Si vous engagez des dépenses pour le compte de vos clients, vous devrez vous faire rembourser ces frais. En effet, dans le cadre de vos prestations de service ou de ventes de biens, il n’est pas rare de devoir avancer les dépenses de fournitures nécessaires pour travailler.
Dans ce cas, les notes de débours et remboursements de frais sont à inclure dans vos factures.
Voici tout ce que vous devez savoir sur le remboursement des frais engagés.
Note de débours
Pour obtenir le remboursement des frais engagés pour votre client, vous devez formaliser la somme dépensée en l’intégrant dans la facture. Il s’agit de la note de débours.
Votre facture se présente donc de cette façon :
- Les frais correspondants à votre prestation de service ou aux produits vendus.
- La note de débours qui doit correspondre à la somme exacte engagée pour le compte du client.
Vous êtes chargé de régler l’achat mais la facture est établie au nom de votre client. C’est lui qui récupère la TVA et profite du service après-vente et des garanties.
Les débours ne sont pas considérés comme des charges, ils ne sont pas pris en compte dans votre chiffre d’affaires. Vous devez seulement déclarer auprès de l’administration fiscale les sommes correspondantes à votre prestation.
Remboursement de frais
Ces dépenses sont directements facturées à votre client contrairement à la note de débours. Il peut s’agir de :
- Frais de déplacement
- Frais de repas
- Frais d’hébergement
Ces notes de frais sont considérées comme des dépenses accessoires, elles apparaissent sur la facture et sont soumises à la TVA.
Les remboursements de frais doivent être intégrés dans le cadre de votre prestation, ils sont directement facturés par votre entreprise à votre client. Par exemple, dans le cas d’une vente à distance, vous devrez intégrer le montant des frais de port de l’expédition à la facture.
Les formalités à respecter
Avant de réaliser une note de débours, pensez à établir un mandat de débours auprès du client pour l’informer qu’un achat va être réalisé à son nom. Ce document doit aussi préciser que le montant engagé pour cet achat devra vous être intégralement remboursé.
Lors des achats, établissez l’ensemble des factures au nom de votre client qui est reconnu comme le mandataire.
Il est essentiel de conserver précieusement les factures, tickets de caisse ou notes pour pouvoir présenter les preuves de vos achats au client et établir le montant total de la note de débours.
Ces preuves seront également à présenter en cas de contrôle de votre comptabilité par l’administration fiscale.
Micro-entreprise et note de débours
Si vous êtes auto-entrepreneur, vous n’aurez pas d’avantages à avancer les frais au nom de vos clients assujettis à la TVA. En effet, puisque vous achetez les biens et services TTC et que la TVA ne vous est pas remboursée, votre client sera contraint de payer plus cher que si il effectue l’achat lui-même.
En tant que micro-entrepreneur, des frais de déplacement ou d’hébergement ne peuvent être reconnus comme débours, vous devrez donc payer les charges sur les sommes remboursées par votre client.
Dans le cadre de la micro-entreprise, il est donc préférable que le client effectue les achats lui-même.
Comptabiliser les débours
Les débours sont en général refacturés à l’euro près, dans ce cas, ils ne sont pas inclus dans votre chiffre d’affaires. Il ne sont pas non plus soumis à la TVA ou à l’impôt sur le bénéfice. Les débours sont comptabilisés dans un compte de tiers de la classe 4 (compte 467).
Les débours peuvent également être refacturés de manière forfaitaire. Dans ce cas, ils contribuent à générer un chiffre d’affaires et sont soumis à la TVA.
Ainsi, les débours et remboursement de frais peuvent suivre un traitement comptable et fiscal différents selon les cas.
Etablir une note de débours
Vous devez prendre en compte certaines formalités pour établir une note de débours en bonne et due forme. Voici les informations obligatoires qui doivent apparaître sur la note de débours :
- Les coordonnées de votre client
- Les coordonnées du fournisseur
- Date, libellé et montant des débours effectués
- Les justificatifs de dépenses (factures, tickets) établis au nom du client
- Le montant total des dépenses (celui-ci devra apparaître sur la facture avec le montant des prestations).
Si vous devez engager des frais pour le compte de vos clients, vous pouvez vous faire rembourser à l’euro près avec les débours ou de manière forfaitaire. En revanche, si vous êtes micro-entrepreneur, évitez d’avancer des dépenses et laissez le client effectuer les achats directement.
