Vous avez trouvé de nouveaux locaux pour votre entreprise ? Si c’est une opportunité de croissance et d’évolution pour la société, c’est une très bonne nouvelle !
Mais comment s’organise un déménagement d’entreprise ? Plus la taille de votre société est importante et plus le déménagement demande de la préparation.
Quoi qu’il en soit, vous devez lister les tâches à effectuer pour préparer le déménagement et prendre en compte les besoins de vos collaborateurs durant cette période de changement.
Voici nos conseils pour organiser le déménagement de votre entreprise en 9 étapes.
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1. Réfléchir avant d’agir
Vous avez sans doute une bonne raison de vouloir changer de locaux pour votre entreprise. Il peut s’agir d’une fusion, de la nécessité d’avoir des locaux plus grands ou plus petits. Vous payez peut-être des charges trop importantes dans vos locaux actuels ?
Qu’est-ce qui vous pousse à prendre cette décision ? Connaître la raison de ce projet de déménagement vous permettra aussi de cibler les bons locaux pour servir au mieux les objectifs de l’entreprise.
Un déménagement d’entreprise peut en effet devenir une véritable opportunité d’évolution.
En étant pleinement conscient de vos motivations, vous serez en mesure d’organiser ce transfert et d’établir un cahier des charges précis.
C’est aussi le moyen de communiquer en toute transparence avec votre équipe.
2. Communiquer avec vos collaborateurs
Établir une bonne communication avec vos salariés et collaborateurs est une étape essentielle au sein de n’importe quelle entreprise et plus encore dans les périodes de changement. Communiquez avec votre équipe pour leur expliquer l’importance de ce déménagement.
C’est le meilleur moyen de leur éviter un stress inutile et de leur démontrer que ce changement peut être synonyme d’évolution.
Prenez en compte les aspects matériels mais aussi psychologiques de ce grand changement. Un déménagement mal organisé et dont les raisons ne sont pas claires peut provoquer du stress chez vos salariés.
Si vous communiquez avec transparence après avoir établi clairement les raisons de ce transfert, vous pourrez compter sur le soutien et la compréhension de toute l’équipe !
Dans le pire des cas, vos collaborateurs peuvent s’opposer au déménagement. Si vous craignez ce scénario, pensez à consulter les contrats de travail pour connaître vos options et réagir en fonction de la situation.
L’aspect logistique d’un déménagement d’entreprise est important mais ce n’est pas le seul à prendre en compte.
3. Se renseigner sur le contrat de bail
Quelles sont vos conditions de résiliation ? En règle générale, vous devez respecter un préavis de 6 mois.
Vous devez informer votre bailleur de votre intention de déménager par courrier recommandé avec accusé de réception.
Nous vous conseillons de respecter les termes de votre contrat de résiliation avant de quitter les locaux actuels pour éviter tout risque de complication administrative.
4. Trouver de nouveaux locaux pour votre entreprise
Comment trouver de nouveaux locaux adaptés pour votre entreprise ? Bien sûr, vous devez d’abord établir le budget que vous êtes prêt à mettre dans la location des prochains locaux.
La zone géographique a aussi son importance puisque des locaux en ville ou en campagne ne requièrent pas le même budget.
Pour trouver l’emplacement de vos futurs locaux d’entreprise, vous pouvez compter sur :
- La rédaction d’une annonce sur un site immobilier
- Les services d’une agence immobilière
- Votre réseau professionnel.
Vous pourrez ensuite sélectionner quelques lieux possibles et visiter les locaux qui réunissent vos critères de sélection.
N’hésitez pas à impliquer votre équipe en leur proposant de vous accompagner pendant les visites. Vous n’aurez plus qu’à choisir les locaux qui s’adaptent au mieux aux besoins de l’entreprise.
5. La signature du bail
Vous avez trouvé la perle rare ? C’est le moment de passer aux choses sérieuses ! La phase de négociation avec le bailleur est une étape importante.
Vous devez vous assurer que chaque partie remplit les obligations légales et respecte les clauses du contrat. L’état des lieux et la répartition des charges font notamment partie de cette phase de négociation.
La signature du bail marque le début d’une nouvelle aventure entrepreneuriale ! Pensez à fêter l’évènement avec votre équipe.
6. Organiser et planifier le déménagement
Un déménagement d’entreprise bien planifié et organisé vous permettra de dormir sur vos deux oreilles et d’éviter tout stress inutile. Pour réussir votre transfert dans de nouveaux locaux, vous pouvez créer un cahier des charges.
Vous devez prendre en compte l’accessibilité et les plan des locaux actuels et le volume du déménagement.
Établissez un planning détaillé et assignez des tâches à chacun pour optimiser l’opération.
Une fois que tout est prêt, vous pourrez passer à l’action en commençant à préparer et à étiqueter les cartons.
C’est l’occasion rêvée pour faire le tri entre ce qui est utile et inutile dans l’entreprise. Cela peut concerner le mobilier ou les dossiers de l’entreprise.
7. Comparer les devis des sociétés de déménagement
Maintenant que la date du déménagement est fixée, vous aurez sans doute besoin d’aide pour transporter les cartons, les meubles et tout le matériel de l’entreprise jusqu’à vos nouveaux locaux.
Sélectionnez plusieurs entreprises de déménagement et comparez leurs offres en fonction de vos besoins.
Si vous êtes responsable d’une petite entreprise, la location d’un camion et la mobilisation des salariés peuvent suffire pour effectuer le déménagement de A à Z.
8. Effectuer les démarches administratives après un déménagement d’entreprise
C’est le moment d’informer vos partenaires, clients et prestataires de votre changement d’adresse professionnelle et bien sûr de le déclarer auprès des administrations françaises.
Pensez également à mettre votre site internet à jour !
Voici une liste des démarches administratives à effectuer une fois que vous avez intégré vos nouveaux locaux :
- Résiliation ou transfert de tous vos abonnements (internet, téléphone, électricité…)
- Résiliation des contrats d’assurance des anciens locaux
- Informer les administrations et les impôts de votre changement d’adresse
- Changement de l’immatriculation et modification du Kbis de l’entreprise.
9. Investir et adopter les nouveaux locaux d’entreprise
Ce changement de locaux vous offre de nouvelles perspectives en termes de confort et de décoration. C’est l’occasion de changer de mobilier de bureau, de matériel informatique et de choisir une décoration à l’image de votre marque ! N’hésitez pas à dynamiser votre nouvel espace de travail et à le rendre le plus accueillant possible.
Vous devrez peut-être effectuer quelques travaux avant d’investir les locaux.
Respectez le calendrier des opérations pour réussir votre déménagement d’entreprise.
Pensez à impliquer votre équipe durant cette période de changement et faites de ce grand changement une opportunité pour votre entreprise !
