La facture, le reçu et le relevé de situation sont des documents bien distincts. En effet, en comptabilité, il existe des documents qui ont seulement une fonction commerciale et non fiscale.
Une facture est une pièce officielle de comptabilité qui formalise une prestation ou la livraison d’un bien alors qu’un reçu est donné en contrepartie d’une transaction financière.
Voici tout ce que vous devez savoir pour bien comprendre la différence entre ces différents documents comptables.
Qu’est-ce qu’une facture ?
Une facture est un document comptable indispensable pour toutes les entreprises. II s’agit d’une pièce sur laquelle vous détaillez toutes les prestations et les ventes de marchandises réalisées par votre société.
Ce document commercial et comptable peut être établi par toute structure juridique comme une société, une association ou encore un entrepreneur individuel.
La facture vous permet de demander à vos clients la somme correspondante à vos ventes ou à vos prestations. Sur ce document, vous mentionnez le montant dû et le détail des ventes comme la quantité, le poids ou la nature des produits.
Vous pouvez établir et envoyer une facture aux clients qui n’ont pas encore réglé les prestations. Cette opération de vente sera ensuite incluse dans le relevé de situation du compte de votre client.
Il existe une réglementation très précise qui concerne les mentions obligatoires devant figurer sur les factures :
- Date de rédaction de la facturation.
- Coordonnées de l’entreprise et du client.
- Date et lieu d’exécution de la prestation.
- Détails des prestations comme la quantité, le poids ou la nature.
- La somme totale à régler par le client.
Dans le cadre de la vente sur internet, vous devez préciser le délai de rétractation et ses modalités d’application ainsi que les garanties légales et contractuelles qui s’appliquent à la vente.
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La facture entre professionnels
Il est obligatoire d’établir une facture pour toute prestation ou vente de bien entre professionnels. A partir du moment où une transaction est réalisée, vous devez donc créer et envoyer une facture à votre client professionnel en double exemplaire.
Vous devrez ensuite conserver cette facture pendant 6 ans minimum. De son côté, l’acheteur est tenu de la réclamer si vous ne l’avez pas transmise à la fin de la prestation ou lors de la finalisation de la transaction.
La facture pour les clients particuliers
Dans le cas d’un facturation d’un professionnel pour un client particulier, vous devez émettre obligatoirement la facture dans les cas suivants :
- Si vous réalisez de la vente à distance
- Sur demande du client
- Dans le cas de livraisons intracommunautaires exonérées de TVA.
Cependant, dans la plupart des cas, le professionnel remet un ticket de caisse ou reçu au client qui suffit à prouver l’acte d’achat.
Dans le cas de non règlement d’une facture, vous pouvez envoyer des relances au client avant de passer le dossier en contentieux. Des pénalités de retard peuvent alors être appliquées en plus du montant des factures non payées.
Qu’est-ce qu’un relevé de situation ?
Le relevé de situation de compte d’un client concentre toutes les opérations de vente réalisées avec votre entreprise.
Ce document vous offre un aperçu de l’état du compte de chaque client, ce qui est utile pour la gestion de votre entreprise. Le relevé de situation permet de visualiser l’historique des paiements.
Il est notamment utilisé dans le cas de paiements récurrents comme des abonnements liés au gaz ou à l’électricité. Le relevé de situation permet de faire une récapitulation des transactions, de celles qui n’ont pas encore été réglées et d’anticiper les prochaines factures.
Le relevé de situation permet aussi de :
- Concentrer au même endroit les opérations de vente entre la société et le client.
- Répertorier les avoirs et les paiements sur des périodes précises.
- Informer votre client sur l’état de son compte et notamment des sommes qu’il lui reste à régler.
Vous pouvez conserver ce document en interne ou l’envoyer régulièrement à vos clients pour qu’il puisse consulter ses opérations en cours et les prochaines échéances. Le relevé de situation est donc un document informatif qui permet de récapituler les opérations de vente et qui permet de rappeler les échéances à venir de façon détaillée.
Qu’est-ce qu’un reçu ?
Le reçu de paiement sert de reconnaissance de paiement d’un produit ou d’un service. Il s’agit par exemple du ticket de caisse remis lors de vos achats en magasin.
Un reçu n’est pas suffisant pour faire office de note de frais, pour cela il est nécessaire de demander une facture.
Le reçu peut être émis après la remise de la facture. Après le règlement du client, vous pouvez alors donner un reçu comme preuve de reconnaissance de paiement.
C’est aussi un moyen pour le client de savoir que le paiement a bien été réceptionné.
Sur un reçu sont mentionnés :
- la mention “reçu”
- la mention du devis ou de la facture correspondante au règlement
- le montant réglé
- la date de réception du règlement
- le solde éventuel restant à régler
- le nom ou la raison sociale du client.
Cependant, il n’existe pas de critères spécifiques et établis des mentions devant figurer sur un reçu de paiement.
Lorsqu’un client effectue un achat en ligne et que le paiement est validé, une page web s’affiche généralement avec la présentation du reçu de paiement. La facture quant à elle, est directement envoyée vers l’adresse mail du client.
Sur internet, les reçus représentent donc une garantie supplémentaire pour le client et le professionnel que le paiement a bien été effectué. Donner un reçu aux clients est une marque de confiance et un outil de vérification en plus qui n’est pas négligeable. Ce document permet aussi de connaître le montant versé en cas d’acompte et de déduire le solde restant.
Un client particulier doit conserver son reçu en cas de litige ou de réclamation. Il pourra alors bénéficier d’un remboursement ou d’un échange en fonction de la politique de l’entreprise.
Pour les professionnels, les comptables et l’administration fiscale, la facture, le reçu et le relevé de situation ont des significations différentes.
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