Que devez-vous savoir sur la numérotation des factures ? Il existe en France des règles de numérotation des factures établies par le code du commerce. Ces règles sont établies pour limiter les risques de fraude comme l’établissement de fausses factures.
Pouvez-vous modifier une facture ou changer sa numérotation ? Voici toutes les règles à connaître sur la numérotation de facture.
Numéroter les factures : à quoi ça sert ?
La numérotation des factures est avant tout une obligation puisqu’elle fait partie des mentions obligatoires en facturation.
Ce moyen permet de limiter les risques de fraude mais vous aide également à vous organiser administrativement. Etant donné que vous devez conserver vos factures pendant 10 ans, une bonne numérotation vous permet de mieux vous y retrouver !
Vous devez numéroter toutes vos factures y compris les factures d’avoir, de situation et d’acompte.
Les règles de la numérotation de facture
La facturation en France répond à des règles strictes comme les mentions obligatoires, le nombre d’exemplaires à établir ou encore la numérotation de facture. Pour que le document puisse être vérifiable plusieurs années après son édition, il doit obéir aux règles suivantes :
1. Les numérotations de factures doivent se suivre
Les numéros de vos factures doivent se suivre dans l’ordre chronologique. Vous ne pouvez pas créer des factures à posteriori et vous ne pouvez pas sauter un numéro de facture. Il ne doit pas y avoir de trou, ni de doublon dans votre facturation.
De plus, une facture doit être émise au moment de la vente, vous ne pouvez pas la transmettre plus tard. Vos factures doivent présenter un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue.
Une date suivie d’un numéro, une suite de chiffres, peu importe, l’important c’est que votre système de facturation soit continu. En aucun cas, vous ne pouvez insérer une nouvelle facture entre deux factures déjà créées.
Voici des exemples de ce que l’on peut faire ou ne pas faire au regard de la loi :
- Autorisé : 2017-12-001 puis 2017-12-002
- Interdit : 2017-12-001 suivit de 2017-12-003
Dans cet exemple la facture 2017-12-002 est manquante. Dans ce cas, la numérotation est non séquentielle, donc incorrecte.
Pour votre facturation vous avez le choix entre plusieurs possibilités, parmi les plus fréquentes se trouvent :
- La suite séquentielle : 01, 02, 03, 04 ;
- L’année suivie d’une suite séquentielle : 2017-1, 2017-2, 2017-3 ;
- L’année suivie du mois et puis d’une suite séquentielle : 2017-06-01, 2017-06-02, 2017-06-03…
2. Personnaliser la numérotation de facture
Vous pouvez personnaliser la numérotation de vos factures en y ajoutant des préfixes par exemple.
Vous avez sans doute pu voir des factures portant des numéros tels que F-0001 puis F-0002. Cette technique vous permet d’adapter vos numéros de factures en fonction des canaux de vente ou des clients.
L’utilisation de préfixes est particulièrement efficace pour les entreprises qui utilisent plusieurs types de facturation pour la vente en ligne ou la vente en direct notamment.
Vous avez une activité de services et une autre de vente de produits ? Il peut être judicieux de distinguer vos factures. Pour ce faire, insérez une lettre ou une suite de lettres avant votre numération, par exemple : Ser-2018-1 ou encore Pro -2018-1. Il vous sera alors très facile de retrouver les factures liées à l’une ou l’autre de vos activités.
3. Vous ne pouvez pas supprimer une facture
Supprimer une facture revient à faire un trou dans votre numérotation. Il est interdit de supprimer une facture déjà éditée même si la transaction est annulée. C’est aussi le cas pour un achat retourné, remboursé ou non réglé.
Vous pouvez créer une facture d’avoir si vous souhaitez annuler une transaction.
Vous devez également numéroter vos factures d’avoir en respectant les caractères continus et ininterrompus, chronologiques et uniques de la facturation.
4. Vous pouvez changer le système de numérotation de facture
Si vous souhaitez repartir sur un système de facturation chronologique et cohérent, vous pouvez changer votre système de numérotation de facture à tout moment.
En revanche, il est conseillé d’effectuer ce genre de modification en début de nouvelle année et non en cours d’exercice. Ainsi, la numérotation peut être faite par série distinctes si vous avez plusieurs catégories de clients ou si vous effectuez des ventes par différents canaux. Le tout est de pouvoir justifier ce changement de système.
5. Le numéro de facture doit figurer sur toutes les pages
Vous ne pouvez pas éditer de facture sans numéro. Celui-ci fait partie des mentions obligatoires de la facturation.
Si une facture comporte plusieurs pages, elle doit être numérotée selon une séquence n/N :
- n correspond au numéro d’ordre des pages
- N est le nombre total de pages de la facture.
Toutes les pages doivent comporter le numéro de la facture.
Par exemple : F-0001 3/6 doit apparaître sur la 3è page des 6 pages éditées au total pour la facture F-0001.
Comment procéder en cas d’erreur de numérotation ?
Vous n’êtes pas à l’abri de commettre une erreur de numérotation si vous éditez vos factures sur Word ou Excel. Par exemple, donner le même numéro à deux factures différentes est susceptible d’arriver.
Dans ce cas, ne tentez pas de modifier votre numérotation, il est plus prudent de ne toucher à rien et d’assumer votre erreur en cas de contrôle fiscal.
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Numérotation des factures d’avoir
Vous devez numéroter tous les types de factures y compris les factures d’acompte, d’avoir et même vos devis.
La facture d’avoir est traitée de la même façon qu’une facture normale. Vous pouvez la numéroter en l’intégrant dans la série numérique des factures normales ou en lui donnant une série de numérotation différente des factures. Vous pouvez notamment modifier le préfixe pour distinguer les factures d’avoir et les factures normales.
Numérotation des factures d’acompte
La facture d’acompte doit respecter les mêmes règles que les factures normales. La numérotation s’intègre donc directement dans la série numérique des factures normales.
Numérotation des factures proforma
La facture proforma est une exception à la règle puisque vous n’êtes pas dans l’obligation de la numéroter. En revanche, il est conseillé de le faire pour des questions d’organisation administrative. La seule obligation pour la facture proforma est d’indiquer la mention “facture proforma” sur le document.
Mais lorsque la facture est finalisée, elle possède alors une valeur comptable et légale qui implique l’obligation de la numéroter.
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Que risquez-vous en cas de non-respect des règles de numérotation de facture ?
Si une mention obligatoire ne figure pas sur une facture, vous vous exposez au risque de devoir payer une amende de 15 euros, c’est aussi le cas pour une erreur de numérotation. Il faut savoir que le montant de l’amende ne peut cependant pas dépasser le quart du montant total de la facture.
Si votre facture n’est pas numérotée, vous risquez de recevoir une amende de 50% du montant de la facture. Si vous êtes en mesure de prouver que vous avez régularisé la facture par la suite en ajoutant un numéro, l’amende peut être réduite à 5% du montant total.
Ce qu’il faut retenir des règles de numérotation de facture
Vous devez numéroter vos factures selon un ordre chronologique et continu. Vous pouvez également personnaliser la numérotation de vos factures en fonction des besoins de votre entreprise et de votre organisation administrative.
Vous n’êtes pas autorisé à supprimer une facture ou à utiliser deux fois la même numérotation. Si vous souhaitez annuler une facture, vous pouvez créer une facture d’avoir et la numéroter de la même façon qu’une facture normale.
Pour éviter tout risque d’erreur de numérotation de facture, pensez à utiliser un logiciel de facturation en ligne conforme à la loi anti-fraude comme Facture.net.
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Il vous offre également la possibilité de choisir le type de numérotation de facture, de suivre les paiements, d’émettre une relance en cas de dépassement d’échéance, de calculer les frais de retard de paiements…
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