Si vous êtes auto-entrepreneur, dirigeant d’une TPE ou d’une PME, savoir créer une facture est une étape essentielle.
Si votre activité s’adresse à des clients particuliers et est orientée B2C (Business to Consumer), vous devez maîtriser certaines règles pour bien gérer votre facturation.
De plus, facturer une prestation de service à un client particulier implique des particularités selon votre secteur d’activité.
Voici tout ce que vous devez savoir pour créer une facture B2C.
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Les règles à connaître pour facturer aux particuliers
En tant que vendeur professionnel, vous devez, dans la majorité des cas, facturer vos prestations pour toute vente à partir de 25 euros TTC à un client particulier. Vous pourrez alors rédiger et envoyer la facture dès que la vente est réalisée ou lorsque le service est rendu.
Si vous réalisez une vente inférieure à 25 euros TTC, la facture est alors facultative. En revanche, le client particulier peut réclamer une facture, vous devrez alors l’établir et lui remettre.
Pour rédiger des factures B2C, vous devez obligatoirement disposer d’un numéro de SIRET. Votre enregistrement auprès de l’administration fiscale garantit votre statut de vendeur professionnel.
En effet, les règles de facturation ne s’appliquent pas dans le cadre d’une vente entre deux particuliers.
Les règles de facturation classique
Pour établir des factures valides, vous devez spécifier les mentions obligatoires suivantes :
- la mention “facture”
- la date d’émission de la facture
- la date de vente de marchandise ou de fin d’exécution de la prestation de service
- le numéro unique de la facture
- les éléments d’identification de votre société comme le numéro de SIRET, la raison sociale, le numéro RCS, l’adresse légale et le statut juridique. Vous devez également mentionner la TVA si vous êtes redevable.
- les éléments d’identification du client
- les détails de la vente (le prix, la nature, la quantité)
- les conditions générales de règlement.
Tous ces éléments doivent être mentionnés sur la facture. Chaque élément manquant est passible d’une amende fixée à 15 euros et plafonnée à 25% du montant total facturé.
Vous pouvez également mentionner d’autres informations comme le RIB de l’entreprise pour que le client puisse effectuer le règlement mais ce n’est pas obligatoire.
Facturer une prestation de service à un particulier
Si vous réalisez des prestations de services, certaines règles spécifiques s’appliquent. Votre note de prestation de service doit comporter des informations obligatoires et vous devez conserver un exemplaire pendant deux ans minimum.
Voici ce que vous devez mentionner sur votre facture suite à une prestation de service :
- la date de rédaction de la facture
- le nom et l’adresse de votre société
- le nom de votre client
- la date et le lieu de la prestation
- les détails de la prestation : la dénomination, le prix unitaire et la quantité
- la somme totale HT et TTC à régler par le client.
Vous devez établir deux exemplaires de la facture. Un exemplaire est destiné au client et vous devez conserver le second exemplaire.
Les règles de facturation selon votre secteur d’activité
Il existe des règles spécifiques de facturation selon votre secteur d’activité. Ainsi, l’obligation de facturer peut dépendre de l’opération que vous réalisez. Voici les règles générales selon les différents secteurs :
Vente de marchandises à des particuliers
Si vous effectuez de la vente de marchandises, la facturation n’est pas une étape obligatoire sauf si le client en fait la demande. Vous pouvez aussi choisir de rédiger systématiquement des factures à vos clients particuliers.
Vente à distance
Dans le cas de la vente à distance, vous devez obligatoirement délivrer une facture à vos clients. Si vous faites de la vente en ligne sur votre site internet, vous devez donc disposer d’un logiciel de facturation numérique.
De nombreux outils de facturation permettent d’envoyer systématiquement la facture au client lors d’une finalisation de commande en ligne.
Prestation de services à des particuliers
Si vous faites de la prestation de service, vous devez obligatoirement établir des factures à partir d’un montant de 25 euros TTC. Pour un montant inférieur, la facture est facultative mais le client est en droit d’en demander une.
Les cas de facturation obligatoire en B2C
Des spécificités propres à certains secteurs d’activité sont à prendre en compte. En effet, selon le métier que vous pratiquez, il est possible que vous soyez dans l’obligation de facturer. Voici les secteurs concernés :
- Les travaux immobiliers
- l’hôtellerie et la restauration
- les auto-écoles
- les garages et réparations automobile
- les entreprises de déménagement.
Chaque prestation doit être facturée dès sa réalisation avec les mentions obligatoires suivantes :
- l’adresse professionnelle et la raison sociale
- la date
- la somme totale à régler par le client
- les prix TTC de chaque prestation
- la mention “service” notamment pour la restauration.
Dans le cas d’une infraction liée à la réglementation de facturation à un particulier, vous vous exposez à une amende administrative d’un montant maximum de 3000 euros pour les personnes physiques et pouvant aller jusqu’à 15 000 euros pour une société.
Votre facture B2C doit être conservée pendant 6 ans de la même façon qu’une facture B2B. Il est même conseillé de la conserver 10 ans. Les factures électroniques peuvent être conservées 3 ans puis archivées.
Quel outil pour créer vos factures B2C ?
Si vous réalisez beaucoup de factures pour vos clients, il est essentiel de trouver un outil pratique et adapté pour optimiser votre temps et votre comptabilité.
Vous n’êtes pas obligé de vous servir d’un logiciel de facturation certifié pour établir vos factures. En revanche, votre client ne doit pas être en capacité de modifier les factures, il est donc nécessaire de les convertir en format PDF pour éviter cela.
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Bien qu’il ne soit pas nécessaire d’utiliser un logiciel de facturation certifié, il existe des obligations concernant les logiciels de caisse.
Si votre société est assujettie à la TVA et réalise des transactions avec des particuliers, vous devez utiliser un logiciel de caisse certifié. Ce logiciel doit remplir les conditions légales d’inaliénabilité et il doit assurer la sécurisation, la conservation et l’archivage des données.
Vous connaissez à présent les règles générales pour créer des factures B2C impeccables. Il est essentiel d’indiquer les mentions obligatoires en fonction de votre secteur d’activité sur les factures destinées à vos clients particuliers.
