisque votre entreprise n’est pas concerné par la loi anti-fraude dans les cas suivants :
- Vous vendez à des professionnels
- vous êtes micro-entrepreneur et vous bénéficiez de la franchise en base de TVA
- Votre entreprise est basée sous le régime du remboursement forfaitaire agricole.
Toutes les entreprises ne sont donc pas dans l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation cependant, l’acquisition d’un tel outil est vivement recommandé.
Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?
Même si vous n’êtes pas concerné par la loi anti-fraude, il est fortement recommandé d’utiliser un logiciel de facturation pour votre entreprise.
Une solution professionnelle en ligne peut améliorer votre quotidien, vous aider dans votre organisation commerciale et comptable et vous faire gagner du temps.
De plus, vous êtes sûr de rester dans la conformité même si les règles législatives évoluent.
C’est aussi le moyen de faciliter votre comptabilité puisque les logiciels en ligne disponibles sur le marché sont particulièrement intuitifs et simples à utiliser.
Vous pouvez centraliser toutes les données ainsi que tous vos documents au même endroit et faciliter vos recherches.
Que risquez-vous en cas de non-conformité ?
Si vous faites partie des entreprises concernées par la loi anti-fraude et que vous n’utilisez pas de logiciel de facturation conforme, vous vous exposez à une amende d’un montant de 7500€. En cas de contrôle, vous devez être en mesure de présenter une attestation de votre éditeur de logiciel.
Vous disposez tout de même d’un délai de 60 jours pour utiliser un logiciel de facturation conforme.
La conformité d’un logiciel de facturation est vérifiable en effectuant une demande de certificat de conformité ou d’attestation individuelle auprès de l’éditeur.
Quelles sont les alternatives au logiciel de facturation ?
Et si malgré tout, vous refusez de vous servir d’un logiciel de facturation, certaines alternatives sont possibles.
Si vos encaissements sont soigneusement consignés à la main dans un livre de caisse, vous n’êtes pas tenu de vous servir d’un logiciel.
C’est aussi le cas si vous utilisez un terminal de paiement pour encaisser les paiements par carte bancaire.
En revanche, ces méthodes ont leurs limites surtout si vous souhaitez développer votre activité. Vous prenez aussi le risque de passer à côté de certaines règles puisque celles-ci sont en constante évolution.
À lire aussi : Comment choisir votre logiciel de caisse ?
Un point sur la facturation électronique
Parmi les dernières lois en vigueur et depuis le 1er janvier 2020, toutes les sociétés ayant des missions pour des marchés publics doivent être en mesure d’éditer des factures électroniques.
A savoir que cette loi va bientôt s’étendre (entre 2023 et 2025) à toutes les entreprises qui travaillent en B2B.
Il ne sera plus possible d’éditer vos factures sur Word ou Excel car cela ne correspondra plus aux critères d’inaltérabilité et de traçabilité exigés.
Comment choisir un logiciel de facturation conforme ?
Vous devez choisir un logiciel de facturation adapté aux besoins de votre entreprise et conforme à la loi anti-fraude. Cet outil comptable doit être en mesure de vous faire gagner du temps et d’automatiser les tâches récurrentes.
Vous devez donc prendre en compte votre secteur d’activité et sa compatibilité avec les autres outils que vous utilisez régulièrement pour choisir le bon logiciel de facturation. Faites une liste des fonctionnalités qui vous intéressent puis sélectionnez les logiciels de facturation qui répondent à vos critères.
La plupart des logiciels proposent des périodes d’essai gratuites et il existe même des logiciels de facturation performants entièrement gratuits.
Le logiciel de facturation doit répondre aux critères de conformité suivants :
- les données enregistrées sur le logiciel doivent être inaltérables
- les données doivent être sécurisées
- l’archivage des données doit s’effectuer régulièrement
- Une programmation de clôture de l’exercice fiscal doit être possible.
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De plus, il propose de nombreuses fonctionnalités avancées qui seront très utiles pour améliorer la gestion de votre comptabilité. Il s’agit d’un véritable CRM conçu pour décupler votre efficacité.
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Conclusion
Vous êtes dans l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation conforme à la loi anti-fraude si vous êtes assujetti(e) à la TVA.
Si vous n’êtes pas concerné par cette loi, une solution professionnelle vous permettra d’assurer le suivi de votre comptabilité et d’améliorer la gestion commerciale de votre entreprise.
