Que se passe-t-il en cas d’erreur de facturation ?
Normalement, il n’est pas possible de modifier ou supprimer une facture déjà transmise au client. Cependant, la législation française a mis des règles en place pour rectifier, annuler ou supprimer des factures en cas d’erreur.
Voici les règles de facturation à connaître pour supprimer ou annuler une facture.
Peut-on supprimer une facture ?
L’erreur est humaine et si la comptabilité n’est pas votre activité favorite, des erreurs de facturations peuvent arriver.
4 règles de facturation en France sont à connaître :
- Vous ne pouvez pas simplement supprimer une facture déjà éditée et transmise au client.
- Vous devez conserver vos factures pendant 10 ans.
- Les numéros de facture doivent se suivre chronologiquement.
- Les mentions obligatoires doivent figurer sur vos factures.
Mais que faire si vous avez oublié d’indiquer une mention obligatoire ou de prendre en compte une réduction accordée au client ?
La législation française autorise tout de même certaines manœuvres pour pouvoir rectifier, modifier ou annuler une facture en cas d’erreur.
Comment annuler une facture en cas d’erreur ?
En cas d’erreur de facturation, les règles de facturation vous autorisent à annuler une facture acquittée ou non sous certaines conditions.
Comment annuler une facture acquittée ?
Si votre client a déjà reçu et payé la facture, vous ne pouvez plus la modifier ou la supprimer. Vous ne pouvez pas non plus établir une facture rectificative.
En revanche, il existe une possibilité d’annuler une facture en comptabilité. La création d’une facture d’avoir vous permet d’annuler une facture acquittée.
Ce document comptable appelé également note de crédit ou note d’avoir est une facture au montant négatif qui fait référence à la facture initiale avec le numéro et la date. La facture d’avoir vous permet donc d’annuler une facture déjà acquittée par votre client.
La facture d’avoir a son propre numéro en plus de la référence au numéro de la facture originale.
Comment annuler une facture non acquittée ?
Vous pouvez éditer une facture rectificative en cas d’erreur de facturation lorsque celle-ci n’a pas encore été payée par le client. Sur cette facture, vous devrez faire référence à la facture initiale.
En cas d’annulation de facture acquittée, deux règles sont à retenir :
- La facture rectificative doit avoir un nouveau numéro de facture et doit faire référence à la facture initiale.
- La numérotation chronologique des factures est obligatoire.
Pour faire référence à la facture originale vous devez mentionner :
- Le nom et l’adresse de votre entreprise
- La rectification des erreurs de la facture originale
- Le numéro et la date de la facture à rectifier.
La facture rectificative doit ensuite être remise au client pour annuler la facture initiale.
Qui peut modifier ou annuler une facture ?
C’est à l’entreprise prestataire de service que revient la responsabilité de modifier ou d’annuler une facture en cas d’erreur.
Le client ne peut pas rectifier une facture. Si le client constate une erreur de facturation, il peut alors le signaler à l’entreprise pour qu’elle puisse faire le nécessaire mais il ne pourra agir par lui-même.
L’entreprise doit modifier ou annuler une facture en cas d’erreur ou d’omission des mentions obligatoires.
Quand peut-on modifier une facture ?
Il est possible de constater une erreur de facturation dès sa réalisation ou même 3 ans plus tard. Dans les deux cas, vous pouvez modifier une facture à tout moment.
Il n’est pas nécessaire de modifier une facture lorsqu’il s’agit d’erreurs minimes comme des fautes d’orthographe à moins que cela nuise à la compréhension du contenu.
L’annulation ou la rectification de facturation est utile lorsque l’erreur a un impact sur la comptabilité ou en prévention d’un contrôle fiscal.
Ainsi, vous aurez tout intérêt à modifier une facture s’il manque des mentions obligatoires ou si le montant n’est pas juste.
Que risquez-vous en cas d’erreur de facturation ?
Il est fortement recommandé de procéder à l’annulation ou à la rectification d’une facture en cas d’erreur pour éviter de payer une amende.
En effet, l’entreprise peut faire l’objet d’un contrôle fiscal ou d’un audit ce qui implique une vérification des factures fournisseurs.
En cas d’erreur de facturation, l’entreprise peut écoper d’une amende de 15 euros par élément manquant ou par erreur.
En procédant à l’annulation d’une facture, vous régularisez les comptes et facilitez les exercices comptables.
Procéder à l’annulation ou à la rectification d’une facture prend du temps, il est donc recommandé d’être vigilant lorsque vous rédigez vos factures.
En cas d’erreur de facturation, il est impératif de la corriger pour éviter des désagréments par la suite.
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Peut-on récupérer la TVA en cas d’erreur de facturation ?
Vous pouvez récupérer la TVA sur une facture acquittée en établissant votre note d’avoir.
Vous devez alors indiquer sur la facture le montant hors taxe de la remise et le montant de la TVA correspondante ainsi que le montant total hors taxe et celui de la TVA après l’application de la réduction.
La facture doit faire référence à la facture originale.
Si vous ne souhaitez pas récupérer la TVA correspondant à la remise, la note d’avoir doit mentionner la facture initiale et préciser que la remise est nette de taxe.
Dans ce cas, une rectification n’est pas nécessaire.
Utiliser un logiciel de facturation pour supprimer ou annuler une facture
Pour simplifier votre comptabilité et optimiser votre temps, il est recommandé d’utiliser un logiciel de facturation qui répond aux obligations légales.
Facture.net permet d’automatiser votre gestion comptable, d’établir vos factures et vos devis en quelques clics seulement mais aussi de supprimer ou d’annuler vos factures facilement.
Vous pouvez éditer simplement vos notes d’avoir sur Facture.net en cas d’erreur de facturation en conformité avec la législation.
Il vous suffira d’ajouter les mentions nécessaires à une facture rectificative comme un nouveau numéro de facture et la référence à la facture originale.
Vous ne pouvez pas supprimer une facture déjà acquittée par votre client mais il est possible d’établir une note d’avoir pour annuler une facture.
En cas de facture non acquittée, il suffit d’éditer une facture rectificative.
Utilisez un logiciel de facturation en ligne comme Facture.net pour gérer facilement votre comptabilité !
